浅析如何有效开展高校口述档案工作

李启坤

【摘要】高校口述档案是高校档案资源建设的有效补充部分，能够使常规档案记载更立体、更生动，甚至填补校史空白。高校口述档案无疑为高校编史修志工作提供了更鲜活的历史素材来源，也是对全校师生进行爱国荣校教育的有效途径和生动方式。基于口述档案的特殊性，为做好口述档案的工作，必须建立规范采集整理流程：前期准备、中期采集、后期整理校核归档等，以保证口述档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。并针对口述档案开展中出现的问题提出解决对策。

【关键词】口述档案;高校档案;开展方式

一、高校口述档案的实施

高校口述档案收集工作是一项学术性、专业性很强的工作，实施过程可以分为前期准备阶段、实施访谈阶段、后期整理归档、成果利用等几个阶段。

（一）前期准备工作要做足“功课”。档案的前期准备阶段是指在进行高校口述档案采访前期，档案工作人员需要以访谈主题、受访对象及访谈的进度安排，以史料留存的紧迫性为前提，制定科学、合理的工作计划。首先要确定口述档案主题。如沈阳农业大学的口述档案主题主要包括学校早期建校历史、重要的科研教学活动、重大历史事件等。确定主题后，应充分“备课”，对学校乃至省市档案馆所存相关档案史料进行充分调研梳理，了解和掌握历史背景，把看似孤立的档案信息进行提炼与比对，找出内在的因果关联，围绕主题再进行深入挖掘，捕捉新的线索，发现并记录“问题”，根据线索对此历史阶段（事件）当事人或者可能知情人进行初步范围和人选划定，列出需要调查、核实的史实部分工作大纲。在整个过程中要以人为主要对象，以整个事件作为主题内容。在前期准备工作中，寻找具有代表性的人物是重要工作，高校的发展史则是口述事件的研究对象。其次，对于口述访谈对象需要事先进行调查和了解，因为访谈对象（受访者）多是早期历史事件的亲历者，很多年事已高，为达到更好的“互动”，要了解访谈对象包括事业背景、家庭情况、婚姻状况、身体状况等，还可以侧面了解一些访谈对象的生活习惯和兴趣爱好等。为达到更好的访谈效果，要多做沟通铺垫，最好登门拜访，即这个沟通过程会持续几次：一是与受访者从情感上建立互信基础，使之能够欣然接受访谈。二是根据受访者的信息反馈，结合我们对事件、线索的了解和掌握、对选题的解决需求，定制科學合理的访谈提纲，针对不同人的不同视角要有所侧重。在此过程中可以将采访提纲告知受访者使之熟悉，并做到心中有数，预先回忆，也可以根据受访者的反馈和建议，修改、补充问题，以便提供更多有用的信息。另外，前期准备工作还包括准备一些与访谈主题相关的校史图片、资料作为“触媒”，对于口述档案的准确性有很大的辅助作用。

（二）访谈实施过程中要细致耐心。确定访谈时间，现场采访要选择受访者身体、精神状态俱佳的时段，避开休息时间叨扰。访谈中的关键环节是讲述和提问，访谈过程中一定尽量不要打断受访者的讲述，等他完成讲述后再提问。采访过程中要认真聆听，并就讲述过程中的重要信息作以记录，包括受访者的语气语调变化，访谈者要与受访者在“一个频道上”，真正达成心灵共鸣，访谈者也要时时观察访谈过程中受访者的情绪变化，并适时引导，注意不要偏离访谈专题。提问要精准，对讲述中涉及的事件背景、关键人物、时间节点等重要信息要与受访者一一核对，对模糊不清的地方要予以明确。如若受访者出于种种考虑，出现正式访谈与预采访交流中不一样的说辞的要再与受访者确认，如受访者心存芥蒂一定努力说服放下包袱讲述，如坚持新说法，也要同时做好记录标注。对于不便于登门的外地受访者，有条件的也可以采取远程视频连线的方法，访谈者也需要以始终如一的饱满专注的态度认真倾听，使受访者在放松、自由的状态下讲述，并与受访者形成良好的互动交流，抓住亮点、精准提问、徐徐道来，完成高质量的视频采集。硬件准备充分，采集现场对于录音、录像器材的要求较高，因此要为采集人员配备专业摄影或录音人才，要加强对大学生志愿者的培训;做好风险控制，综合所有因素，才能取得比较满意的采集效果。

