新时期基层检察院办公室档案工作问题探讨

张娟 仲翠

摘要：检察档案是检察机关履行法律监督职能和开展检察业务的真实记录，对于以后的检察工作具有重要的借鉴意义。本文以此为主题展开讨论，希望对相关工作做出一些贡献。

关键词：基层检察院；档案管理

1引言

档案是检察机关的一项重要资源，加强对档案资源的开发和利用有利于为公安机关和法院等破案提供有力线索，有利于为单位领导决策提供数据支持。尤其是近些年档案利用率逐渐增高，针对其中存在的问题探讨新时期基层检察院办公室档案管理工作具有重要意义。

2基层检察档案管理工作的特点

（1）检察院档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作，受到各种因素的影响，在对档案文件的征集和利用过程中可能会对档案形成不同程度的损害，并且很多重要档案材料都是案件的重要证据，是独一无二的孤本，一旦毁损后难以复原。

（2）检察机关诉讼档案管理专业性比较强，档案使用频繁。为了评查案件和迎接上级检查，需要对有关的诉讼档案经常进行借阅，公安机关和法院在打击违法犯罪和搜集证据的时候也往往需要到检察院借阅有关的诉讼档案以便寻找破案线索。

（3）档案保管时间长，数量多。检察机关的档案数量随着审理案件的增多而增多，并且按照我国《最高检察院档案管理办法》规定，诉讼卷宗的保存时间一般很长，有的甚至要永久保存。

（4）纸质档案和电子档案并存。随着全国检察机关统一业务应用系统应用，各地基层检察院都将案件信息录入电脑逐渐形成了电子档案和纸质档案并存的局面。

3基层检察院办公室档案工作中存在的问题

3.1档案管理人员少

检察院办公室档案专职管理人员较少、兼职人数较多，办公室担负的职能比较多，不过人员较少，除了几名机要的保密人员之外，剩余几人往往是身兼数职。我国对此早有规定，要在办公室至少配备一名全职档案管理人，不过受到各种因素影响，不少检察院办公室长期只有一兼职负责，个人工作往往力不从心，除了诉讼类的档案之外，文书档案很多做不到及时清理，或者因為专业受限，档案归类不规范，真实性缺失问题严重。

3.2档案管理人素质不高、调动频繁

检察诉讼档案对于专业性的要求比较高，因为档案专业人员较少，专业技术人员比例不高，难以适应档案管理的网络技术和各种信息手段。加上兼职档案人员的主要工作比较忙，不能再档案管理上分配较多精力，导致档案管理工作效率很低。在当前信息化迅速发展以及加强档案数字化工作大背景之下，缺少专职档案员以及从事该项工作的兼职人员变动频繁的现象导致刚刚进入状态的档案员又要被新人所取代的现象，造成档案管理工作的青黄不接。

3.3档案收集归档不及时、材料不齐全

为保证档案材料之间的关联性和保证文件完整，案件承办科室应该于次年的六月份对上半年已经结案的文件及时进行整理并移交到档案室，不过实际情况确实各个科室无法及时的对档案进行整理和移交，全靠档案员的督促，或者在移交的档案中间夹杂着很多上一年度甚至更久之前“丢失”的卷宗，严重影响档案的工作进度。这也是导致档案材料不够完备的主要因素，有些承办人将不该归档的材料归档，这不但不会提高档案管理的效率反而会增加库藏负担，制约检察院档案发挥作用。

3.4档案资源在检察工作中的宣传力度有待提高

检察院档案工作管理的目标在于利用档案资源服务办案和服务领导相关决策，构建和谐社会。基层检察机关每年都要承接大量的批捕和诉讼案件，对档案资料进行分析可以对各种犯罪的原因进行总结并发现其规律，对于以后的办案工作具有重要意义，并且如果能够利用真实档案资料来编写相关的案例教材，可为未来的立法工作和普法教育提供更为科学的素材。不过长期以来检察机关档案管理工作的重点一直在于加强对档案的收集和整理上，缺少对档案信息的利用，加上条件有限，很多先进技术尚未得到应用，档案数字化管理程度不高，导致档案信息不能发挥效用，进一步导致了资源浪费，为此，创新档案管理模式是下一阶段检察院档案管理工作的重点。

4新时期加强基层检察院办公室档案工作的策略

随着当前检察机关业务的统一和信息化建设不断加强，检察院办公室工作从过去单一模式逐渐过渡到多元和现代化模式，担负了更多的责任，为此新时期加强基层检察院办公室档案工作要做到以下几点：

4.1加大对档案工作的支持和保障

检察院的档案管理工作必须在法律范围内进行，要加强对档案的工作领导，发现和分析问题为档案工作提供保障，要完善档案基础设施建设，加大硬件建设和资金投入，保证存放档案的库房面积达标和设备保持先进性，做好对档案的保密工作。

4.2加强检察院档案管理队伍建设

要认识到当前形势下的档案管理工作重要性，要在政治上、工作上和生活上对办公室档案管理人员给予照顾，提高档案管理人员的编制数量，提高档案专职人员的配备率并尽量聘请专业的档案专业人才。档案员的更换要有一个传、帮、带的过程，不能办完交接手续就算更换结束。新上任的档案员应该积极的参加当地档案管理部门组织的岗前培训，逐步加强档案队伍的专业化和职业化，创造事业留人的良好环境。

4.3加大档案规范化的建设力度

牢牢树立档案安全无小事意识，要保证档案的安全性就要不断的加强档案资源体系建设，认真落实归档制度，保证各种档案载体的完整和期权，认真贯彻落实《人民检察院诉讼档案管理办法》有关文件，利用制度规范管理好档案，加强服务能力建设，在做好档案收集和整理工作的同时提高对档案内部信息的开发利用，创造实用价值，将其最为领导决策的重要依据。将档案打造成宣传检察工作的窗口并研究检察工作智库，做好档案编研工作和日常借阅利用工作，推进档案利用再上新台阶。

4.4狠抓立卷归档工作，提高归档质量

对于诉讼案卷归档和管理工作要实行严格的责任制度，督促科室干警要做好归档工作，保证归档档案文件质量。严格以《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》为依据执行，在填写卷内目录的时候不仅要填写卷内所列名目，还要保证案卷中的法律文书和其他一切证据材料都填写清楚。对诉讼案卷归档的时候各个科室的内勤要对案卷材料仔细审查，不符合归档标准的要重新整理，缺页少页的要做好记录并及时补全，保证所有档案有序、按时录入，并编制目录，在上架排序以后完成统计上报工作。

4.5提高档案管理信息化水平

信息化建设有利于提高档案管理工作效率和提高准确性，是今后重点加强的工作之一。检察院办公司要严格按照《数字档案室建设指南》要求做好数字化工作，保证数字化工作中的保密措施到位，在最短时间内完成室藏档案数字化工作，实现电子文件在线和纸质档案同时归档。

5结语

基层检察院在档案管理工作中要着眼于全局，站在检察事业发展的高度来制定好有关档案管理工作的各项规章制度，挖掘档案资源，为检察院领导决策提供依据，同时也要加强档案管理工作的信息化建设，提高现代化建设水平，以便推动检察工作稳步发展。

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