浅谈怎样做好企业公文管理工作

李清荣

摘要：公文是企业经营管理过程中较为常见的一项内容，它不仅可以面对不同的对象传达企业关于经营管理的最新指示与规定，更能够使企业各项工作的开展有章可循，成为企业经营发展的历史依据。而公文管理工作作为企业规范、高效处理公文过程中的基本保障，对于公文管理工作具有重要的意义。笔者在大型企业行政部门就职多年，结合实践经验借本文简短表述关于当代企业公文管理工作思路的观点。

关键词：市场经济；当代企业；公文管理；思路及方法

公文管理指的是公文在形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整过程中，以特定的原则和方法对公文进行创制加工、保管处理，使其完善并获得功效的行为或过程。公文是当代企业日常行政管理及公务活动开展过程中形成的指导性文件，也是真实反映公文处理人员工作水平的主要依据。权威性、时效性和规范性是公文管理的主要特征，提高公文管理质量和水平是办公室事务管理中非常重要的一个环节。

一、当代企业公文管理工作的要求概述

（一）注重时效性

力求时效性是当代企业公文管理工作的一大准则。从当代企业经营管理的实际来看，每一份公文在形成、传阅、办理及存储的过程中，都是有特定时效限制的，如果公文管理人员在时间观念的把握上不够到位，就极有可能影响到公文的质量和实际效用的发挥。因此，对于每一份公文都应当及时、规范地加以办理，公文较多时则根据其紧要程度确定先后处理顺序，尽可能地做到不延误、不漏发、不误发、不搁置。这是对公文管理科学性和时效性的具体要求，也是简化办文程序、缩短公文处理周期的有效措施。

（二）注重规范性

公文管理是一项连贯性很强且操作严密的工作，要想确保公文管理能够正常稳定地运转，就必须严格按照其操作规范进行。公文管理的规范性具体体现在以下三个方面：①公文管理章程与制度的齐全性。健全的规章制度是公文管理工作高效开展的前提保障，也是办文人员落实工作要求的先决条件；②工作作风及工作秩序的严谨性。公文从形成到归档的整个过程中涉及部门及人员众多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混乱都会造成公文管理效果大打折扣。因此，加强办文人员工作作风管理及规范公文管理秩序，是非常必要的；③工作环节及工作岗位的衔接性。公文管理流程是比较复杂的，任何一个环节的梗阻都不利于公文效能的发挥。这就要求我们必须对岗位职责进行明确分工，并加强各岗位之间的配合协作力度，以确保各环节、各岗位之间能够实现有序衔接，公文管理工作能够运转自如。

（三）注重安全性

保障公文管理的安全性是公文处理工作政治性的内在要求。公文管理往往会涉及到许多机密文件和事项，而高新技术的迅猛发展让公文泄密的危险系数持续攀升。要在公文管理过程中做到安全保密要求，除了强化办文人员安全防范意识外，还需要加强对公文管理的各个环节的监督与管理。例如，在公文传递与处理时要履行规范的手续流程，对于机密文件的阅读范围要有严格的界定，保密文件在存放和销毁时必须有详细的登记记录和报批手续，以全面确保公文不泄露、不遗失、不损坏。

二、当代企业加强公文管理工作的思路

（一）提高对公文管理重要性的认识

加强办文人员对公文管理的重视程度是做好公文管理的前提基础。公文是一种重要的信息载体，其在反映企业经营状况、提供决策依据及指导行政管理活动等方面发挥着非常重要的作用。离开了高质量的公文管理，企业的办公效率就无法得到保障。因此，不光是公文管理职能部门，其他部门的工作人员也应当充分认识到加强公文管理的积极意义，将规范公文管理视作日常行政管理中一项十分重要的基础性工作，将加强公文管理作为企业整体建设目标的一部分。

（二）加强对公文管理工作的组织领导

企业公文管理质量间接反映了各部门的工作作风及整体工作水平。因此，各部门必须加强对公文管理工作的组织领导，按照程序切实把好行文关、内容观、政策观、审批关和格式观，确保公文内容明确、表述严谨、格式标准、印制规范、程序到位。及时协调和处理公文管理中遇到的问题，将职责和权限划分清楚，并建立起完善的公文管理制度和奖惩机制，只有这样才能将公文管理的具体要求落到实处，实现公文管理工作高效运转。

（三）切实提高办文人员综合素质

办文人员综合素质的高低对公文管理的质量和效率有着至关重要的影响。综合素质既包括其专业技能水平，也包括其工作作风及管理组织能力。专业的技能水平和严谨细致的工作作风是做好公文管理的前提，而较强的组织管理能力是做好公文处理工作的保障。以平时常见的情况为例，办文人员在进行公文管理时，常常会接触到大量的影响力大且保密要求高的公文，如果没有过硬的技能水平和严谨的工作作风，就极有可能造成公文管理差错，甚至是酿成重大损失。因此，办文人员必须要时刻注重对自己各方面能力的提升，对于自身工作作风和工作能力提出更高的要求。除此之外，充分利用现代科学技术进行公文管理，也是加强工作质量和效率的有效途径。在现在这个科技飞速发展的信息时代，公文管理工作也应当加强信息化建设，以全新的管理模式取代以手工管理为主的传统公文管理模式，这样不仅能有效提升公文管理的效率和质量，还能增强公文传递的时效性和安全性，为公文管理的现代化、科学化和规范化发展，提供良好的技术支持。

三、结论及建议

综上所述，公文管理是当代企业经营管理过程中不可或缺的重要组成部分，也是企业各部门加强协作及信息交流的重要工具。企业管理者及行政管理部门应当不断规范公文管理的操作标准，以严谨的工作作风和过硬的技能水平，全面促进企业公文管理工作的高效运转，让公文管理更好地为企业未来发展服务。

（作者单位：河南能源化工集团综合办公室）

参考文献

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