（三）访谈资料的后期整理要规范。后期整理包括录音、录像拷贝、存储，访谈抄本制作、勘误等后续工作。录音、录像的存储和管理参照《DA/T 15-1995磁性载体档案管理与保护规范》进行，光盘备份两份以上，硬盘、移动硬盘也要同时备份。抄本制作是关键一环，为避免时间过长，采访情境信息等丢失，整理要及时。整理需要极具耐心，要反复回放录像或录音，要充分尊重受访者，力求“原汁原味”，不可以随个人喜好断章取义删减受访者原话，或者因为没有听清楚就放过，对于没有听清或者不明白的地方要做好标识，以便回放备查，实在无法听清要回访受访者再进行确认。对于受访者谈话中涉及的时间、地点、事件背景、发展、结果等关键细节要进行核实勘误，可以在档案中寻求证明，也可以寻求其他知情人旁证。对于与历史有出入的地方要以括号加注的形式在抄本上加以标注，但是不能破坏原文。为保证口述历史电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性，高校档案馆要严格依照国家档案局出台的《口述历史电子档案元数据方案》（DA/T-2015）建立口述档案数据库，除了要对受访者的个人背景等数据信息进行著录外，抄本整理经受访者确认后，以电子文件的形式归档，列捐赠档案—口述档案类目下。

（四）成果利用等后续工作要有序开展。对于形成的口述档案史料，一定要充分尊重受访者的权益，保护其著作权和知识产权，视同成果创作，要支付一定的稿酬。同时按照捐赠档案管理办法，明确所有权和使用权，签订知情授权书。在获得授权的前提下，可应用于编史修志、学校微信、微博公众号平台专题宣传，扩大影响，形成气氛。

二、高校口述档案工作开展中的问题与对策

随着现代社会经济的发展，科学技术也在不断发展，但是高校口述档案采集整理工作却相对滞后，虽然有很多高校在实际工作中不同程度地涉猎口述档案，但没有形成一定的规模，缺乏成熟经验，存在一定的被动性。档案工作人员中仍有一部分人对口述档案的概念并不是很了解，实际操作中也存在不够规范等问题，这些也严重地影响了高校口述档案工作的准确性和时效性。在高校口述档案采集工作中，档案工作人员是主要参与者，熟悉档案是专业优势，但知识结构相对比较单一，而采访过程中需要新闻学、心理学等多学科复合性知识的掌握，这对档案工作人员的素质提出了更高的挑战。因此，要加大对高校档案工作人员的培训力度，学习国家口述档案采集管理的行业标准和规范，学习口述档案采集整理流程，学习交流提问的切入技巧，总结经验和教训，锻炼和打造一专多能的复合型档案专业人才队伍。

高校对口述档案重视程度有待加强。部分高校的口述档案采集是出于校庆宣传考虑，编写校史、院史、做校史展览等刚性需要而临时采取的技术手段，并非常设项目。后续的工作在机构设置、资金投入、人员投入、软硬件改善上都严重不足，而口述档案的收集和整理耗时耗力，并非一蹴而就的易事，需要加大宣传和投入，形成全员做口述档案提高全员的文化自觉，加大抢救发掘力度，以使其做到可持续发展。

三、结论

高校口述档案采集整理工作是一项与时间赛跑的记忆重建工程，通过规范采集和整理口述档案流程，利用现代化技术对口述档案管理进行完善，可以有效地提高档案管理工作效率，要提高对口述档案的管理水平，使之更能出色发挥对建构高校记忆的特殊作用。

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