加强规范食品药品档案管理的几点建议

李世翠

【摘要】近年来随着食品药品等相关问题的频繁发生，我国的食品药品监督管理工作也随之面临较大的挑战。食品药品档案的规范管理对药检机构工作的顺利开展起到了极大的促进作用，因此規范档案管理工作成为当前的首要目标。本文对当前食品药品档案管理中所存在的问题进行了分析，并为加强档案管理提出了几点具有使用价值的意见，以发挥其作用。

【关键词】食品药品；档案管理；管理建议

食品药品在日常不断实践中逐渐形成了自身的档案，这些档案的内容将会更加专业，在各个方面都具有很高的应用价值。目前的档案不仅具有很强的时效性，还可以对药检管理工作提供参考。但当前食品药品中的化学添加剂成分较多，检验机构必须加强对食品药品档案的规范管理，保证检验检测工作的顺利开展，给人们提供更好的生活环境。

一、食品药品档案管理的现状

（一）档案管理人员综合素质不足。在互联网技术的不断发展中，食品药品行业也面临新的挑战，而当前的档案管理人员缺乏信息化的知识能力，不能尽快适应当前的工作环境。在新的档案软件开发之后工作人员却没有专业的操作能力。另外，很多档案管理人员系非档案专业人员，这在很大程度上降低了管理团队的整体素质。工作人员不能满足当前档案管理工作的需求，这对档案管理工作产生了很大的影响。

（二）缺乏对食品药品档案管理的重视。由于当前社会的竞争压力较大，工作人员以及管理人员更加重视经济效益而忽略了档案管理工作的重要性。由于存档时信息材料的不足，给以后的信息检索查证等工作都带来了不便。另外，档案管理人员和检验业务人员沟通不到位、协作不当，将导致检验档案收集不齐全，对药检机构档案事业的发展产生了影响。

（三）食品药品档案服务效能差。食品药品档案管理逐渐地偏离其初衷，用户对其使用率逐渐降低，由于信息查询服务较差，缺乏良好的信息监管系统，档案的管理并没有给用户提供方便。

二、加强规范食品药品档案管理的几点建议

（一）加强信息化管理机制。食品药品档案管理中应该引入先进的信息化技术，根据实际情况配备专业的硬件设施和软件设施。另外在新的变化形势下应该要做到电子档案和纸质档案的有机结合，将之前所保存的纸质档案进行电子录入，实行备份管理。这样两种档案形式将会满足更多人群的需求，给档案的查证过程提供了便利。构建网络化的工作机制，合理地配置网络资源，实现档案信息资源的共享，不仅简化了管理人员繁琐的工作过程，还给用户的查阅过程提供方便。

（二）合理地分配工作人员。在加强规范食品药品档案管理时首先应该对工作人员进行合理分配，保证每个人都有自身的职责。其次构建食品药品检验机构内部的档案管理小组，对分工、鉴定、检查、入库等每一个环节指定专门的工作人员，实行分级制度。经过每一级别的档案管理人员审核之后，统一放回档案室，进行装订扫描等工作。未经过上级的允许不得擅自对档案进行查看修改等操作，并分派人员对档案进行定期的清理工作。

（三）提升机构档案管理人员的综合素质能力。由于档案管理人员的综合能力和药检机构的发展有着紧密的联系，因此档案管理机构应该对管理人员提出更高的要求，积极引进专业的高素质人才，为药检机构培养更专业的队伍。其次应该对当前的工作人员能力进行提升，可以通过定期的教育培训或者论坛交流等方式，提升他们的专业素养。通过各种内部的文化宣传、演讲等形式给工作人员普及我国的《档案法》《管理法》等，增强他们的法律意识。另外可以新增考核等形式，给职工适当的压力，让他们对档案管理的基础业务知识以及操作知识等有更深层次的了解。多和其他的优秀药检单位进行合作，让员工可以学习到他们的优势，并可以接触到成功管理方面的知识以及新型的现代化操作管理技术，规范食品药品的档案管理方式。

（四）明确划分档案内容。在加强规范食品药品档案管理的过程中，管理机构应该明确食品药品档案的重点内容，并进行分类管理。食品药品的档案应该进行严格筛选，制定出此行业统一的标准，使各个药检机构可以明确自身的行为规范，建立好和用户之间的联系反馈，以更好地调整工作。举办多种展览活动，给药检工作拓展更广的工作渠道。严格地对食品药品检验机构档案进行内容的划分管理，不仅促进了药检机构的共同发展，还提高了管理人员的专业素质和自身能力。

三、结语

随着社会的发展，人们对生活的质量有了更高的要求。食品药品和人们的生活息息相关，因此食品药品检验机构应该对其高度重视。食品药品档案整理的目的其实就是为了给人们提供更好的服务，因此管理机构应该提高档案管理人员的综合素质，加强并规范档案管理制度，最大限度地对药检档案资源进行开发利用，为人们的生活提供更加安全的保障，以更好地提升自身的服务价值。

【参考文献】

[1]云岚.如何加强新形势下的食品药品检验档案管理工作[J].内蒙古教育：职教版，2015（7）：90-91.

[2]齐兵，李振生.浅析食品药品检验机构档案管理问题及对策[J].黑龙江史志，2015（13）.