办公室档案管理工作效率提升的途径探究

梁岩

摘要：档案是单位发展历程的重要体现，其可以為单位的发展提供参考依据，时代的发展脚步不断加快，办公室工作想要在这种形势下更好的发展，就一定要做好内部的管理工作。档案管理工作是办公室管理工作的重要组成，办公室工作想要顺应时代的发展要求，就一定要在重视档案管理工作。将现代化的科学技术合理应用到办公室档案管理工作中，促进整体工作效率的提升。还要对当前办公室档案管理工作中存在的问题进行有效处理，推动档案事业的可持续发展。

关键词：办公室；档案管理；工作效率提升

一、影响办公室档案管理工作效率的因素

1、对管理工作认识缺乏

办公室档案管理工作对单位的有序发展有着不可替代的作用，但是许多单位在运营和发展过程中，对该项工作没有一个正确的理解，对档案管理工作的重视程度不高，导致目前档案管理工作中存在许多的问题，有些工作管理不到位，内容出现缺失，无法保证工作内容的准确性和有效性，单位在做决策时就无法为其提供正确的依据，这就可能对单位的发展造成一定的损失。许多工作人员在工作的过程中也受到传统思想理念的影响，整体的思想观念较为薄弱，处理各项工作的水平也有待提高。还有一些工作人员不是专业的技术人员，这就无法保证档案管理工作的质量，影响后续工作的有序进行。

2、管理制度不健全

办公室档案管理工作的顺利开展离不开有效的管理工作，这就需要拥有一个完善的管理制度。档案管理工作中包括的内容比较多，主要有档案的分类、归档、整理等，完善的制度也需要从这些工作内容出发，对每一个流程进行有效的管理。但是许多单位的管理人员，没有重视这方面的工作，在开展相关工作的过程中没没有对管理制度进行完善。所以导致工作人员在开展管理工作时没有按照规章制度进行操作，这对工作的质量和效果都会产生极大的影响。

二、办公室档案管理工作的重要性

时代的发展脚步不断加快，办公室工作想要在这种形势下更好的发展，就一定要做好内部的管理工作，而档案管理工作是办公室管理工作的重要组成，办公室工作想要顺应时代的发展要求，就一定要在重视档案管理工作。这项工作可以为办公室人员进行信息资料的查询提供便利，对这整体工作效率的提升也有着促进作用。特别是在当前的发展环境中，档案在办公室管理工作中的作用也变得越来越重要。各单位在发展的过程中需要加强对该项工作的重视，不断对该项工作进行完善和优化，这样才能让办公室工作更好的适应社会的发展。

档案管理工作是一个系统性的工作，在实际工作中都需要进行连续性的作业，其是单位发展历程的重要体现，也可以为单位的发展提供参考依据。从这几个方面来看，我们需要加强对该项工作的重视。同时，还需要对档案管理工作中存在的问题进行针对性的处理，不断对该项工作进行完善和优化，对档案事业的长远发展有着促进作用。档案的形成需要经历较长的时间，对这类档案进行有效的管理，可以实现后续档案的有效应用，为单位的发展打下基础。

三、如何提升办公室档案管理的效率

1、改进档案管理的思想观念

想要提高办公室档案管理工作效率，首先加强对该项工作的重视程度。领导人员需要了解档案管理工作对单位发展的重要性，将其放在工作的首要位置，做好每个环节的档案工作。其次，要对办公室工作中各项制度进行完善，并建立考核、监督制度，让工作人员感受到领导人员对这项工作的重视程度，让工作人员也可以积极的投入到这项工作中。建立奖惩机制也可以在一定程度上激发管理人员对工作的热情。

2、培养档案管理专业人才

人才的素质水平与档案管理工作的质量和效率有着直接关系，如果单位中工作人员的素质水平比较低，不能实现协调作业，这就会对工作的顺利进行产生影响。这就需要重视人才的培养工作，定期对工作人员进行培训工作，提升工作人员的能力和水平，并进行各项工作内容的训练，提升单位档案部门的整体水平。也可以聘请专业的技术人员对管理人员开展教育工作，使的档案管理人员可以对自身的不足进行完善，努力提升自身的工作水平。

3、建立完善的信息管理系统

随着我国信息社会的不断发展，信息科技对于人们的生活和工作都产生了重要的影响，极大地提高了人们的工作效率，方便了人们的日常生活。所以，为了更好地提高办公室档案管理工作的工作效率，需要建立完善的信息系统：首先，高校应该充分认识到办公室档案管理工作的重要性，并且能够在这方面进行一定的资金投入，从而建立完善的信息管理系统，使得办公室档案管理工作由传统的人工管理方式向着信息化管理方式迈进。第二，企业不仅需要投入一定的资金，用来提高办公室档案管理工作的效率，而且还需要投入一定的人力和物力，从各个方面为提高办公室档案管理工作的效率创造有利条件。

4、建立办公室档案管理工作的反馈机制

对于很多高校来讲，都需要及时汇报员工的工作，从而使得高校领导者能够了解员工的工作内容，并且对未来的工作内容进行合理规划。因此，在提高办公室档案管理工作效率的过程中，可以建立办公室档案管理工作的反馈机制，为此，可以从以下几点入手：第一，鼓励员工积极反映和反馈工作中的问题，反馈意见的收集人员可以对意见进行整理和汇总，使得高校管理者能够充分参考这些意见，对现有的办公室档案管理工作进行改革；第二，办公室档案管理工作可以根据不同的部门对资料的重视程度等进行分门别类地整理，这不仅仅有利于资料的保存和检索，也可以使办公室档案管理工作人员及时了解资料用途，为不同资料分配不同的整理资源。

综上所述，档案管理工作是单位管理工作的重要内容，档案管理的主要作用是记录各项业务的历史轨迹，以给管理和其他工作提供凭证，只有保证档案资料的完整性，才能给各市政单位管理提供参考价值。市政单位首先要对档案管理引起足够重视，不断提高档案管理的工作效率。针对市政单位档案管理的特点，采取针对性的应对措施，以不断提高档案管理工作的效率，进而推进市政设施维护管理事业的健康发展。

参考文献：

[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014（5）：171-172.

[2]赛尔登.浅析如何提高办公室档案管理工作效率[J].东方企业文化，2015（7）.