企业档案工作管理模式创新研究

黄英 眭建军

摘要：随着时代的发展，我们已经进入了信息网络化高速发展的时期，各行各业都已经与网络接轨。但目前，我国几乎各级档案部门作为信息资源的集中地仍然停留在传统人工操作的模式层面，这一点在基层档案管理上体现得尤为明显。许多单位对档案管理工作不重视，甚至某些领导认为档案工作可有可无，更有一些企业只是把档案部门作为摆设罢了。档案工作手段落后，工作中漏洞频出，这些弊端已经不能满足信息时代对档案工作的要求。基于以上原因，本文旨在探究企业档案工作的创新管理方法。

关键词：档案管理；创新；信息化

1、引言

档案是一种信息的记录，是指机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来的具有一定价值的的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

档案管理工作的主要内容是用科学的方法去收集、整理、利用、鉴定、统计和编研档案。而档案管理工作涉及的领域非常广，包括普通的人事、医疗、教育、科研以及其他领域的档案等，这涉及到我国经济文化发展的各个方面，是一项非常庞大而复杂的工作，不光需要有专门的档案管理人才，更需要有先进的创新理念。

2、现代企业档案管理模式经历的几个阶段

2.1集中管理模式

集中管理模式是企业所设立的档案管理部门和档案人员对本企业的档案资料实行集中统一管理的模式。其优势与不足表现为：

（1）集中管理模式的优势

集中管理模式的优点是可以保证企业档案的整体性和安全性，便于档案管理人员管理，有利于企业档案工作的全方面建设，有利于档案管理部门与其他部门的配合协调工作，让档案管理更易于融入企业文化。档案人员在收集、整理档案的过程中能够及时发现缺失档案的问题，最大限度地保证档案的完整性，发挥集中统一管理的作用。

（2）集中管理模式的不足

集中管理模式模式比较单一，效率偏低，消耗了过多的人力物力。尤其在大中型企业中，它的弊端更为明显。企业需要员工档案时，不能快速高效地获取信息，以至于很多时候延误了商机。在信息化高速发展的今天很难适应时代的发展与要求，导致很多时候档案信息滞后，不能及时完成企业的任务和目标，大大降低了企业的经济效益。

2.2分散管理模式

分散管理模式是企业没有为档案专门设立一个管理部门，也没有专门的档案管理人员，档案分散在企业各个职能部门或个人手中的一种档案管理模式。其优势与不足表现为：

（1）分散管理模式的优势

分散管理模式，能够明确划分企业职责，部门和个人查找利用档案资料方便快捷，便于小范围管理。这样既节约了人力物力，又减小了企业空间的压力。这种方法充分发挥了企业员工的积极性，每位员工都要为自己的档案负责任，这样既分工明确，又充分利用了各种资源。

（2）分散管理模式的不足

企业对自身的档案管理无法控制，对企业自身档案的整体性了解不够透彻，没有形成集中的管理制度，领导难以对企业档案状况有一个整体的了解，这样就难以发挥档案管理的最大优势和作用。

2.3分布管理模式

分布管理模式是指企业的档案资料由档案部门和业务职能部门分别保管的管理模式。其优势与不足表现为：

（1）分布管理模式的优势

分布管理模式的优势主要表现在管理上高效、便捷。具体体现在：一是档案部门和其他职能部门都可以保管档案，所以在移交档案资料时可以更加快捷，减少时间，减少各部门之间的扯皮。二是档案部门和各职能部门在保管档案资料方面能够有一个统一的、标准化的流程和制度，这样既避免了工作的重复与分歧，又大大提高了工作效率。三是各职能部门之间可以相互监督，相互交流经验，让档案管理工作平稳顺利的进行。在实践中总结经验，在经验中提升企业产生档案资料的质量。

（2）分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之处在于，第一，对于如何划分档案管理部门和其他职能部门的优先管理权问题难以区分，会产生权责不清的情况。档案管理部门常常无法发挥主动权，这样也降低了工作效率。第二，会使许多企业逐渐忽视了档案管理部门，因为分布管理模式下档案部门的作用和权利都被削弱了，不利于档案管理部门档案业务的快速发展。也无法使企业迅速地找到档案管理的优势所在。

3、档案创新管理的必要性

（1）提高科学化管理水平是时代发展的需求

提高档案管理水平，其内涵就是以科学理论指导实践，以科学的制度保障档案管理的质量。随着时代的发展，档案管理工作的地位和作用不容小觑，它已经与各行各业有着千丝万缕的联系，与我们的日常生活密不可分。其管理水平的高低将直接影响企业决策的制定，同时也关系着人民群众的切身利益。档案管理需要向着科学化，细致化的方向发展。这也是提高企业效率的必经之路。

（2）提高檔案管理科学化水平是提升国家文化实力的需要

当今时代，文化越来越成为国家文明与高速发展的重要标志，同时也成为综合国力竞争的重要因素之一。档案是一个民族整体性、历史性的传承，是宝贵的精神文化财富。在推动社会文明与发展的过程中具有独特的优势和作用。档案具有原始记录的最真实的本质属性，能够真实客观地再现一段历史时期社会发展的原貌，与其他信息来源相比较，档案更具有可靠性和说服力。而且，档案内容涵盖社会、经济、文化、制度等方方面面，是民族文化的“线索”，是推进文化创新的最好素材和坚实基础。与此同时，档案对于丰富企业文化，提升企业的文化底蕴，扩展文化区域空间同样具有重要的意义。当前国际国内竞争日益激烈，谁占据了文化的制高点谁就有可能在未来的发展中占据先机。作为国家文化实力建设的重要组成部分，只有不断提高档案管理的科学化水平，才能使档案的文化价值得到充分发挥，更好地为企业和国家服务，以期达到事半功倍的效果。

