绿色档案馆建设是实现绿色档案管理与价值提升的根本保障

林青

摘 要：当前，档案界对什么是绿色档案，绿色档案的范围界定、绿色档案的管理与利用等绿色档案建设的基础性问题存在诸多不同的认识与做法。实践中，绿色档案馆建设理念深入人心，绿色档案馆建设是实现绿色档案管理与价值提升的根本保证理念已成共识。为此，绿色档案管理过程中，我们要遵循相符性、协同性、前端控制性、功用性、制度性等原则；强化绿色档案馆建设力度，创新思维、强化服务体系建设，实现绿色档案管理与价值提升。

关键词：绿色档案馆；绿色档案管理；绿色文明

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）05 — 0110 — 03

进入新时代，全社会都在倡导绿色文明、绿色发展理念。尤其是进入“十三五”时期经济、政治、社会、文化、生态等进入攻坚阶段，绿色档案价值挖掘利用更加紧迫。档案事业以及档案工作者掌握时代发展脉搏，紧紧把当前理论研究热点“创新发展、协调发展、绿色发展、开放发展、共享发展”可持续发展的五大发展理念渗透到档案工作中，坚持生态优先、推动绿色发展，围绕中心、服务大局，全力抓好绿色档案工作，探索推进绿色档案馆的建设与发展。在建设绿色文明的过程中，档案工作者积极构建绿色档案，建立全新的档案管理系统。档案馆积极介入绿色文明建设之中，全面构建与之相适应的绿色档案管理，为社会提供一站式的档案信息服务工作，与全球信息化潮流保持一致的步调，为档案事业发展创造一个安全稳定、便捷高效的环境空间。

一、绿色档案管理与发展研究背景

1.社会层面研究背景

习近平总书记在中国共产党十八届五中全会提出了“创新发展、协调发展、绿色发展、开放发展、共享发展”五大发展理念。这是我国未来经济社会发展必须遵循得指导思想。随着现代信息技术和科学技术的突飞猛进和经济发展的勢如破竹，当前和今后一个时期，档案工作者要深刻领会，坚持问题导向，以高度的使命感、责任感和紧迫感进行积极的绿色档案工作的探索，放眼大局，勇于担当、积极作为，降低各类档案立卷归档过程中各项指标能耗，实现绿色发展已经成为国家和社会关注的重要主题之一。绿色档案把绿色节能和环保科技的理念贯穿于档案整理过程中，使档案行业与生态系统的可持续发展相互统一，最大限度地节约资源与减少环境的污染。绿色档案构建与发展是对档案工作理念的变革，标志着档案工作领域、档案事业发展有了新思维、新拓展、新取向和新价值。

2.理论层面研究背景

生态文明环境下对绿色档案管理工作的研究是运用档案学、计算机科学与技术、信息管理学、环境学等学科的概念、理论和方法研究档案信息收集、信息交流与信息服务。最终达到对绿色档案管理工作整个过程将为改变传统档案管理模式和理念，在新形势下重构档案管理模式，全面满足利用者多元化、多层次、多变量信息需求等问题提供理论指导；多角度、全方位的对绿色档案相关体系进行剖析，有助于形成一种新的档案管理思想和管理方式，促进档案工作方式的转变，为我国其他领域档案信息化建设提出切实可行的对策参考的目的。

3.用户需求层面背景

绿色文明建设、生态文明建设有利于推动我国传统行业向新经济结构转行升级，实现社会资源的大整合、大流通，打造更具活力和影响力的新业态。生态文明显著特征是绿色、节能、科技、尊重人性，绿色档案概念的提出与当前理论热点结合，突出利用者社会需求性，档案利用者多喜欢通过网络平台、公众网站查阅档案的现实需求。档案工作者把绿色档案与“互联网 +”有机结合，以档案利用者要求为主要导向，了解档案利用者的喜好，知道档案利用者所需，对用户数据进行有效收集、分析判断、知识抽取以及据此采取相应行动的机制。

总之，就绿色档案问题的提出背景及其所要解决的问题而言，我们对绿色档案内涵与外延的理解应该立足于档案整体，而不应是具体门类的档案。档案实体分类角度而言，绿色档案不是档案实体中单独的一个门类，而是一个集合概念。现行的档案实体分类是建立在职能分类基础上的，只有职能相对独立的档案才可以构成一个相对独立的大类。为此，我们不可能将绿色档案作为一个单独的类来进行管理。

