浅谈提高高职院校档案收集的策略

杨玲

【摘 要】高职院校档案收集工作是一切档案工作的基础，作为档案业务工作的首要环节，它直接影响学校档案的质量。档案材料全面、系统的收集，才能真实反映学校各方面的历史面貌；才能更好地为学校及社会服务；才能充分发挥档案的凭证价值和情报价值。文章首先分析高职院校档案收集工作中存在的问题，针对问题提出相应的策略。

【关键词】高职院校；档案管理；档案收集；策略

高校档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。它是衡量一所学校教学水平和管理质量的重要标志。随着高职院校教育事业的快速发展，高职院校的档案工作越来越受重视。档案工作趋于规范化。人们关注高职院校档案的同时也注意到档案的收集工作。它作为档案工作的起点，也是档案管理工作的一个薄弱环节。因此，在档案收集工作中找出存在的问题，针对存在的问题找出相应策略，对搞好档案管理工作具有十分重要的意义和作用。

一、高职院校档案收集工作存在的问题

（一）缺乏档案意识

缺乏档案意识主要指人们缺乏对档案的性质和价值的认识，缺乏对档案工作的性质和作用的认识。在高职院校很多教职工档案意识薄弱，甚至包括部分领导，他们认为学校就是教书育人，对档案工作漠不关心。所以造成档案在收集过程出现许多问题：不能按时移交档案材料、移交的档案材料内容敷衍、移交的材料不符合档案的归档要求、部分部门为自己工作方便将一些重要的该移交的档案资料留下了移交复印件等、部分领导或老师外出学习、培训、参会等重要资料完全没有要移交的意识。总之，由于缺乏档案意识，档案意识薄弱，给高职院校档案管理带来诸多不能忽视的问题。

（二）档案管理制度不完善或有制度不落实

教育部、国家档案局联合出台的《高等学校档案管理办法》明确规定，高校档案管理应建立和完善档案管理制度建设，确保高校档案工作顺利开展。大多数高职院校都制定了档案的收集、整理、保管等制度，有归档范围和保管期限表，指导档案工作者工作，但在实际工作中，由于档案工作不受重视，档案工作虽有制度但并未产生作用，制度未落实，有的档案收集范围但不明确，造成部分档案资料不能收集完整。由于缺乏奖惩措施，档案管理工作人员在工作形成了懒、散、拖等习惯，没有充分调动档案管理人员的工作激情。

（三）注重纸质档案的收集，对电子档案、实物档案等非纸质档案的收集力度有待提高

当今是信息化时代，随着网络技术的广泛运用，档案的收集不能只局限传统的纸质档案的收集。如今的档案来源渠道多、档案内容丰富、形式多样。归档的材料包括纸质、电子、光盘、各种网络数据、录音、录像、视频等多种载体，但部分档案工作人员不能与时俱进，只注重纸质档案，忽略对电子、实物等档案的收集，长此以往会造成大量重要的档案资源丢失。2008年教育部和国家档案局联合出台的《高等学校档案管理办法》明确提出高校应对纸质档案和电子档案进行同步归档，在社会信息化时代，这是档案管理工作的潮流和方向。

（四）档案管理工作人员素质有待提高

一是档案工作专业性强，任务重、工作量大，而绝大多数专兼职档案工作人员是非档案专业毕业，没有接受过系统的档案专业知识教育，没有经过系统的专业训练，大部分高职院校没出经费对兼职档案管理人员进行培训，所以造成专职档案管理员业务指导能力低下，兼职档案管理员不知道该收集什么。二是部分兼职档案管理员将档案工作视为额外工作，将它与自己的本职工作区别对待，大多数兼职档案管理员工作应付了事。

高职院校档案种类繁多、数量大、涉及到高校方方面面的工作。在科学技术飞速发展的今天，高校作为国家科技力量的重要组成部分，高职院校作为人才培养基地，高职院校档案的重要性更加突出，只有充分认识到档案工作的重要性，找出档案管理中出现的问题。针对问题采取相应的措施，才能搞好高职院校的档案管理工作。