（3）提高档案管理科学化水平是顺应信息化时代发展的趋势

现在，我国互联网发展迅速，越来越多的产业已经与网络密不可分。现代科学信息技术的迅速发展和广泛运用，极大地丰富了档案管理的载体、途径和样式。这种趋势给档案管理工作带来了前所未有的机遇。系统化、数字化、网络化已成为档案管理的重要发展趋势。同时，随着信息技术的发展，人们对档案信息的多元化需求也日益增长。国家政策的实施赋予了公众更多的档案知情权，同时也要求档案管理工作者具有更多的责任感。档案管理工作必须站在时代的前沿，把握人民和企业需求的新变化，努力提高科学文化水平，使其更好地为企业为社会为国家服务。

（4）提高檔案管理科学化水平是推动企业快速发展的需要

经过长期地努力，我国企业档案管理工作日益完善，从单打独斗到群力群策，在一定程度上有了长足的发展和进步。但是仍有一些问题亟待解决。一是档案管理人员需要有专业化的知识和技能。许多档案管理人员思想陈旧落后不敢放开手脚，他们年龄偏大，信息技术和网络技能的掌握都相对缺乏和落后。所以企业要高度重视档案管理人员的发展，鼓励年轻人加入到档案管理的工作中来。三是档案管理制度不尽完善。档案管理的标准化、制度化体系还没有真正建立起来。有时还会存在档案遗失，管理不规范的问题。以上种种原因，让我们感到了时代的压力，档案管理工作的科学化创新刻不容缓。

4、现代企业档案管理模式创新的探究

（1）档案管理模式的重要性

一个企业若想立于不败之地，严谨的工作态度，有条不紊的工作流程是必不可少的环节。试想一个企业如果对自己的员工，各部门情况都不能了如执掌的话，又何谈发展与创新呢？我国现阶段与发达国家还有一定的差距，档案管理可以给我们提供历史依据，让我们总结前人的经验，客观准确的分析当前企业的弊端与优势。档案工作看似简单轻松，实际上它更需要有恒心有钻研精神的专业人员，特别是像我们这一类的科研单位，档案工作更是马虎不得。我们既要有严谨的工作态度又要有勇于进取的创新精神。

（2）思想观念的创新

思想不改变就很难从根本上解决问题。多年来我国沿用了传统的档案管理方法，不仅耗费人力物力，而且效率颇低。很多企业的档案依旧是纸质成册，占用了大量的空间。档案查阅整理起来更是繁冗拖拉。若要改变档案管理方法要先从改变观念开始。把传统的管理方法向信息网络化方向转变。

（3）信息化网络化是提高档案工作效率的关键

信息化时代的到来，给我国档案工作既带来了前所未有的发展机遇，又对我们提出了严峻的挑战。时代迫切要求我们用信息技术开展档案工作，以提高档案工作的效率和质量，从而带动企业健康有序地发展。档案工作者不仅要有良好的心态，要守得住复杂枯燥的工作，还要掌握如何使用计算机和档案数字化管理软件处理档案信息。档案工作者还应该学会利用网络进行档案信息的应用开发，最好还能根据工作实际独立开发档案网络信息资源，在管理方面实现计算机网络管理，做到档案信息资源共享。资源共享的同时又能准确快速的选取出企业所需的资料。这种信息化手段易于保存，省去了大量的空间和人力，处理起来方便快捷。

（4）管理创新是企业档案工作创新的重要手段

档案工作的创新需要加强理论学习，研习借鉴国内外先进的档案管理办法，结合本企业的实际情况加以实践。理论指导实践的过程中必然会遇到阻力和未知情况，这时候我们要尽可能的充分利用国内外多方合作交流的的机会，和同行业或跨行业的企业合作，努力寻求适合本企业发展的档案管理办法。

档案工作创新要采用“走出去”的策略，闭门造车永远不能把企业管理好。因为有了网络，世界变得越来越小，我们要充分利用网络资源，吸纳国内外企业档案管理信息的相关知识。建构档案信息库，利用“海量”存贮等高新技术，以满足本企业全方位利用需求，实现信息和知识共享。

5、档案管理工作的前景与展望

档案管理工作作为一项长期的历史任务，企业管理部门应该具有长期的计划和长远的战略眼光。创新源于生活，创新源于对本职工作的热爱，创新更是源于我们对企业文化的一种责任感。新时代企业档案工作主题是：不忘初心，牢记使命，传承开疆扩土新建家园的激情与梦想、留存原始详尽珍贵准确的信息与数据，不仅做档案的保管者，更要做档案知识的掌握者，从档案中学习积累，在档案知识中分享传递，在档案创新中发明应用，为实现新时代信息化档案服务坚定前行。因此，档案管理工作的发展指日可待，只是我们任重而道远。

参考文献：

[1]吕月华 提高档案管理科学化水平的思路探讨[J]-神州（上旬刊）2013（12）.

[2]于晓泳.现代企业创新档案管理的思考[J].经济研究导刊，2011.17.

[3]王彦芳，王金财.关于现代企业档案管理创新的思考[J].机电兵船档案，2012.6.

[4]马红.要创新企业档案管理模式[J].浙江档案，2009.6.

作者简介：

黄英，中国航空工业空气动力研究院信息管理处档案资料室主任，研究方向为档案管理；眭建军，中国航空工业空气动力研究院信息管理处档案资料室，硕士研究生，研究方向为档案管理。