机关事业单位档案管理中的电子档案管理策略分析

白燕

摘 要：档案是记录单位人员及工作、活动内容的重要资料，是一家单位历史沿革的写证。做好档案管理中的电子档案管理工作是机关事业单位的重要任务，尤其是在大数据和云会计存储信息时代下，电子档案管理的价值与意义尤为突出。但在分析中发现，目前我国机关事业单位的电子档案管理表现出电子档案存在安全风险、电子档案管理评估不够、电子档案管理人员素质不高等问题，只有提高电子档案管理安全指数、健全电子档案管理评估体系、提高电子档案管理人员素质，才能应对大数据信息时代下的机关事业单位档案管理需求。

关键词：档案管理；电子档案；管理策略；评估体系；人员素质

1 机关事业单位档案管理中的电子档案管理问题解析

1.1 电子档案存在安全风险

电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件和实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录[1]。电子档案特点表现为：非直读性；对系统、设备、标准的依赖性；易更改性；信息存储的高密度性；信息的共享性；信息和载体的可分离性；多媒体的集成性；对元数据（描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据）的依赖性。电子档案的这些特点既是优点，又是缺点。这些特点之所以为优点，一是因为其为电子档案管理工作人员的工作提供了便利性，方便档案管理人员对档案资料、数据进行修改，而不用再重新起草一份档案，只需要在其存储的U盘、云存储等软件或平台中借助计算机和网络即可实现更改，且也方便档案管理人员录入新的数据和实现对历史数据的存档、归档管理等；二是实现了各机关事业单位的信息共享（包括同级部门、上下级部门的信息共享）；三是传播速度快、查阅更快捷。而这些特点也可转变为缺点，电子档案在借助计算机和网络实现共享和传播、接收、查阅、保管及归档中，将可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改、伪造等安全问题，导致各种信息的泄露，从而增加机关事业单位电子档案管理的安全风险指数[2]。比如不少高校就是因电子档案遭受网络不法分子窃取，致使学生信息泄露，给学生安全隐私带来困扰，甚至导致学生受骗。

1.2 电子档案管理评估不够

随着信息技术的发展，我国各机关事业的档案管理已逐步跨入电子化时代，各机关事业单位已初步实现了电子档案管理。电子档案管理工作开展如何，需要通过国家或各省重要部门组织评估工作，以对各机关事业档案的电子档案管理程度进行鉴定，这有利于各机关事业单位更好做好电子档案管理工作。然而，当前各省对机关事业单位电子档案的评估工作显然不够，缺乏鉴定导致机关事业单位的电子档案管理工作并不完善，使得机关事业单位的电子档案管理风险在“偷懒”之下加大。如一些机关事业单位未能充分认识到如何保存电子档案的U盘、光盘、移动硬盘等物质载体，这些存储工具未能像纸质档案一般列入备份数据档案登记簿，而是被随意放置，这将缩短这些物质载体的使用年限，导致里面的部分资料无法读取。

1.3 电子档案管理人员素质不高

在机关事业单位实现电子档案管理之下，对从事档案管理工作人员素质的要求随之提高。档案管理人员除了要具备较强的业务知识、政治思想水平和自我约束力之外，还需要具备较高的计算机理论知识和实际操作技能，尤其在黑客入侵率和档案秘密泄漏率提高之下，档案管理人员的计算机操作技能是需要不断培训而提高的。但是纵观我国机关事业单位档案管理工作人员显然还没达到计算机技术发展的需求，多数档案管理人员因工作量大很少参与计算机操作技能培训，导致档案管理人员的实际操作技能并不高。

2 机关事业单位档案管理中的电子档案管理优化策略

2.1 提高电子档案管理安全指数

2.1.1档案数据的录入与制度管理

第一，将纸质档案转换成电子文档中，按照“缺什么补什么”的要求及时补足，确保档案齐全、完整；在完成档案数据录入中，按照设立登记、变更登记、注销登记等事项分类排列，对单位紙质档案进行扫描仪扫描、光盘刻录机刻录备份，建立电子档案信息库，在录入中创建数字化目录索引，并及时动态更新调整，保障档案数据的准确、方便快捷查询。

第二，在做好档案数据录入工作后，为确保电子档案数据的安全性，需建立健全电子档案归档、查阅、保管制度及数字档案安全保管和备份制度，并落实工作责任，实行专人负责制，即哪类资料由哪个档案管理人员管理，该档案人员需对其所管理的电子档案资料负起，保障其所管理的电子档案资料的安全。一旦发现某些电子数据资料泄露，则应对号检查负责的管理人员，并对其给予一定的惩罚。同时，机关事业单位还应建立档案查阅手册，明确档案查看、借阅、复印等权限和程序，在加强保密的前提下，充分发挥机关事业单位登记管理档案的作用，避免档案资料被单位内的人员或其他权限人员泄露出去。比如，芝罘区机关事业单位社会保险处早在2012年就健全了电子档案保管、统计、查阅、安全、保密等制度措施，实行电子档案集中统一管理，并安排专门人员负责管理电子档案，确保电子档案资料收集齐全完整、档案保管安全保密。同时，该社保处还启动了离退休人员和遗属指纹信息采集系统，规范了档案电子信息管理，并借助OA办公系统，将各种文书的收发、登记、承办和文件的收集、整理、立卷和归档扥工作，与档案管理相衔接，做到了电子档案信息资源共享的同时，有效提高了电子档案信息管理的安全指数[3]。

2.1.2电子文件的保管

要求各机关事业单位要有具备相应技术保护条件的库房和装具；对归档载体要做好防改写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；环境温度选定范围为17-20℃，相对湿度选定范围为35-45℃；物质载体的存放地需远离强磁场，并与有害气体隔离；对磁性载体每满2年、光盘每满4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

2.2 健全电子档案管理评估体系

第一，评估等级划分及认证。可将机关事业单位对电子档案管理的评估等级划分为“特级”、“一级”、“二级”、“三级”四等级。等级认证依照各机关事业单位所在省所发表的《机关事业单位档案工作规范化管理认证标准》计分，满分为100分。特级：95-100分；一级：90-94分；二级：80-89分；三级：70-79分。

第二，评估指标内容及得分。评估指标内容应包括管理体制、电子档案干部队伍建设、制度建设、档案库房、设施设备、电子文件归档、档案保管、档案管理现代化、提供利用、档案信息开发，相应的分值为10分、10分、8分、8分、8分、12分、12分、12分、10分、10分。

2.3 提高电子档案管理人员素质

要提高电子档案管理人员的素质，最重要的就是定期或不定期组织对档案管理人员的信息技术培训，以提高档案管理人员的计算机理论知识和实践操作技能，从而提高电子档案管理的安全性。各机关事业单位应每年为档案管理人员举办不少于2次的专业技能培训，培训内容包括文书档案管理、会计档案管理、电子档案管理等档案业务知识和计算机理论知识、计算机操作技能，以全面提高档案管理人员的综合素质，尤其应注重对档案管理人员的计算机理论知识和操作技能培训，以应对信息技术发展下的信息技术人才需求，让档案管理人员也成为计算机人才，为加强单位电子档案安全管理提供人才保障。

参考文献

[1]李冬梅.机关事业单位档案管理中的电子档案管理研究[J].现代经济信息，2017（24）：96-97.

[2]刘茂品.试论事业单位档案管理中的电子档案管理策略[J].农家参谋，2018（1）：103-105.

[3]云全，爱英，王凯.机关事业单位社保处规范档案管理[N].烟台日报，2013-7-24（C02）