企业档案数字化所面临的问题及对策思考

李睿璐

摘 要：本文从基层档案数字化建设出发，结合建设初期所遇到的困难与问题，分析原因并寻求解决办法。文章以中铁电子文档管理系统的应用为例，讨论了在转变思想观念、系统平台规划与搭建、应用系统功能模块的开放升级以及经费投入等方面的必要性，并进一步探讨了系统内如何开展数字档案资源建设、数字档案保障体系建设和数字档案利用端建设。

关键词：档案数字化；电子档案；档案利用

我们所从事的档案工作正在成为一个更具专业性、更具科技含量、更加前沿且充满挑战的行业。在国家两办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，就“加快推进传统载体档案数字化”和“加快档案管理信息化进程”方面做出了明确细致的要求，中国中铁集团股份有限公司自2014年起将档案信息化建设在旗下的二、三级企业逐步推广。本文将结合自身企业在档案信息化及数字化建设中遇到的问题及对策做一些力所能及的探讨。

笔者所在的企业是中国中铁的三级单位，档案工作虽然起步较晚，资源有限，但恰好处在档案系统建设迅猛发展的几年，档案事业扎实从零开始。从早期的档案资源建设、组织档案培训及宣传、从事档案编纂及利用效果反馈到后来的电子档案软件的安装和应用，步步紧跟发展步伐，力求在中铁基层档案管理系统中发挥自身特色。现在中铁电子文档管理系统投入使用已经有三年时间，实践已经进入到了实质阶段，与此同时也遇到了一些现实的问题。

1 传统档案向数字档案转型的必然趋势在基层管理中还未引起重视

在科技高速发展的今天，人们越来越多的体会到网络化和数字化的便捷。在日常生活和行政工作中，我们使用的纸张越来越少，然而产生的数字信息资源却在海量增加。

数字化管理其实从很早就走进了我们的视野。四公司在2006年承接的广梧高速公路施工项目，当时业主就使用了Pallas交通工程质量管理信息系统用于工程建设的施工原始记录、试验检测、验收评定、竣工资料等内容，各参建单位人员事先通过授予的电子证书进入软件进行填写、修改和审阅。时至今日，档案管理者更加意识到适应信息化、网络化、集成化的综合服务平台是时代赋予我们的历史使命。

2 电子档案管理系统与前端业务管理系统的平台对接工作还不完善

随着中国中铁各业务信息平台的投入使用，业务信息数据的网络化采集和集中统一管理已经成为一个必然趋势。集团企业通过推行协同办公集中化管理，将所有成员企业的OA办公系统、企业网站群、项目成本管理系统、人力资源管理系统、物资管理信息系统等统一捆绑安装在中心服务器上运行，各成员公司在本地的BS端口登录，这样既降低管理风险，又方便维护升级。然而因为技术和资金原因，三级公司的电子文档管理系统并未实玩远程与OA平台实现对接，档案数据库存储在本地服务器上，每年需要手动挂接来完成电子文件归档，这样既耗费人力又容易产生隐患。

3 有限开放的功能模块使检索利用服务难以达到预期效果

中国中铁电子文档管理系统是由清华紫光软件系统有限公司与中国中铁电子文档管理系统课题开发组共同研发的电子文件生命周期管理软件。

软件安装之初，供应商提供有一个档案管理员角色帐户，但是基层单位在使用过程中发现该帐户作为本单位电子档案管理端（CS）的唯一使用者，在后台管理上使用权限受到制约，实际使用功能只占其设计功能的一小部分。

在网络用户端（BS）使用上，中铁电子档案软件是通过设置“查询角色+数据权限”手段执行权限控制。企业员工对于档案原文的浏览需要进行赋权申请，审批流程通过系统允许进行相关操作。换言之，系统管理员需要根据该单位人员职务变动来频繁更新用户角色，而目前供应商采取的大区维护模式很难满足此项工作的需求。

