知识管理应用于企业档案管理信息化建设的必要性研究

李博

摘 要：目前，我们正处于一个知识经济的时代。要面对变化莫测的市场环境，企业就必须利用知识来为自己创造优势。因此，知识管理变得越来越重要。本文研究了知识管理在企业的档案管理信息化建设中应用的必要性。

关键词：知识管理；企业档案管理；信息化建设；知识经济

1 背景介绍

1.1知识管理简介

企业中的知识管理，简单来说，就是这个企业整体关于知识方面的一个管理过程。这主要包括企業中的员工对知识的获取、吸收、化为己用以及共享的过程，将知识真正落实到具体工作中。采用知识管理，可以帮助企业中的员工提高自身的工作效率、培养突破传统自主创新的能力从而为企业带来更大的效益。

1.2企业的档案管理信息化

先了解一下传统的企业档案的管理：传统模式下，企业的档案对于企业来说并不是很重要，只是作为企业历史的一种记录，可能档案从建立开始，就不会去动用，档案的内容对于企业的发展也没有起到很大的作用。并且，档案的保存也有很多弊端，从前以文字形式保存的档案很容易受到外部环境因素的影响而损坏，如潮湿、火种等，而这种纸质档案又很难进行复原，因此对企业来说，也是一种损失。随着全球经济以及信息化时代的发展，企业的档案管理模式也发生了改变。企业档案的管理渐渐趋于信息化管理。企业档案管理的信息化，其实就是在传统管理模式的基础上，保留原有的档案，但是转换了另一种存在形式，更好的实现资源共享。现在企业的档案包含着大量企业的机密文件以及重要数据，且档案的数量比以前大很多，用文字形式保存不便于文件的查看以及管理。因此，不同于传统模式下的企业档案管理，现在的大部分企业为了方便管理企业的档案并且提升档案的价值，都选择采用了电子企业档案，并利用现代化信息设备来管理企业的档案，管理人员也要求具备熟练掌握信息设备知识的基本素质。但是，在企业档案管理的信息化建设中，在存储方面实现信息化知识一部分，更重要的还是实现档案内容的信息化。也就是说，将档案中的内容重新进行整合，并深入挖掘、分析、总结，将旧的知识转化为新的东西，并且是有效用的东西。由此可见，企业档案管理的信息化是对企业的工作人员也是有很大的要求的，他们除了要具备计算机等方面的操作技术外，还要具有敏锐的文字捕捉能力，能抓住档案信息中的重点。

2 目前企业档案信息化管理存在的问题

要明确知识管理在企业档案管理信息化建设中应用的必要性，首先我们要知道当下建设企业档案管理信息化存在的一些问题。主要有以下几点：

2.1技术水平落后

实现档案管理的信息化，当然是需要一定的技术支持的，技术方面主要是在网络技术方面。用网络技术来管理档案固然方便，可是目前网络环境日益复杂，各种病毒、网络黑客等的存在很难完全保证档案存储的安全性，这将对企业的发展造成很大的威胁。因此，需要更先进的网络技术来支持档案信息化管理的建设。

2.2知识管理意识的薄弱

知识管理虽然对企业的档案管理很有帮助，但是，事实上，企业对于知识管理的意识还是相对薄弱的。因此，他们还是停留在改变形式，而没有从根本下手的层面。也就是说，企业对于档案的管理，还只是停留在管理的层面，并没有达到应用的高度。企业需要加强对这一方面的学习，普及知识管理的方法。由此可见，知识管理意识的薄弱，阻碍了企业档案管理信息化的发展。

2.3缺乏有效的信息库

这一点是从档案的内容来讲的。企业存入的档案的内容，并没有进行硬性规定。但是，我们可以想象如果档案中的内容是已经经过严格筛选，都是很有用的信息，那么当企业需要档案中的信息的时候，便可以直接拿过来使用，这就减少了很多时间，能帮助企业更快的完成项目，尽快收回成本以及收益，保证企业的资金运转正常。因此，档案的管理者在整合档案的时候，应该把重点放在对企业的发展有益的资料上，并进行重点总结与分析，这样便可以得到一份相对来说更加有效用的档案。可目前，很多企业仍然缺乏这种思想。

3 知识管理应用于企业档案管理信息化建设的必要性

从上述内容我们可以得知目前的企业档案管理信息化的发展存在很多问题，总结起来，其实和知识管理意识的缺乏有很大的关系。因此，在企业档案管理信息化的建设过程中，知识管理是很有必要的。它的必要性主要体现在以下几个方面。

3.1企业档案管理信息化就是知识管理

在信息时代，最重要的东西其实就是知识。企业要想在众多企业中脱颖而出，就必须掌握重要的、具有创新性的知识讯息，而这些都需要从企业的档案中提炼出来。因此，对档案进行管理已经不再是简单的存储，更重要的就是对其中的内容进行管理。同样的建设企业管理的信息化，也不是停留在形式上的信息化，而是对内容进行管理。而这不正是知识管理的思想吗？其实，企业的档案管理信息化就是知识管理。

3.2企业档案管理信息化的建设需要知识管理的指导性

首先，我们了解到企业档案管理的信息化的建设并不仅仅是字面意思地把企业的档案信息存储到信息化设备中就可以了，这里面涉及到企业档案的整理、分析以及应用等问题，这是涉及到一整个流程的问题。因此，其他野档案的管理信息化的建设需要知识管理的指导。前面提到，知识管理最主要的思想就是将知识吸收消化，化为己用，并且在此基础上创新、升华，将知识转化为企业有用的资本。如果少了知识管理的指导，企业档案管理的信息化建设应该是进行不下去的，简单的借助信息化设备，将档案存入电脑中，最终还是和传统的管理方式一样，只不过是换了一种存储方式，并没有在实质上改变什么。

3.3知识管理能更好的实现资源共享

企业是一个整体，无论是制定企业的制度还是企业未来的规划等重大决策时，都需要将各个部门的档案、文件结合起来考虑，各个部门也需要互相帮助，这就是所谓的资源共享。企业的档案对于企业来说是一笔巨大的知识资产，是很好的资源。通过知识管理对企业档案进行管理，对企业的信息进行系统的分析、整合，使原本的档案内容变得更加的有价值，这就在很大程度上缩短了资源共享的时间，加快了各个部门的工作进度，从而提高企业整体的工作效率，为企业节省了很多成本，并且在最短的时间内得到收益。

3.4知识管理帮助企业实现自主创新

知识管理很大的一个特点就是解放思想，强调自主创新，将知识不断的提炼，不断转化，最终变成具有企业本身特质的知识财产。事实上，每个企业的档案管理大同小异，最重要的就是怎么去使用它，提升档案本身的价值。档案中可能隐藏着很多对企业很有帮助的信息，这同样也是在考验档案管理者的能力，如何在这些档案中深入挖掘出有用的信息，不放过细节部分。如果能把一些有效的隐形的信息挖掘出来，那企业就实现了自主创新，这就是和其他企业不一样的地方，和其他的企业拉开距离。知识管理同时也提高了档案信息的利用率。

4 总结

自古以来，社会经济就是优胜劣汰的，不好的总是要被淘汰的。在日益复杂的经济环境以及激烈的企业竞争的背景下，企业要想取得优势，就必须要有自己独特的以免。在企业档案管理的信息化建设过程中，知识管理的应用可以在很大程度上帮助企业提高工作效率、节省项目成本、并提高自主创新的能力，将企业档案的价值充分发挥出来，保证企业的长远发展。

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