城建档案纸质档案与电子档案并行管理研究

杨大帅 杨惠君

摘要：伴随着中国互联网的普及与应用，城建领域中的档案管理工作也得到了前所未有的发展，传统的档案管理模式已经无法满足这个时代的发展，同时也为纸质档案管理工作带来了冲击。在这种情况下，我们有必要对城建档案纸质档案与电子档案并行管理展开探索，结合实际的工作情况对城建档案管理中的“双档”管理工作进行有效分析，以此来推动整个领域的发展。

关键词：城建档案纸质档案；电子档案；并行管理

电子信息网络技术已经在这个新时期的发展中得到了前所未有的推广，而城市建设管理档案更是由于其非比寻常的重要性而得到了人们的重视。在电子信息网络技术的推动下，如何将电子档案与纸质档案进行有效的并行管理已经成为了现阶段我们急需解决的一个问题。

一、电子档案的特性

目前，城建档案的电子档案是以光盘载体报送的。光盘档案依赖计算机设备阅读、处理，并可上传至管理软件。这个过程中，以城市建设档案资料、机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息。电子档案主要包括电子文书、电子报表、电子图纸等。与纸质档案相比，电子档案更具有其显著特性。首先，电子档案能够提供快捷、准确、灵活的信息服务。它不仅能够集文字、图片、声音于一体来表达纸质档案无法表达的信息内容，而且可以达到一次录入，多次、多种形式的输出，方便文档的查找利用；其次，电子文档具有信息共享性。通过计算机管理软件，在同一时间被管理者和用户共同阅读和使用，不受时空限制；此外，使用光盘存储，其存储密度都高于纸质档案。

二、城建档案纸质档案与电子档案并行管理的应用

（一）电子档案与纸质档案并行管理应用原则

想要对城建工作体系建设进行强化管理，有序、规范、科学的工作体系是首要前提保障。通过层次分明、分工细致的档案管理体系不仅能够实现数字化的管理手段，同时还能够不保证整体城建工作的顺利开展与进行。所以现阶段的城建档案必须要将纸质档案与电子文件展开并行管理，在具体的应用过程中要借助两种档案管理方式的各自优势做到扬长避短，并通过打造先进的管理层面与技术操作层面来进行推进。让每一个环节的工作人员、城建档案参与者都能够做到有据可依。而在“双档”的并行管理过程中我们还应当打造一支专业化的管理队伍，来实现团队合作的有效性与高效性。

（二）电子档案与纸质档案并行管理的具体应用

1.要做到服务手段上的革新与创新

由于城建档案管理工作其目标是为了施工过程与完工后的若干年后，对于一些突发状况能够在一定的时间后还可以做到有据可查，所以我们必须要在实际的工作中无论是电子档案还是纸质档案，都必须要做到服务到位。在这种情况下便要对“双档”工作的管理与操作人员进行培训，结合实际的“双档”工作发展来引导他们学习会一定的“双档”管理知识，以此来适应档案事业的發展。

2.要做到取长补短、扬长避短

在实际的城建档案管理工作中，并不是要求我们的档案管理工作必须要做到所谓“与时俱进”、“赶时髦”的来将传统的纸质档案进行全盘否认，在应用的过程中我们可以将一些图片、声音类的档案进行电子管理、而对于一些签字、会签、印鉴等重要实物证明，在制作成电子档案后，按照一定的标准分类进行纸质档案的归档管理。这样一来，不仅弥补了两种档案各自的缺点、起到了扬长避短的作用，同时也对城建档案进行了双重安全保障。

3.要建立完善而科学的档案管理制度

一方面正如前面所言，电子档案与纸质档案的关系是谁也不能替代谁的，所以在这种环境下我们必须要对“双档”的并行管理制定科学的制度，通过全程管理职责要求来明确审批、规划、施工、建设以及监理等各个环节的职权划分与权限，并根据不同环节来制定对应的归档制度。另一方面，城建档案管理工作必须要结合城建档案的内容以及日后的发展来逐步实现新型载体档案替代传统档案的模式。特别是在现阶段纸质档案与电子档案共同发展、相互依存的阶段，更是要通过管理制度与考核机制的严密性进行规范管理，避免一些不必要的负面事件发生。

三、结语

在这个信息技术与信息资源迅猛发展的今天，信息化产业在全球各个领域中所占资源比重越来越大，同时也是推动中国经济发展的一个重要利器。作为城建领域发展的基础，档案信息管理方式的力度与先进性，直接关系到了该领域科技与突发事件应急方式的价值与质量，我们必须要在实际的工作中，对电子档案与纸质档案的并行管理进行仔细研究，并结合实际的发展需要制定对应的应用制度，以此来应当更加科学、有利的发展空间。

参考文献：

[1]高珊.城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探[J].经贸实践，2017（23）：213.

[2]王蕾.城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探[J].城建档案，2016（06）：48-49.

[3]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案，2012（07）：38-39.