新时代做好档案工作应把握的重点

李彦萍

摘 要：在新形势下，企业的档案管理工作获得了一定的发展机遇，同时受到诸多因素的影响，也存在极大的挑战。传统的档案管理模式，已经不能适应信息化和现代化管理的要求，要求档案管理工作更加规范化。这就要档案单位充分地意识到档案管理工作的作用，结合企业的实情，构建完善的档案管理体系，通过先进的管理方法和技术，提升档案管理的信息化水平，并且做好人才培养工作，从而推动档案管理工作的规范化。

关键词：企业；档案管理；重点

1 档案管理对于企业的重要意义

1.1 档案管理是企业管理的基础性工作

档案是企业经营管理过程中形成的，记录企业各类经营信息的载体。档案工作是集服务性、科学性、管理性为一体的一项基础性工作，它贯穿于企业各部门、各个层次。加强档案管理工作是夯实企业基础管理，规范管理行为，提升企业管理水平的重要手段。

1.2 档案是企业的无形资产和宝贵财富

档案作为一种信息资源，是企业历史的承载，也是企业管理经验、科研成果的重要体现，是企业重要的无形资产。档案管理信息，可以为管理者及时了解企业整体经营状况，为经营决策提供支持性证据；档案信息也是企业诚信经营成果的体现，为企业对外合作提供支持依据。

1.3 加强档案管理是企业风险管理的重要内容

档案对我们的经营管理责任起着重要的证明作用。科学规范的档案管理，不仅对于规范企业管理，传承历史文明具有重要作用，而且对防范经营风险、避免经济纠纷、证明管理责任具有重要意义。

2 企业档案管理现状

纵观我国当前各行业企业档案管理现状不难看出，工作人员技术水平普遍不高。由于深受较多因素的影响，当前企业档案管理人员专业能力以及工作业务水平并不高，加之企业不重视档案管理，导致岗位人员无法快速更新专业知识，参与技能培训的机会少之又少。档案管理人员通常是兼职或是承担多项职能。长久以来，负责档案管理的企业领导，并没能形成正确的工作观念，部分人员认为档案管理可有可无，无法将该项工作看成是企业管理的重要部分。一些领导认为档案管理仅仅是保管好重要的档案信息便可，该项工作无法同生产岗位相比，后者才能够创造出可观的经济效益，前者无法对企业创新、创造性发展发挥太大影响。

3 在新形势下档案管理工作的重点

3.1 重视档案管理工作的规范化

对于档案单位的领导者而言，他们应及时更新理念，充分地认识到档案管理工作的重要性以及必要性。首先单位领导者要明白档案规范化管理的作用以及意义，在档案管理工作中，合理的分配规范化档案管理的人力、设备以及财力等资源，从而为企业更好更快的发展打下坚实的基础，帮助企业获得更大的市场竞争力。具体的来说，作为档案单位领导者，不仅要重视档案管理工作的规范化，还要求在档案管理工作方面，加大投入力度。例如说，在档案管理工作过程中，对那些运作时间长，经常要维修、并且较落后的计算机，有必要进行淘汰掉，对计算机进行更换或者是更新，增加全新型具有良好性能的计算机，同时要安装最正版、最新出、较有名的信息管理软件。另外在档案单位内部，还可以设立维修部门，招收具备专业化计算机知识和技能的人员，定期对计算机设备展开检修和保养，对软件实时更新、对病毒进行查杀，以此保证档案管理工作更加规范化和信息化。

3.2 健全档案管理体系

从客观的视野来分析，在新形势下开展档案管理工作，要求在各方面采取有效的处理，不可以存在任何的隐患。从纵观全局的角度分析，档案管理工作经常产生诸多的问题，少不了相关规章制度的影响。所以在档案管理工作中，不仅要构建完善的档案管理体系，还应当针对现有的档案管理制度进行创新和改革，从不同的方面处理好健全档案管理制度的问题，弥补制度存在的一些不足之处，本质上改善档案管理工作的质量。首先是细节方面的制度，有必要坚持贯彻落实。我国人口数量大，所以档案的数量也很大。鉴于此状况下，全部的档案，都应当健全細节管理工作，包含了编号处理工作、录入处理工作、取出管理工作、转移处理工作等。在进行每一项工作的时候，都需求进行具体的记录，而且将相关的责任落实到负责人，让档案管理员清晰自己的职责，防止存在模糊问题。其次是整体方面的制度。目前的档案管理工作，已经获得了广大人们群众的关注，不论是哪一个方面发生了问题，必然会构成一定的影响。只有对档案管理制度进行阶段性更新和改革，对制度内容结构加大优化和弥补力度，才可以确保档案管理工作的规范化开展，实现有据可依的目的，最后创造出很高的社会价值。

3.3 加强档案管理人员职业道德建设

加强思想政治教育，夯实职业道德根基。尤其要解决其思想问题，强化档案管理人员马克思主义的思想教育，核心与灵魂即是全心全意为人民服务。加强档案管理人员全心全意为人民服务的宗旨引导，开展学习和自我学习，批评与自我批评，最重要的就是加强其服务意识的教育。道德，是维系社会良性发展所必须的，要贯彻敬业、诚实守信、奉献社会的服务精神，克服那种认为劳动只是一种差事的看法，为人民谋取利益，为人民做好事，做实事。

3.4 优化档案管理的方法和技术

在新形势下，企业档案管理工作加快了发展的步伐，过去的档案管理技术和方法，已经难以符合规范化档案管理的要求，特别遇到差异性明显、类型多样化、形状不统一的纸制档案资料，要想实现档案规范化管理，具有一定的难度，过去落后的人工管理方法，不仅要投入了大量的精力和时间，而且有可能效果却不佳。鉴于此，通过将先进的新兴电子技术和信息化技术，有效运用到档案管理工作中，使得计算机操作档案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我们注意，在档案管理工作过程中，使用先进的科技，即便获得较大的机遇，同样会面临极大挑战。首先要加强现代化技术的实效性，在档案管理员努力下，了解新形势下档案管理工作具体的要求和存在的问题，将管理和技术有效地结合，研发出符合企业实际需求的信息化和现代化档案管理系统，从而使现代化技术在档案管理工作中起到有效的作用。与此同时，将现代化技术融入到档案管理工作时，要十分重视安全防范工作，保证档案具有规范性和保密性，避免档案由于技术工具使用不合理，而发生档案泄漏或者丢失的现象。所以还需要强化加密系统建设，对于电子档案系统进行定期性检查，对电子档案具有的登陆功能加以完善，保证电子档案更具安全性。除此之外，在提升单子档案信息化水平的时候，应当摈弃过去人工管理方法，可以给各份资料创建一个电子档案，例如针对全部人工记录资料，通过用扫描仪，将资料扫入到计算机里面，进而生成电子档案，并且保证日后录入档案都是以电子档案为主，通过相关档案管理软件，把全部档案资料根据类型和时间实施归档好，还应当创建专业的电子档案目录，便于日后查找和翻阅，提高档案查找的效率，节约人力的时间的投入，进一步提升档案管理工作的质量和效率。

4 结束语

目前中国处在新时代背景下，现代化信息技术普遍运用于社会的生产和生活中。特别在档案管理工作方面，逐步在健全信息化管理体系。现代化信息技术给档案管理工作带来发展新机遇同时，仍然遇到了大量的问题。如何在新形势下，加强档案管理工作，促进档案管理工作的规范化，这是值得我们研究的重大目标。

参考文献：

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[2] 王鹏飞.企业档案管理与创新研究[J].办公室业务，2016（5）：69～70.

[3] 杨丽艳.浅析做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2016（13）：134.