电子文件归档过程中存在的问题及对策

孟召艳

【摘要】随着我国经济的快速发展，我国电子信息技术也在不断进步。在这个新兴的电子信息时代，各大企业的管理部门和文件档案室都需要应用新的管理模式，即电子技术来进行整理。这样不仅可以缩短整理各种资料的时间，而且还可以把企业管理得井井有条，加快企业的发展。本文主要分析了电子文件归档中出现的问题和原因，并对这些问题提出了解决方案，以期为电子政务工作人员提供帮助。

【关键词】电子文件；归档工作；档案管理系统

一、电子文件归档中存在的问题及原因

大型的企业在日常管理员工档案问题上，由于员工比较多，管理起来比较困难。同时电子文件归档中也会存在许多其它问题。首先是电子文件自身的原因，使归档难以进行。其次，存在电子文件归档不全的现象。最后，就是电子文件归档方法有问题，不利于电子文件的利用。

（一）电子文件自身的客观性特征，一定程度上使归档存在问题。1.电子文件本身要经过多个系统，这样就会加大整理的难度。电子文件不同于纸质文件，它对设备的要求比较高，电子文件要想被读取只能通过数字设备上面的软件系统。再加上电子文件能够轻易被删减、复制和损坏等特点，就更容易在归档中出现问题。一份电子文件的处理过程要经过很多步骤，它的形成同样也不容易。将一份电子文件处理好，需要很多其它部门协同，最终才能归档。另外，一份电子文件本身就涵盖很多内容，结构上需要规范。因此，一次是不可能完成的，需要经过多次修改，这样就会导致文档内容和结构比较分散，就会使管理人员很难管理电子文件。2.形成的电子文件格式多种多样，不方便转化及后续处理。电子文件的形式有很多种，如文本文件、视频文件、图像文件、数据文件、图形文件等。电子文件的格式也有很多，像常用的格式有WPS、PDF等，像通用格式有TXT、JPEG等。对于我们常用的格式来说，它不是那么规范、不通用，因此在进行归档过程中也不太顺利。电子文件管理员需要将常用文件格式改为通用文件格式。在进行格式转换过程中，文件的内容可能会出现乱码的现象。

（二）电子文件归档不全现象较为明显。在电子文件进行管理过程中，文件归档不全面是一个比较大的问题。电子文件归档不全的原因有：一是电子管理人员缺乏电子文件管理意识，不能很好地管理电子文件。二是业务系统生成的电子文件，被需要的工作人员打印拿走后，就没有把电子文件再保存下来。三是电子文件被打印成纸质版后，人们主要用纸质文件，没人管理电子文件。四是电子文件需要存储起来，由于存储设备不安全，就会导致电子文件被破坏。五是各个立档单位的电子文件没有确切说明保存的期限。

（三）电子文件分类整理方法问题突出，不利于电子文件的存储、检查及利用。电子文件需要通过文件夹的形式才能被存储起来。它是一种非结构化数据，其中文件就是最小单元。对于电子文件管理方式一般是根据年代、机密的级别、机构等因素來进行整理。但是这样的管理方式不便于存储，也很消耗时间。一份电子文件要想归档好，还要从十几个文件夹中找到自己需要的那个文件夹，再将它复制粘贴到另外一个文件夹。此外，对于这种整理方法可能还会出现其它问题，如在写一个方案时可能需要用到很多的东西如视频、图片等，因此在形成电子文件时也会有很多形式，像视频文件、图片文件等。当把这个方案进行存储时，就会被保存在不同的文件夹，再进行利用时就很不方便。

二、解决电子文件归档问题应采取的措施

对于电子文件归档中出现的问题要提出相应的解决方案，目前主要的解决措施是针对电子文件本身的特征，需要将格式规范，同时要设置归口。对于电子文件收集不齐的情况要采取多种方式进行解决。

（一）针对电子文件的特点，在口径上和格式上进行严格把关。1.在办公系统和业务系统中需要设置归口，以增加电子文件导出功能。比如，在系统开发时就要按照电子文件的规则去进行。首先要在系统里面加入导出接口，这样就可以导出通用格式的电子文件，这样就可以直接归档，无需其它步骤了。2.对电子文件格式需要严格把关。日常生活中我们使用的是电子文件的常用格式而不是通用格式。通用格式是全世界通用的，而常用格式只是小范围的适用。但是常用格式在某一区域或某一国家是适用的。因此，对于电子文件来说，一方面常用格式可以不转化直接归档。另一方面，除通用格式和常用格式之外的格式，需要借助其它工具转化为通用格式再进行归档。

（二）多措并举，全面解决电子文件收集不全的问题。全面解决电子文件归档不全问题，主要从以下五个方面。第一，要制定适于各自企业的电子文件管理体系。第二，要注意电子文件的归档时间。对于一些很重要的电子文件要及时收集起来，不要将重要文件中的任何小细节给漏掉了。第三，要将定期和不定期结合起来，把个人的所有电子文件都整理好，要既保存电子文件又保存纸质版。第四，对于要长期存储的电子文件，要提前备份以防出现意外。第五，各个公司要根据自己的实际情况来制定电子文件的保存期限表。此外，档案管理人员也要提高管理能力，这样才能更好地管理电子文件。

【参考文献】

[1]王琳.我国建设工程电子文件归档存在的问题[J].城建档案，2008（2）：49-50.

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