二、绿色档案管理遵循的原则

绿色档案管理过程是在“全国档案工作实行统一领导、分级管理“的档案工作基本原则下提出来的，维护档案的完整与安全、便于社会各方面利用的大框架下，以为绿色、环保、节能、可持续需求为导向，与社会相关部门沟通、协调、合作，借助现代科学技术，形成无纸化、科技化、环保化三位一体全新档案管理新局面、新空间和新理念。

1.相符性原则

在过去传统档案管理实践中，所形成的好的经验和做法需要继续予以重视和运用。而现代科学技术、信息化、网络化、数字化、智慧化正日益对传统管理模式产生巨大冲击。因此，新时期档案管理就要适应时代发展要求，优先完成绿色档案整理工程中的传统档案数字化结合与转换任务，做到传统与现代对接，内容相符、准确详实。

2.原始凭证价值实现原则

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案真实的记录了客观事实、事物发展过程和结果，是没有掺杂任何杂质的第一手历史材料，其凭证价值和原始记录性是其他事物所无法比拟的。绿色档案作为贯穿于各类档案整理过程中的绿色、环保、科技环节，是各类档案以及社会管理活动的真实反映、原始记录，是落实现代科学技术不可替代的重要环节。

3.前端控制原则

“前端控制”也叫做前提介入，是在文件形成前采取行动，将绿色、节约、科技的档案管理原则和方法在电子文件生成系统和管理系统的设计阶段，把档案管理的要求和手段向前延伸到电子文件的管理工作之中。所以，为了更有效地管理好电子文件和归档后形成的电子档案，我们应尽可能把绿色、环保、科技的绿色档案管理原则融入绿色档案管理生命周期各个阶段。

4.协同原则

绿色文明环境下，要求对绿色档案数据处理、整合档案资源等并以便利化的方式予以呈现，同时还需要建立绿色档案资源协同开发的相关制度支撑。我国档案工作实行的是分级、分专业管理体制，大量的绿色档案资源分散存在于各个单位，如何实现跨部门之间的数字档案信息整合，将是档案部门必须要解决的重要原则问题。

5.功用性原则

档案是伴随社会实践活动而产生的，并且最终又为新的社会实践活动而服务。档案部门作为政府职能机构之一，其本身就是一个公共性部门，其所提供的档案服务必然表现出很强的公共服务属性。这里所说的公共性是指档案工作以追求公共利益最大化为目标，面向社会全体成员提供档案服务。如其他公共服务机构一样，档案工作想要扎实社会根基，唯有面向社会所有利用者“敞开怀抱”，主动提供便捷性的“一站式”服务，才能不断拓展服务职能和取得更好的效益。

6.制度法规建设原则

档案在提供利用过程可能会存在侵犯人民群众权限利益的行为，为减少此类现象，档案工作则要事先做到防范为未然，依据《档案法》健全绿色档案规章制度，明确档案馆、利用者各自的职责、权利、义务等，确保公民能依法享有档案服务，依法提供利用，保障人民权益不受侵害。绿色档案不是一种档案、一类档案，而是贯穿于每个档案类别的管理原则、理念和方法，把绿色、节约、科技汇集到档案立卷归档的全过程中。

三、绿色档案管理与价值提升对策研究

实践表明，绿色档案馆建设是实现绿色档案管理与价值提升的根本保障。绿色档案馆建设不只是绿色环保建筑和设施以及绿色环境、环保、节能等方面，更重要的是档案管理的绿色化、自动化、现代化、科学化程度，以及档案利用、开发和使用价值提升的空间。绿色档案馆建设是个载体和平台，也是保障，而档案的管理和实际应用是本质，是内容。

1.强化绿色档案馆建设力度

绿色档案馆建设是一个综合大工程，是复杂的系统工程。绿色档案管理与价值提升寓于绿色档案馆建设之中，双方共处于一个统一体中，二者是软件开发与硬件设施建设合力共同体，二者是内容和形式的关系，相輔相成，互相促进，不可或缺。首先，各级政府和相关部门要确立绿色档案馆建设与发展理念，不能只停留在口头上，要强力抓落实。其次，加大政策支持，在人财物方面给予支持和投入。第三，引进档案管理和研究方面的高端人才，积极投入到绿色档案馆建设之中。第四，进行科学规划，合理布局。科学设计和规划十分重要，项目一旦确立，规划和建设就要先行。第五，绿色档案馆建设要与国家、省乃至地方党委和政府关于经济社会发展目标一致，让绿色档案馆建设助力经济社会大发展大繁荣。

