浅析信息化背景下文书档案管理工作

摘 要：随着大量先进信息技术被广泛地采用，不仅可以有效改进我国原有的、相对落后的文书档案管理效率，也有助于改进该领域的整体工作，让科技给社会公众带来更多的便利。理念作为行动的先导，只有在确定努力方向的基础上不断进行探索，才能充分取得更好的工作效果。本文在系统梳理文书档案管理现状的基础上，从信息技术层面提出相关建议。

关键词：信息技术 档案管理 对策

借助于信息技术推动我国的文书档案管理工作，不仅可以有效改善其工作效率，而且有助于改变该领域相对落后的面貌，信息化以及社会效益之间需要做到相辅相成、相得益彰。本文以信息技术为展开探讨的基础，充分分析了相关资料以及发展现状，力图根据我国既有的文书档案管理水平，特别是借助于先进信息技术，加速推动档案领域的发展。

一、文书档案管理信息化的优点

所谓档案信息化，是借助于现代信息技术，对涉及到的档案信息资源妥善处置、管理，更好地向社会公众提供服务，推动档案管理融入科技现代化的进程。

（一）信息易于检索

信息化条件下的档案采取光盘、磁盘作为载体。这样就有助于解决以往人们在手工操作环境下可能出现的问题，降低信息不完整以及漏抄、误抄、字迹不工整等情况的概率，不仅节约了人力，也大大提高了工作效果[1]。

（二）信息易于保管

电子档案一方面可以防蛀、防潮，另一方面易于节能、环保、使用寿命长，充分避免高温、湿度大条件的影响。其他优点包括电子档案占用的空间小、操作简单以及节省资源、稳定性好等。

（三）信息易于传输

文书档案管理以往都是传统的手工操作，一方面相关工作部门难以及时交流、信息共享，另一方面形成档案闲置、资源浪费。借助于先进的信息技术，易于采取网络方式开展信息交流。不仅速度快、效率高，而且充分拓展内容传递范围，信息共享更加便捷。

二、文书档案信息化的欠缺

（一）面临标准化方面的挑战

涉及档案领域，情况相对复杂，尤其我国在档案方面的管理常形成分散管理的情况，这就对于管理标准化构成了挑战。为了处理电子文件，需要根据相关规范性原则，使传统介质类型的档案被充分数字化，特别是在保管、传递以及利用等过程中，做好有序化、标准化以及规范化工作，降低互不兼容、重复建设情况发生的概率[2]。

（二）人员队伍不合理

为了达成文书档案管理信息化，需要大量掌握信息技术、而且熟悉档案管理工作的人才，但从以往的情况来看，大部分管理人员在相关领域知识单一，而且年龄层次偏大，这样就形成了一定的观念老化情况。

（三）技术条件有限

电子档案需要严格的保管条件、保管期限标准，很多部门在档案信息化过程中技术力量欠缺，对于涉及到纸质档案都是采用扫描仪等设备进行处理，特别是大部分使用低端平板扫描仪，这样成本相对较低，但效率不高，保存效果也不够理想。

三、做好文书档案管理信息化的对策

（一）要加强硬件设备的配置

为了改进档案部门信息化管理效果，应该充分认识该项工作的意义，有效争取有关方面和领导支持，不断增强设备条件。诸如在档案信息量不断增大的条件下，应该借助于先进的电脑技术，使档案内容得以全方位、多层次、多功能地展示，特别是借助于多媒体形式充分开发，把一些纸质内容的档案材料大幅度转化，呈现出全文、全图、全声的形式，还可以采取全屏幕自动检索技术，更便于人们阅读。

（二）达到规范化标准

对于档案信息化工作而言，严格的标准化、规范化是非常重要的，其属于该项建设的前提，也是开展的必要条件。以往的档案管理工作基础相对薄弱，在档案的著录细则方面不仅相容性不强，而且缺乏统一标准，难以适应新的标准下档案整理以及分类、著录等要求。

（三）要增强人员队伍素质

文书档案管理的信息化需要借助于现代通信技术达成对档案的缩微化，对其进行光盘化处理。要熟练使用先进的档案管理设备，就必须打造一支科学技术娴熟、业务知识精通的档案人才队伍，不断适应档案管理工作发展的情况，适应社会公众使用文书档案的需要。档案管理信息化建设需要借助于高水平的管理人员来执行，考诸电子文件的内容，可以认为文件在保密性方面是变弱的。这就要求档案管理人员一方面要有一定警惕性，责任心，另一方面要熟悉身份认证、防火墙以及数据备份等档案防护措施，增强信息系统防护[3]。

（四）要加强安全网络化的正常运行

为了形成信息安全利用，应该打造层次分明的信息开发机制，借助于完善权限设置流程，改进涉及档案数据相关保存、迁移、校验等方面的机制，充分确保档案信息的使用安全；对于系统进行安全管理方面，一般是打造防火墙，通过硬件设施处理不安全隐患，促进网络系统充分安全地运行；另外，国际上也普遍重视在工作流程、文件信息等方面的保密工作。

（五）健全管理制度

第一，规章制度一方面需要充分的合理性、科学性，另一方面应该符合单位特点和工作实际；第二，制度应该富于可操作性，做到简明实用，同时发挥制度重要的指导、规范作用，档案部门在行使规章制度方面，应该做到有功必赏、有过必罚；第三，需要突出制度的双向性，在相关部门中，领导的表现影响制度执行效果，而员工属于开展工作的基础，在制度设计方面，需要既约束领导又约束职工，很好地维护相关制度执行过程的严肃性。

四、结语

综上所述，借助于先进信息技术的优势，对于提高文书档案管理水平具有重要意义。但是我国在该领域工作仍然处在关键的起步、摸索阶段，需要切实进行完善。通过改进信息化管理，不仅可以推动文书档案管理工作，尤其可以让科研成果充分贴近社会需要、增进社会效益。

参考文献：

[1] 谢传奇.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].科学技术创新， 2017（10）：266-266.

[2] 李金玲.加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考[J].城建档案， 2017（11）：66-67.

[3] 王伟娜.信息化档案管理的具体做法与安全性研究[J].卷宗， 2016， 6（6）.

作者简介：马才恩（1968-），男，壮族，广西钦州市欽南区黄屋屯镇人，现供职钦州市钦南区黄屋屯镇国土规建环保安监站，职称专业技术十二级，学历大专毕业，研究方向：档案管理。