水电厂科技档案的管理与开发

摘 要：水电发电厂在生产、运行、发展的一整套机制中，科学技术档案为水电厂的发展提供强有力的服务，是不可或缺的一部分，也能为水电厂的发展助力。在水电厂科学技术档案管理工作中，应当提高档案管理人员的档案管理与水电专业技术知识水平，创建档案高效收集体系，定时更新档案及鉴别，并运用计算机技术提升档案检索的效率。科学技术档案的有效管理越来越得到重视，文章从科技档案管理工作经验中总结一些方法和建议，为相关工作者提供借鉴。

关键词：水电厂；档案；有效管理；

1 水电厂科技档案管理与开发的必要性

水力发电厂不同于一般工厂，其危险系数高、操作难度大，因此，水电厂内部的机器机械的检修工期往往很短，水电厂的上述特性要求档案管理部门能够快速、高效的工作，迅速检索并调出施工现场所需要的资料信息，供一线员工使用，如果检索速度慢、迟迟找不到特定档案，就制约、阻碍了水电厂的正常运营，因此，科技档案对于水电厂的运营与发展至关重要。

2 水电厂科技档案管理与开发的具体方案

2.1 培养一批优质、专业的档案管理人员

水电发电站的规模大、设备众多且仪器复杂，产生的档案也纷繁复杂，同时，这些档案记录的是关于水电、机械的专业知识与内容，没有掌握基本水利知识的人员难以熟练进行档案管理工作，因此，水电厂科技档案的管理人员一定是综合素质强、业务熟练扎实的专业人才，他们既要懂水利专业的术语、基本原理，还要精通档案学知识。如果单纯地从档案学专业聘请人员管理水电厂的档案，那么他们往往不清楚水利知识，不能吸收掌握复杂的档案内容，甚至在档案分类中频频出错，此外，这些人员查找档案的速度往往比较慢，制约水电厂的正常运营，更难为水电厂带来科技档案的进一步开发。根据调查，水利发电厂的档案管理员大多是从厂中的技术人员之中调过来的，他们常年与水利发电打交道，对水力发电的专业知识与技能十分熟练，也能将专业知识用于档案管理与开发中，然而，这些技术人员并未受到过专业的档案管理培训，档案的科学管理仍存在问题，例如调出的资料信息不能及时归档或者归档错误等，其档案管理知识和水平有待提升。

2.2 创建档案高效收集系统

档案最重要的一点就是完整。为了收集到完整的信息，完善档案，档案管理部门需要根据水电厂的不同部门，分配专人进行档案收集，防止档案收集工作出现交叉与冗余，防止两个工作人收集相同的资料，降低收集效率。除此之外，档案收集人员还要积极跟进设备安装和技术引进，使得自身能把握水电生产的动向，推动档案的完备、全面、可靠，保证无信息资料的缺漏。

2.3 发挥多个部门的收集档案职责

一些大型的水电厂的部门众多，工作总量大，而档案管理部门就少量几个管理员，难以全面收集齐整个水电厂的档案。所以，水电厂其他部门应该协助档案管理部门的工作，例如一线生产部、运营部、施工部、会计部等部门应该派出专人进行档案资料的定期收集与整理，并将整理的内容定时定期地发送给档案管理部门，促进档案管理部门能够有条不紊地收集大量一手信息与原始资料，促进科技档案的管理与开发。

2.4 完善档案保管条件，配置档案保管器材

水电厂档案对于水电厂的安全生产、安全运营至关重要，也关系着厂内人员的生命财产安全，因此，为了使档案资料更加安全、不受非法入侵，需要对其重重保护。笔者建议档案管理人员采用科学技术手段来延长档案的使用年限，同时，还要对非电子档案进行重重密封与保护，档案室内必须要配备充足的、质量可靠的档案柜，，还应设置灭火器、消火栓以及空调，防止发生水灾、火灾损坏档案，为档案资料设置重重防护与保障，方能实现对科技档案的优质、有效管理。

2.5 定期进行档案更新和鉴定

我国水电厂随着时代的发展不断进步，逐渐淘汰了一批批高能耗、高污染的设备，不断向发达国家看齐，不断引进了节能环保的新型产品和设备，实现了设备的更新换代。因此，设备档案也应当及时更新，跟上设备更新换代的步伐，这样才能为水电厂的运营提供最新资料数据，如何及时更新档案？这就需要科技档案发挥其效能。档案管理员要兢兢业业、一丝不苟，不能在工作时有丝毫的马虎，否则就极可能导致档案鉴定出现疏漏与错误，给水电厂的经济利益造成损失。笔者建议，在水电厂工作的淡季或者订单量不大的时期进行全面彻底的档案鉴定，由档案馆带领，技术部、一线生产部、规划部、管理总部各派出两三名专員，组成鉴定小组，对快到但是尚未到保存期限的档案一一进行全面、彻底的鉴定。当一线生产部、管理总部将新引进、新购买的设备的档案资料送入档案管理部门时，应该立即将其归档，做到档案资料更新与设备更新同步。最后，如果档案管理员核对档案时发现档案资料不全，有缺漏甚至空白，则应立即进行资料的调查与搜集，尽快弥补档案的缺损，实现科技档案的科学管理。

2.6 应用现代科学技术，提高档案的检索速度

水电厂的科技档案管理与开发应当与时俱进，吸收国内外先进技术和成功经验，适当地用于厂内的档案管理中。随着科学技术的日新月异，现代化的管理手段和技术能够减少人力成本，克服人在档案管理中的失误，更加精准无误地管理好水电厂的复杂、庞大的档案。笔者建议水电厂应用档案目录储存管理软件，此外，水电厂还可以运用数据库技术管理档案的原始资料。科技档案的管理实现电子化与智能化将大大缩短了档案查询与借阅花费的时间，提升档案的查询效率。

2.7 加大档案开发力度，提高档案利用质量

档案开发，顾名思义，就是深度挖掘现有档案的资料信息，使得水电厂现有的档案能够删减冗余，内容更加简练、数据更加精准、范围能够得以扩大，目前，水电厂的科技档案开发工作进展缓慢，档案管理工作仍然只局限在传统的搜集、整理、保存、借阅等普通工作上，未全面实现现代化、科技化管理。笔者建议对水电厂的档案资源进行深加工，档案室相关工作人员与水电厂专业技术人员、管理人员共同努力，撰写出新的专业档案编研，实现对档案的开发，彻底发挥出档案的性能与作用，促进水电厂的安全、持续发展。

3 结语

水电厂因其自身的特点与生产需求，对档案的需求众多、要求严格，科技档案是水电厂赖以生存发展的要素之一，它能够存储科技资源、传播专业知识、追溯科技史实，对水电厂的意义不言而喻。

本文就水电厂科技档案管理与开发过程存在的问题与不足提出了一些可行性建议，笔者建议档案部门转变传统观念，发挥科技档案网络的作用，推动水电企业的科技档案进程，逐步与国际接轨，以期为水电厂提供一套切实可行的管理方案，提升科技档案的质量与运行效率，为水电厂的可持续、健康、安全发展带来助力。

参考文献

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[4]许家球. 浅谈水电科技档案管理软件在我院的应用[J]. 珠江现代建设， 2001.

作者简介

阳风云，女，汉族，湖北襄阳，档案专责，助理工程师，大学本科，研究方向：水电厂档案管理