大数据背景下档案工作的机遇与挑战

王华

摘要：网络技术和信息技术快速发展的形势下，社会生产活动中所产生的信息数据量也在逐渐增多。随着信息技术的不断应用，我国已经进入了大数据时代，这对企业的经营模式和管理模式产生了严重影响。在这种发展趋势下，对档案管理工作的影响也是不可忽视的。数据信息的快速增长为档案管理工作带来很大的管理难度，严重制约了档案管理工作的管理水平，大数据在给档案管理工作带来挑战的同时也带来了一定的发展机遇。档案管理行业要想获得全面发展就必须抓住这次发展机遇。

关键词：大数据；档案管理；发展机遇

信息技术和网络技术发展进程的不断加快，使得各个行业的档案管理工作面临更多的管理数据，这对档案管理工作的效率将带来严重影响。在这种发展形势下，部分企业也引入了先进技术对档案管理工作进行创新，转变原有的纸质档案方式，利用电子档案和数字档案来提升档案管理的效率。这样不仅可以缓解档案管理人员的工作压力，还有利于提升档案管理的规范性。大量数据的增加使得档案管理工作也进入了大数据时代。在数据量的不断增多发展趋势下，采用传统的管理方式已经无法达到档案管理的实际需求，对数据信息的利用率也会带来一定影响。

一、大数据技术的产生对档案管理的挑战

1、隐私与安全方面的挑战

档案管理工作中，数据信息的安全性和准确性是管理工作的要点内容，同时也是大数据技术在档案管理工作中应用所面临的主要困难之一。在网络技术快速发展的形势下，对应的黑客技术也有了很大的提升，一旦信息被泄露必定会对企业的经济发展带来严重影响，这就突出了档案信息管理安全性的重要作用。为了保证档案管理工作的安全性与隐私性，必须加强对大数据技术安全性能的重视。这就要求大数据技术既要具备信息管理和处理的能力，还需要具备保护信息安全的能力。从国家层面来看。一旦机密大案被泄露，必定会国家的发展带来严重影响。为此，要想保证大数据技术在档案管理工作中的有效应用，就必须优先提升自身的安全性能和隐私性，保证档案信息不被泄露。

2、在存储和数据处理方面的挑战

在社会经济快速发展的形势下，各类信息呈现出井喷的发展趋势，这对档案管理工作带来很大的管理难度，表现最为突出的就是储存空间问题。随着数据量的不断增多，原有的云盘储存技术已经无法满足现阶段大数据的发展需求，大数据系统在运行的过程中，不仅需要进行数据分析和总结，还需要进行数据的集中管理和储存，这也是档案管理中大数据技术的主要应用性能。但是由于储存空间不足，对档案管理工作的健康发展带来严重影响。在档案管理的过程中，工作人员采取了多种储存方式，均不能满足大数据的对数据处理的需求。为了改变上述发展局面，需要依据大数据处理技术，对信息内容中没有价值的信息进行剔除，同时去除众多信息内容中的重复信息，实现档案管理的科学化与合理化，这样不仅能够有效节省储存空间，还能缓解数据处理的压力。

3、在大数据处理技术方面的挑战

首先是容错率方面的挑战，大数据容错计算难度比较大，涉及许多算法，并且想要将安全性提升到100%基本是不可能的，目前也没有可以达到该要求的容错设备和容错软件，所以系统通常情况下都是尽量减少出现失败的几率，使其整体达到可以接受的水平。但是想要将错误几率控制在最低的范围内，需要大力提升系统研发成本，部分经济条件不允许的地区大数据处理结果精确性比较差。目前比较常见的档案系统容错率提升方式是将计算任务分配到不同节点来完成对应计算，将所有节点中的一个节点视为观察节点使用，通过该节点来观察其余的节点是否处在正常工作状态。如果在工作过程中出现错误，只有部分节点会从零

重新开始工作，可以最大程度地减少工作量。

其次是可扩展性方面的挑战，传统档案管理系统平行运算都是依靠硬件来完成的，会通过并行的方式对系统进行处理。但是目前所使用的大数据系统在分析数据时，档案管理系统则需要通过硬件和分析软件相互搭配才能实现平行运算。大数据档案系统一般使用云计算的方式完成工作，因为云计算可以对不同工作负荷进行汇聚，所以必须要有更为完善的资源共享设备才能保证系统的低成本运行，否则会提升运行成本，还会增加数据错误率。

二、大数据背景下档案管理发展趋势

1、提升档案信息资源管理工作效率

前些年的档案管理工作大多是将纸作为媒介，通过卷期进行记录。而随着大数据技术的不断发展，档案管理也应该从传统的工作模式中转化出来，通过字段以及数据库来管理相关资料。在进行档案统计时，要从传统的“页”为单位，转变成GB为单位。相关工作人员要打破工作局限，从电子档案收录管理利用中走出来，将主要工作精力集中在监控电子档案生成以及保证电子档案的可读性方面，提升档案的安全性。高速增长的档案数据需要凭借云计算平台为支撑，并对云计算技术进行不断的完善和深入挖掘，进而实现资源和信息存储的动态发展。

2、完善档案数据挖掘

前些年比较常见的档案管理工作都是将文档管理作为主导工作来看待，而档案通常都是被动利用状态的，沉积下来的档案不仅没有人去利用，也没有人对其进行分析。零技术工具挖掘导致档案的利用效率低下，影响档案自身价值的正常发挥。在大数据时代背景下，档案系统当中不仅会存在较多的文档，还会存在一部分结构优化数据问题，数据的价值体现也要比文档利用效果更好。相关的档案部门在收集到数据以后，可以通过对数据使用人员使用需求进行调查的方式来构建数据模型，进而实现数据分类、数据相关性分析，明确不同数据之间的关系，提升数据的使用效率与数据的价值，打破传统工作理念，保证档案管理数据挖掘工作的正常开展。

3、通过大数据技术提升档案管理扩展性

社会的不断发展增加了档案数据量，传统的档案管理工作模式不能实现动态化扩展。许多地区目前都出现了数据多、系统弱的问题，工作难度明显提升。大数据与云计算技术相辅相成，云计算技术可以实现资源存储以及动态扩展，保证资源可以按需分配，提升资源的实际使用效率，这一情况为档案管理系统可拓展性带来了新的机遇。各地区档案管理工作可以按照云计算框架对档案管理框架进行设计，通过动态的方式来提升资源与存储资源的增长速度，减少IT系统资金投入量，从侧面提升经济效益。

4、构建档案资源管理中心

大数据技术的不断发展需要数据与存储功能的支撑，进而实现档案资源统一化管理。为了全面提升档案安全性以及档案资源综合使用效率，各单位需要对档案进行备份。当前比较常见的备份方式是电子档案备份，并且需要构建档案备份中心，实现资源共享。首先要对工作流程进行规划，之后验证流程是可行的。档案管理需要全技术支持，因为档案数据量的增长速度比较快，所以在对档案系统进行设计的时候要通过云计算等方式，提升档案管理系统的可拓展性，结合服务器扩张需求来减少IT系统投资成本。

参考文献：

[1]王建亚.大数据背景下档案工作的机遇、趋势与挑战[J].北京档案，2014（5）：25-27；

[2]张译之.试论大数據时代背景下的档案管理工作[J].中国科技纵横，2015（12）：37-37.