2.树立绿色档案管理思维

理念引导方向。只有树立正确、先进的观念才能不断引导实践朝正确的方向发展。绿色、节能、科技、环保观念逐步深入档案立卷归档全过程，绿色档案管理不断深入发展，式的传统档案管理面临着前所未有的挑战。档案工作者要积极适应新形势、新要求，提高认识，顺应信息技术时代的发展潮流，树立新的绿色管理思想。要将现代化管理引入到绿色档案管理工作中，建立适应互联网时代档案管理的新思路和新方法，实现档案管理思想的现代化。从“互联网+”的大视野中审视绿色档案工作，加强横向和纵向档案资源的交流分享，形成立体式、全方位、广覆盖的互联网档案工作格局，绿色理念的提出给档案工作带来了工作理念、工作方式、工作流程的革命性变革。

3.加强绿色文明服务体系建设

加强绿色文明服务体系建设，是绿色档案管理与价值提升的又一关键环节。绿色档案管理服务体系包括档案检索速度与准确率、档案查询者和使用者的满意度、档案工作人员的服务态度、档案馆的环境舒适度等诸多方面。综合来讲，就是绿色档案管理的服务内容、服务形式、服务机制、服务政策等的制度安排，最主要表现为绿色档案馆为主导、社会参与与体制创新。建设绿色文明，需要树立新的生态价值、生态伦理观念。时代要求我们要尊重自然规律，推动生态文化、生态意识、生态道德等绿色文明理念的形成与确立。从物质基础看，必须拥有发达的生态经济。绿色档案是指档案工作者在形成档案和使用档案过程中，友好使用自然资源和各方可持续协调发展的自然状况。因此，阐述建立绿色档案的有关问题，提出树立为绿色文明建设服务的理念，明确为生态文明建设服务的内容，并在此基础上进一步探讨落实为绿色文明建设服务的新举措。

4.注重专业人才培养

网络环境给以环保、节能理念为核心的绿色档案管理工作带来了巨大的冲击，同时也带来了巨大的发展空间，档案管理应利用网络带来的变革，创新服务理念、服务模式、服务内容，寻找自己生存与发展的空间。现代信息技术的发展为绿色文明环境下提出的绿色档案构建拓展提供了新的发展平台，对从事档案管理服务的馆员提出了更高的要求。绿色档案资源共享平台的建设不仅需要招录复合型人才，而且需要培养年轻的适应电子化、信息化档案管理需求的管理骨干，提升绿色档案管理员的整体能力，为共享平台的继续优化奠定基础。

5.切实搞好绿色档案资源挖掘和整理

在绿色档案资源的利用和挖掘的过程中，要积极寻求科学方法，制定严密细致的方案。现实表明，我国档案资源十分丰富，有许多流于民间，也有许多有价值的档案积压在库，没有进行深入整理和研究，故其价值难以展示出来，这也就造成了巨大的资源浪费。所以，在档案价值挖掘中，要做到深入细致，在广度上，实现各类档案信息资源的共建共享；在深度上，注重档案信息资源中隐性知识的挖掘，注重建设特色档案信息资源。在“互联网+”背景下，绿色档案资源建设工作更加注重对网络共享平台的建设，通过建设各类档案网站、开通档案微博、微信等，在提供给用户绿色档案资源的同时，增强与社会公众的互动，共同做好绿色档案资源建设工作。

四、结语

随着社会对生态文明关注度的提升，对绿色档案的研究也在档案界悄然兴起。理性地认识与界定绿色档案，科学地实施绿色档案管理已成为档案界的当务之急。实践中，绿色档案馆建设理念深入人心，绿色档案馆建设是实现绿色档案管理与价值提升的根本保保障已成共识。为此，深入研究绿色档案管理与价值提升背景研究；积极寻求绿色档案管理所遵循的原则；在绿色档案馆建设、树立绿色档案管理思维、加强绿色文明服务体系建设、注重专业人才培养、切实搞好绿色档案资源挖掘和整理等方面进行研究至关重要。

〔参 考 文 献〕

〔1〕倪丽娟.民生档案及管理辨析〔J〕.档案学研究，2009，（04）：9-11.

〔2〕范桂红.大数据时代的区域性高校档案资源整合策略〔J〕.黑龙江档案，2016，（05）：63.

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〔4〕蒋梅洁.“ 绿色档案 ”———环保工作助推剂〔J〕.兰台世界，2008，（08）：27.

〔责任编辑：谭 蕊〕