教材采购及发放管理办法

苏明

【摘 要】教材的质量直接体现着高等教育和科学研究的发展水平，教材是教师组织实施教学和学生学习的主要依据，是教师传授知识、学生学习知识和技能的重要载体，是开展教学的必备工具。搞好教材建设与教材管理，是深化教学改革，提高教学质量，稳定教学秩序，实现高等学校人才培养目标的重要保证。选择使用高质量教材是提高教学质量和知名度的保证和前提。因此，有必要就教材的采购、管理及发放制定出一些规定，以保证教学研究的健康发展。以下是小型教材室的采购、管理及发放浅谈一下自己的想法。

【关键词】教材；采购；管理

一.在教材室建设方面

首先在教材室管理方面，我将其分四个区域存放。一是过期及旧版本书籍存放区：是将学生退书、留用资料的旧版书籍及各班级辅导员退回的旧教材存放于此；二是自编教材及讲义存放区：是将教师根据教学需要，自编的辅助教材、讲义及函授班等自印教材的存放区；三是中外合作办学教材存放区：中外合作办学的教材多为时代经济出版社出版，这些多余教材书商不接受退书，因此设区存放。四是资料区：此区域是专门为教师查询资料、出试卷，教师用书之区域。

二.教材征订、验收

教材征订的三原则：

1.适用原则：选用的教材应符合课程教学大纲要求。

2.选优原则：优先选用面向21世纪课程教材及适合我院自学考试的优秀教材。

3.更新原则：要结合学科、各专业的调整，加强教材的更新换代，优先选用近年出版的教材。

教材采购采用公开招标的办法。坚持以“公开、公平、公正”的原则，严格按照有关规定和程序进行招标，每年一次，从中选定2-3家有资质、有良好信誉、能提供优质服务的供应单位，以确保教材采购工作的质量。

教材征订，就是将各系部教学秘书的请购报单逐一进行审定、汇总、筛选，查找出不合适的教材，及时和教学秘书或教师本人沟通，提议更换。将核实汇总后的教材订单报给供应商，并不断地和供应商联系，确定到货时间，并及时解决其中出现的问题。教材采购工作应遵循“透明公开，廉洁高效；计划准确、规范管理；确保质量，方便师生”的原则。教材采购人员应严守国家法律法规和廉洁自律各项规定，按照有关采购程序进行，主动接受监审部门的检查监督。教材采购人员应具备高度的工作责任心，力求节约，反对浪费，廉洁高效地履行职责。教师选用教辅教材实行报批负责制。先由任课教师提出申请，系主任签字，报学院主管教学院长审批签字后，方由教材室订购。在校学生使用的各类教材，均由教材室统一订购，其他部门或教师不得自行批量订购教材。

每学年分春季和秋季，每年4月15日至5月15日为预订本年度秋季学期教材的时间。10月15日至11月15日为预订次年度春季学期的教材时间。各教学秘书必须在规定时间内向教材室提供教材请购表（教材预定表），并注明：教材名称、编著人、出版社、书号、课程代码、使用班级、学生人数等信息，同电子文档一并报教材室，逾期不报造成不良后果的，责任自负。

对各教学秘书报送的教材预订计划，及时做好教材订购的复核工作，核查教材名称、订购数量、课程代号等各项信息，避免重订、漏订造成资金的浪费，确认准确无误后，编制教材采购计划，发至中标供应商。教材报订后，如果有版本变更、修订、停印等方面的问题，应及时向教学秘书反馈信息，并且重新落实教材的订购。

因招生计划、课程、专业变动造成教材漏订的要及时采取措施，辦理追订手续，以保证教学需要。人为原因或工作失职造成的教材漏订、错订的，要追究有关人员的责任。

教材的验收：教材应由供货商送货到校并负责卸货，并将教材整齐地堆码到指定位置。接收时验收人当面清点教材的品种、数量和质量，清点无误后在供货清单上签字验收。清单应一式三份，双方各持一份，另一份为报销明细。

教材入库后应再次核对，对照教材订购清单，仔细核对教材名称、数量及教材质量等信息，若出现问题应及时与供应商联系。

实行教材“零库存”管理。教材的库存仅保持每学期学生和教师所需用书，所进教材均在本学期投入使用。对缺页、倒装、残损教材进行调换，多余教材无条件退给供货商，以减少库存教材的占有量，有效地利用资金和减少浪费。

三、学生领取教材

教材发放：教材发放是整个教材管理工作的中心环节，也是最容易出现差错的环节，要将教材准确无误地发放到学生手中，必须特别重视这一环节：

（一）是分清一书多名和课程名称与标准教材名称之分；如礼仪方面的教材就包括服务礼仪、商务礼仪、国际礼仪概论、社交礼仪、礼仪常规等。市场营销课程就包括国际市场营销学、市场营销概论、市场营销基础、市场营销案例等标准教材名称，或教材名称相同而编写人不同等。以上情况是造成教材发放出现差错的主要原因，在工作中应加以高度重视，避免出现此类差错。