4 基层档案数字化建设还缺乏人员和资金的投入

为了让企业档案信息化工作能跟上总体信息化建设的步伐，档案数字化转型从设计阶段起就需要持续的经费支持，这涵盖了硬件、软件的采购与维护，纸质档案数字化的费用，安全系统的运维和升级以及建立数字档案资源异地备份中心等。档案管理人员不仅要从事传统载体档案的归档管理工作，还要指导电子文件的前期收集、整理，纸质档案的数字化，数字档案资源备份，数字档案安全管理，数字档案库房项目软、硬件采购和维护等。特别是处在纸质档案和电子档案双轨制管理的今天，档案管理人员工作量更可谓是翻番。

企业档案数字化建设是一项宏大的系统工程，通过近年的摸索和总结，针对问题我认为可以做到以下几点。

5 档案资源数字化重在分步实施

数字档案资源是档案数字化管理的核心内容，数字化建设的基础设施、应用系统和保障体系都是围绕资源建设整体开展，但在实施过程中要尝试分步进行。

第一步，建立本单位档案目录数据库。

第二步，建立并逐渐完善各类全文数据库。数字档案的来源一部分来自全闭合的前端业务系统形成的数字信息记录；一部分来自多媒体器材生成的音频、视频文件；还有一部分来自对纸质档案经过数字化扫描转换形成的静态图像副本。纸质档案的数字化转换工作虽然势在必行，但并不是全盘施行。按照国家档案局第9号令、《电子档案移交与接收办法》等规定，保管期限为永久的机关纸质档案为必选的数字化对象，保管期限为定期的纸质档案可在保管期满后鉴定是否有必要将其列入数字化对象，这意味着数字化进程可以按鉴定结果逐年推进。

6 建立数字档案资源保障体系

基层档案管理想要与时代发展同步，就要从“管文件”向“管数据”转变，打造与企业发展相适应、相匹配的数字档案资源保障体系，这个体系的实质就是来自经费、制度和人才三方面的保障。

在实体配置方面，数字档案是一个从启动之始就需要整体构建，后期根据增量来扩容，是一个长期、持续的投入过程。

在人才保障方面，2014年国家档案局发布的《数字档案室建设指南》中要求，“数字档案室应配备满足工作需要的专职管理人员，条件成熟的，应配备2名以上专职管理人员”。人员的培养既要夯实档案专业知识，又要强化计算机软硬件操作技能，同时建立统一的人才评价系统，给档案人员在职业发展上提供指引。

为了实现明确责任、细化标准，企業还需建立完备的制度体系：各门类电子文件归档与电子档案管理制度，数字档案工作职责分工及奖惩制度，人才配备与经费保障制度，数字档案资源备份管理制度，应用系统运维和管理制度，安全管理制度等。

7 深化落实档案管理信息化平台的服务功能

虽然经过多年积累，我们的档案信息利用能力普遍仍落后于档案管理的其他环节，日常工作中还存在重实体、轻信息，重保管、轻利用的现象，我们的室藏资源犹如信息“孤岛”一样常年闲置。为了盘活档案信息资源，一方面要开放网络利用端口，允许企业用户远程调用档案资源；另一方面，要加强企业自身档案信息平台的技术支持，优化升级服务水平。

除此以外，笔者认为基层档案管理信息化工作还可以在宣传推广、外部借鉴、数据资源的二次开发等方面做出更多尝试。

诚然，档案数字化建设确能有效推动计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等在档案领域中的应用，其产生的新理论、新技术、新方法将引领一系列变革。然而这条道路漫长而艰辛，需要我们始于规划、勤于思考、善于总结，最终必将档案事业推向历史的新起点。

参考文献

[1]李明华.主编.数字档案室建设理论.第1版.北京.中国文史出版社.143-146

[2]中国中铁电子文档管理系统课题开发组.主编.中国中铁电子文档案管理系统用户使用手册.36