浅议档案安全迁移

张大彤

【摘要】文章通过实例分析，阐述档案安全迁移的具体做法，包括迁移前、迁移中、迁移后要做的工作

【关键词】档案；安全；迁移

档案安全迁移指的是将档案从一个地方安全地搬迁到另外一个地方。档案迁移的原因很多，例如，由于档案数量不断增加，原有档案库房容纳不下，需要新建馆库，增加库房面积，将档案从旧库房迁移到新馆库；还有，一些单位的档案库房需要装修改造，为了保护档案，确保档案安全，库房里的档案需要临时迁移，以腾空房子便于施工。综合档案室保存着文书、基建、会计等多种门类的档案，数量很大，还有电脑、打印机、复印机、碎纸机、抽湿机、装订机、灭火器等大批设备。如何搬迁才能确保档案安全？这一看似简单的事情，其实有许多细节需要考虑，如果事前没有作出一个周密细致的安排，很容易出现各种各样问题。以下是笔者在搬迁档案过程中的一些具体操作方法，包括搬迁前、搬迁中、搬迁后所做的工作。

一、檔案迁移前的准备

（一）搬迁前画出新址临时库房档案铁柜摆放位置的示意图。由于新址临时库房的面积、形状与旧址不同，自然，档案铁柜的摆放情况与旧址就不同。为了使档案铁柜摆放有序，疏密均匀，搬迁前根据档案铁柜的数量以及临时库房面积的大小，决定档案铁柜的摆放方案，即铁柜摆放的行数和列数，并且将每行档案铁柜的摆放位置标注于临时库房地板上。同时，给每节档案铁柜都贴上顺序号，依次一一对应于临时库房的某行某列位置。搬迁时，将档案铁柜按照顺序号大小依次摆放于事先设计好的位置。由于准备充分，工作周密细致，所以搬抵临时库房的档案柜摆放井然有序，行距均匀，丝毫不乱。

（二）选用专门铁箱给档案打包。一些档案柜由于装载的档案数量多，重量大，难搬动。为方便搬运，柜里档案需要打包。纸箱是使用最普遍的包装工具。但是，纸箱有其不足之处，那就是搬运过程中由于外力挤压而容易发生变形，如果用于打包档案，档案会由于挤压而发生变形甚至损坏。同时纸箱包装不利于防盗。出于安全考虑，笔者给档案打包时不使用纸箱，而是选用专门的铁箱装载。由于专用铁箱防压、防盗、防火性能强，因而，达到了有效保护档案这一目的。

二、档案迁移中的工作

（一）对于多层分体档案铁柜，实行单个分别搬运。综合档案室使用的档案柜多数是分体五节柜，这些五节柜由于没有固定装置，节与节之间容易出现滑动、跌落。这次综合档案室迁往临时新址时，一些搬运工人贪图省时方便，将五节柜叠放在一起搬运，结果途中由于失去平衡，导致上层铁柜滑动跌落地面，造成铁柜凹陷变形。因此，多层分体档案铁柜必须单个搬运，避免跌落受损。除了五节柜外，综合档案室还使用一种不可分体的五层柜。搬迁前，需要将五层柜中的档案全部移出，以减轻档案柜的重量，否则，不仅搬迁困难，而且搬迁过程中五层柜可能会因为重量过大而发生变形、损坏的现象。

（二）体积小和容易损坏的物品，由档案室工作人员亲自搬运。如U盘、存储卡、光盘、照相机、温度计、湿度计、电脑主机、显示器、玻璃瓶等物品，这些物品体积小或者容易损坏。为了确保安全，这些东西由档案室工作人员负责搬运。

（三）防盗工作贯穿全程。为了做好防盗工作，所有需要搬迁的档案柜以及其他物品，能上锁的都上锁，不能上锁的要做好防盗措施。搬迁始发地原档案室需要人员看管，目的地新档案室也需要人员看管。不仅如此，档案从始发地搬迁至目的地所经过的线路，都需要人员看管，尤其是道路拐弯处，更需要注意，是看管的关键点，保证档案搬迁全程都处在有关人员的视野范围之内，处在档案人员的监管之下，从而确保档案迁移的安全。当然，这是近距离搬迁档案时采取的安全措施。如果档案搬迁的距离比较远，需要使用车辆运输，对于这种情况，应该考虑采取派人随车押送，防止意外发生，保证档案安全。

（四）防火意识时刻不能放松。在档案日常管理工作中，保证档案安全是一项重要的工作任务，而防火工作是安全工作的一个组成部分。无论是档案库房还是档案办公用房，都需要配置灭火器等消防设备，并且经常检查这些设备是否处于有效的使用状态。档案迁移过程是否需要做好防火工作？答案是肯定的，不管什么时候，防火工作都不能放松。稍有松懈，就有发生意外的可能，所以时时要防火。以这次档案搬迁为例，搬迁任务是外包的，一些搬运工人有抽烟的习惯，在搬运途中吸烟，还有搬运工人在库房里面也抽烟，而其脚下就有一些废纸，这种情况极易引发火灾，幸被及时发现并制止，消除了隐患，确保档案安全。

三、档案迁移后续工作

搬迁后及时扶正档案资料。档案搬迁到新档案室后还有许多后续工作需要去做，及时扶正档案资料便是其中之一。装载档案的铁柜经过搬运，里面的档案盒出现不同程度的移位，甚至倒伏，一些没有装盒的资料出现卷边、卷角等情形。这里说的移位是指档案偏离了原来在柜中的排放位置，即排放位置发生了变动。之所以出现这种情况，是因为铁柜排放档案以后还存在一定的空间，这个空间有的大有的小，在搬运过程中由于柜体倾斜，导致柜中的档案发生移位。为了保护档案，搬迁后需要进行及时整理，将移位的档案盒摆回原来位置，将倒伏的资料扶正，恢复原来状态。同时，还需要对档案数量、排列顺序等情况进行认真核查，看看档案数量是否足够，排列顺序是否正确，安全保护措施是否到位。如果发现异常情况，应该认真查找原因，及时采取补救措施，确保档案安全。