（二）是制作好教材出库清单。教材出库清单既是教材发放时避免错误的有力保证，也是最后结算教材费用的重要依据，并注明班级、教材名称、数量、单价、金额等。将计划发放书籍的时间做好记录，由各班主任带领学生当场清点签收。教材要做到三清点：教材到货入库时要清点，按班级人数发放时要清点（学生领取时要当场清点）。

（三）是安排好领用顺序，以免各班蜂拥而至，争先恐后，甚至为争先后顺序而发生摩擦事件的发生，也会增加差错的发生率。领取教材时要当场检查，点清种类和册数，发现不符，当场解决；发现有缺页、漏印等印刷错误，可在一周内调换。因此，要做到在开课前留出二至三天时间发放教材。

（四）是及时补退教材，教材发放以后，各班因为学生数量的调整而需要增补或退还部分教材的应及时处理。

（五）是学生因丢失教材，需另购时，要想方设法为学生调剂用书，并根据学院规定，教材室不对外售书、不收现金的规定，为其做好记录，在期末结算教材费时扣除费用。

（六）是将剩余教材暂时存放一段时间，以便学生发现书籍有残页、缺页、漏印等问题及时更换。一个月后将剩余教材整理、清点，退还给书商，以免不必要的积压，努力做到零库存。

（七）是任课教师的教学用书，原则上应由各专业的教学秘书领取后，发给有关教师，并在教师用书的领用本上做好记录。同版本教材一般只领取一次，如有破损可以重新领取。非任课教师，如非工作需要不能以任何理由领用教材；如需领用，应提请分管院长批准方可。

四、教材费管理

教材费实行按学年预收的办法。由校财务处统一收取和管理，并在校财务处单独设帐，专款专用。教材费主要用于教材采购、搬运、劳务和学生退费等。教材费结算一律采用明折明扣，让利学生，并且明确列入购销合同和协议中。每学年按学生实际领用的教材，以班级为单位结算一次，除实际教材费用外，扣除损耗、搬运费等必要的支出，根据每个学生的教材实际领用情况，核算好每个人的书籍费，从预收的教材费中扣除其书籍费和必要的支出（如：损耗、搬运费及另购等），并制作出表格，再交由班主任及个人核对，准确无误后，上报校财务处，将余款和教材订购中的折扣全部退还到学生银行卡内。多退少补。

五、教材库管理

教材库必须保持整洁、干净、卫生，闲杂人员一般不得在教材库逗留，教材应按专业上架，排放整齐，领用教材人员应自觉遵守教材库管理制度，不得在教材库随便翻阅书架上的教材，过时积压教材，由教材管理人员提出报废理由和积压原因，报财务处审批，并提請分管院长签字同意后可作报废处理。

结束语

综上所诉：教材管理是一项长期而又细致的工作，教材室的管理工作还应包括防火、防盗及安全用电等安全防护措施，灭火器材应定位摆放。还要做好温度和湿度的控制：高温高湿会使一些纸张中耐热性较差的字迹产生油渗现象，导致字迹模糊不清，加速纸张纤维的潮湿、水解，导致纸张的强度下降。过于干燥或长期在低温环境中存放，会使纸张中的水分过度蒸发，纸张变硬变脆，也会导致纸张的强度下降。室内的温湿度不能频繁的、大范围的波动，这将会使纸张的纤维结构遭到破坏，使纸张变形、不平整、胶质部分遭到破坏，同样会使纸张的强度下降。温湿度过大还有利于有害物的生长繁殖：昆虫生长发育最适宜的温度为22-32℃，相对湿度大多为70-90%，在适宜的温湿度下这些有害昆虫会大量繁殖，它们会以纸张及纸张中的胶质物为食，造成书籍损坏，无法使用。

基于以上几点，并参考《档案馆温湿度管理暂行规定》，温度在14-24℃，相对湿度在45-60%有利于教材资料的存放。高温高湿、低温低湿环境对教材的保管都是不利的，因此，教材室除安全防护外，还要对温湿度进行控制和调节，使之处于适宜状态，有利于教材、资料的长期存放。

参考文献：

[1]国档发.《档案馆温湿度管理暂行规定》（OL）1985（42）

[2]财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）[A/OL].财政部官网，2012-11-29

[3]财政部会计司：行政事业单位内部控制规范讲座[M].经济出版社，2013

[4]鲁红艳.对学分制条件下高校教材管理的思考[J].江汉大学学报（人文科学版），2003（05）.

[5]徐玉宝.浅析学分制下的教材管理工作[J].高等理科教育，2003（S2）.

[6]李闪瑜.浅谈学分制下的教材建设与教材管理[J].广东工业大学学报（社会科学版），2003（03

（作者单位：南京航空航天大学继续教育学院）