二、提高档案收集工作的策略

（一）采取多种形式提高学校师生的档案意识

档案的收集涉及学校的各个部门，为确保工作能够顺利开展，档案部门必须要争取学校各级领导的重视与支持，包括学校的教职员工。档案管理者可以通过以下一些方式来提高全校师生的档案意识：（1）抓住机会利用校报、校园广播、校园网、专题会议、重大节日等宣传档案管理的法律法规，档案基本知识等；（2）及时向学校各级领导汇报档案收集情况、存在的问题；（3）抓住一切机会宣传档案成果，引起全校教职工认识到档案的重要性。以此来提高全校教职工的档案意识，在收集档案时会达到意想不到的效果。

（二）完善学校档案管理制度建设

高职院校在档案管理中应结合本校实际情况建立和健全档案管理制度，让档案工作有章可循。提高档案管理人员工作责任心。高职院校各部门形成了丰富的档案材料，要将这些收集齐全，档案工作人员必须到各部门进行调研，掌握各部门档案材料形成规律，让各部门参与完善档案制度建设，逐步完善各部门文件材料归档范围和保管期限表。确保各类档案材料应收尽收。除了明确档案收集范围，还要充分调动档案管理专兼职人员工作激情。不能让他们觉得干与不干、干多干少一个样，必须要明确的、强有力的奖惩措施进行约束。对于在工作中表现突出的专兼职人员应进行奖励，而对于那些不按时移交材料，应付了事的工作人员进行通报批评。将他们的工作与评职晋优，与绩效工资挂钩。以此来激发他们的工作激情。

（三）提高专兼职档案管理员的素质

档案的收集主要靠专、兼职档案管理员，因此必须加强专兼职档案管理员队伍建设。通过多种方式提高档案工作人员的素质。首先，在组建兼职档案管理员队伍时要挑选思想政治觉悟高、工作责任心强、熟悉本部门工作情况的人员，并保持兼职档案管理员队伍稳定，不随意更换兼职档案管理员。定期与不定期组织专、兼职档案管理员进行档案业务学习、培训，到兄弟院校参观等，不断提升专兼职档案管理员的业务水平和工作能力。努力打造一支素质高、业务能力强、年龄结构合理、工作责任心强的档案工作队伍。

（四）加强档案管理现代化设施建设

在信息化时代，随着网络技术的广泛运用，高职院校档案呈现出数量多、载体形式多样、内容广等特点，档案管理工作量大、任务繁重，这给档案管理工作带来很多影响，俗话说巧妇难为无米之炊，没有现代化的设施设备，档案收集工作无从下手，档案管理员需要转变观念，努力学习，通过现代化的设施设备对档案进行收集。高职院校档案管理部门需主动向学校领导汇报工作，争取资金。购置计算机、扫描仪、摄像机、光盘刻录机等档案工作必需的技术设备。配备合理的档案管理系统，确保档案工作顺利开展。

档案收集工作作为档案工作的源头，档案工作者在收集档案时应提前介入，掌握各部门年度工作计划。在工作发现问题，及时寻找对策，努力创新档案收集方式。确保档案收集齐全、完整。为档案工作打好基礎。让档案更好的为全校教职工服务，为学校发展贡献自己的力量。

参考文献：

[1]国家档案局.2008年8月20日国家档案局令第27号高等学校档案管理办法[s].北京：国家档案局，2008.

[2]倪永宁.孙党铭 从社会档案意识的角度谈档案人社会意识的提高[J]北京档案，2011（12）：25-26.

[3]何丽萍.农艳红.浅谈高校档案收集工作中存在的问题、成因及对策 [J].左江民族学院，2013第2期.

[4]于应华.罗丽萍.信息化背景下高校档案材料的收集[J].城市学刊，2015年9月第5期.