浅析信息时代下档案管理工作的创新

张桥生

摘要：作为我国信息资源管理体系中的一项重要工作内容，档案管理工作能够使我国社会经济发展得更加顺畅，能够有效推动企业创新改革。顺应信息化建设的潮流，档案管理工作也要从传统走向现代，迎合当前社会发展趋势，使档案管理工作能够和信息化建设二者融为一体，使档案管理工作能够得到进一步的创新和发展。

关键词：信息时代；档案管理；工作创新；创新途径

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）012-0164-01

一、信息化档案管理工作

（一）信息化档案管理工作的概念

所谓信息化档案管理工作，也就是利用现代网络技术，辅之以信息科学技术为基础，将档案管理工作同互联网二者相融合，再根据计算机对数据资料等进行有效搜集整理，使后期更加方便的利用，更好的为人民和国家服务。也就是说，信息时代下的档案管理工作其实是一种人工向智能转换的模式，它能够更加方便和快捷，能够提高工作效率。信息化档案管理工作主要包括四方面内容：档案管理基础设施建设、细则规范建设、资源管理建设、系统软件开发建设。

1.在档案基础设施建设过程中，要将具有现代化、数字化和信息化这三点为特征的资源平台作为基础，同时加强企业和国家的联动，最终形成一个分级制管理的信息化档案基础管理平台。

2.在细则规范建设方面，要以自身实际情况为基础，并结合我国相关法律法规去制定标准规范。

3.在资源管理建设方面，要将各档案管理资源进行高效整合，以建立一个具有详细内容的档案管理中心为最终目标。

4.在系统软件开发建设方面，要将现代科学技术作为建设的基础内容，将软件功能进行综合设置最终来提高系统软件的实效性。

（二）将档案管理工作进行创新的必要性

在信息时代下对档案管理工作进行创新能够实现档案管理工作由人工化向智能化的转变。实现信息化方案管理工作能够实现电子文件自动收集和上传，这种模式突破了传统的管理的局限性，通过运用现代化服务手段，能够建立起自动上传以及自动归档的电子文件的工作程序，使工作人员能够在第一时间内得到所需的档案信息。同时，档案管理工作的创新，表明它能够顺应信息时代的发展需要，能够满足信息化社会发展下人们的需要。数字化档案室能使人们方便、及时、快捷、准确地获得信息，突破了传统档案提供利用方式。随着档案室查询资料人员的增多，维护好公民自身的合法利益适应了新形势的发展需要。

二、传统档案管理中存在的缺陷

（一）档案运输过于困难

档案不是只有纸制品类型，还有包含丝帛等材质的档案。在运输过程中，如果稍有不慎导致产生碰撞现象的发生，将会对档案造成严重的损害，影响档案的使用。

（二）保存过程比较困难

传统档案管理工作对信息资源的保存太过于简单，同保存常应用纸质档案的方式一样，但是这些材质的档案对存放的环境有相当高的要求，它不同于纸制品档案，如果长期存放在阴暗潮湿或者阳光充足的地方就容易造成氧化和腐烂现象，最终会使信息资源受损。

（三）护理过程比较复杂

利用传统方式对档案进行管理的护理中，其过程非常复杂，耗费的人力和物力较大，时间也过于冗长。

（四）在利用过程中难度系数高

档案管理过程中有大量的信息资源，即使工作人员耗费大量的时间对其进行整理编辑，也不会将所有信息进行完全归类。在使用过程中，工作人员需要耗费大量时间去进行查找。如果遇到孤本现象，就更加棘手。不仅要对孤本进行誊写，还要进行修复，在这个过程中耗时耗力，严重降低档案资源的利用率。

三、信息时代下进行档案管理工作创新的主要途径

（一）信息化檔案管理理念要创新

信息化档案管理工作理念能够为信息时代下档案管理工作的创新发展奠定扎实的理念基础，同时，管理理念还能够对日常中管理工作进行正确的思想指导，能够引导档案管理工作向数字化和现代化发展。在日常的档案管理工作中，管理人员要坚持将科学发展观作为一切工作的指导思想，要高度重视档案信息化管理工作，要能够将信息化对提高档案管理工作质量的重要作用有一个清晰的认识。与此同时，相关工作人员还要转变思想，树立创新意识，不能因循守旧。要敢于进行拼搏和研发，要与时俱进，使管理理念跟上发展的步伐，在管理工作中，提高管理的时效性，利用它更好的为人民服务。

（二）将信息化档案管理模式进行优化

要以信息时代为背景，进一步优化信息化档案管理模式，为创新发展新时期的档案管理工作奠定好基础。首先，相关管理人员要做好观念转变，要将档案管理模式进行不断创新，使服务水平和质量有进一步提升。其次，由于传统化的档案管理模式过于分散，管理系统无法满足各阶层的需求。所以，档案资料一定要高效整合，统一管理，根据不同单位，不同类型进行模块划分，使管理程序做到最简。最后，要对管理系统的规范处理做进一步强化管理，要使相关管理人员能够明确档案管理工作的各项细则，在基础设施建设方面，要进行规范化处理，使信息化档案管理模式进行系统优化升级。

（三）构建信息化档案管理平台

在档案管理方面，要将科学技术与档案管理工作二者进行紧密结合，坚持一切从档案管理工作的实际情况出发，坚持循序渐进工作原则，使二者能够协调工作，最终使信息化档案管理工作实现由初级到高级的转变。在构建资料库过程中，要成立综合性档案管理资料库以及分级化档案管理资料库，利用二者协调工作，共同形成信息化档案管理平台，全面提高档案管理工作的效率和管理水平，将信息化档案管理进行全新升级。另外，相关管理人员的思维要进行创新，建立一个共享化的档案平台，使各个单位的资源都可以做到有效共享，减少档案管理的繁琐性，打破传统档案下的时间和空间的限制。值得注意的是，在平台建立的过程中，要构建信息化档案管理反馈机制，将工作过程中存在的问题进行及时反馈，最终使档案管理资源实现优化配置。

四、结语

综上所述，在信息化时代，档案管理工作也应该抓住发展机遇，并且不断增强档案管理工作的科学性。在现阶段，创新档案管理工作已经是每个档案管理工作人员的奋斗目标，也是档案管理工作的创新的发展方向。档案管理人员一定要解放思想、更新观念，要敢于创新，强化档案信息管理的地位，最终实现档案信息的高效利用。