干部人事档案数字化功能探讨

章丽华

摘 要：随着现代化科技的发展和进步，网络服务为干部人事档案管理提供了技术支持，干部档案数字化则是将人事档案信息转为电子档案，这是现代社会发展对人事档案管理工作的基本要求，也是人事档案管理可持续发展的必然趋势，现代化人事档案管理要求档案管理实行流程合理、在线控制、动态监管，人事档案数字化能使档案保存更为完整，查阅更方便，能够精、准、快的查到所需要的档案信息，提高了人事档案管理工作效率。

關键词：干部；人事档案；数字化；功能

干部人事档案是历史地、全面地考察了解干部、选拔干部的重要依据，记录着干部基本信息 、个人经历 、业务水平、 工作业绩等情况，是人事管理工作重要组成部分，人事工作是离不开人事档案。随着科学技术的进步与发展，传统的人事档案管理已不适应当今社会发展，人事档案数字化是人事档案一种创新，是新时代的管理模式，数字化建设是对传统干部人事档案工作的创新举措，它将档案材料收集、整理、统计、查阅等工作进行数字化管理，使档案的收集与管理和数字化技术有机结合，通过网络系统实现了对档案的多维度管理，改变了手工查阅档案的方式，提高档案的工作效率，人事档案数字化既能有效地保护纸质档案，又能从根本上防止人事档案涂改造假行为，这是党管干部，从严管理干部人事档案的举措，人事档案数字化对档案现代化管理和利用具有重要作用。

一、人事档案数字化是时代发展的需要

在当今社会大环境下，人事档案管理在不断发展过程中其发挥的作用更强大，受重视程度越来越高，在网络技术发展日趋成熟的今天，通过数字化技术的发展和应用，构建人事档案数字化的工作模式，提高了管理工作的效率，实现人事管理可持续发展，档案数字化对档案现代化管理和利用具有重要的作用。

（一）人事档案数字化可提高现代人事管理水平

人事档案数字化可以使干部人事档案管理走向高效运行轨道，通过严格审批登录用户和终端设备，在明确责任权限情况下，人事档案数字化为数字化档案的使用提供制度保障和技术保障，传统的人事档案管理，需要管理人员对大量材料进行整理、归类、查阅等工作，程序繁琐且效率低，有时还可能出错，人事档案实现数字化后，极大减轻复杂流程，操作便捷，管理人员在查阅权限前提下，通过人事档案信息平台系统，可以对人员信息进行搜索，并对相关信息进行统计分析，随时调阅人员档案材料，包括对人员信息进行查阅、下载等服务，形成信息源的搜集、存储、管理等服务体系，可以实时在线共享，延伸人事档案的应用功能。同纸质档案相比，其安全性更高，不需考虑潮湿、霉变受损等不利因素影响，也不受空间的限制，提高了存储空间利用率，促进人事档案管理现代化发展。

（二）人事档案数字化促使人事档案利用便捷化

信息时代的数字化及由此提出的数字信息管理模式，已影响着人力资源管理工作，传统纸质人事档案材料适应性强，有着原始凭证作用，但是它的利用效率低，查阅不方便，需要利用大量设备存储，占据空间较大，难以适应档案现代数字化和管理网络化需要，给档案管理带来很大困难，影响档案的工作效率，而人事档案数字化是利用网络技术，采用扫描仪等设备对人事档案进行数字化处理，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能被计算机识别，具有信息录入、档案扫描、存储备份、提供利用等功能，通过输入数值能够查找干部个人档案信息，降低了纸质档案的人为破损，管理成本也大大降低，人事档案数字化不再受异地限制，空间限制，纸质人事档案形成电子版后，在电子档案管理系统中可以集中存储，统一管控，只要有了相应权限，就能够把复杂的工作简单化，管理人员能快速归档材料和查阅档案材料，节省逐卷逐页查阅时间，同时不受地域限制，在异地可以进行阅读、查询，扩大档案存储空间的使用效率。

（三）人事档案数字化可提供档案安全保障

干部人事档案是党和国家的机密，干部人事档案管理是一项政治性、专业性、保密性很强的工作，维护干部人事档案信息安全是维护国家和组织的利益，也是推动人事档案管理改革的动力，确保人事档案信息安全是做好人事档案数字化的重要任务，纸质人事档案所记载着干部的基本情况和个人成长经历，在晋升晋级等方面具有重要作用，但档案原件具有易腐蚀、霉变，频繁翻阅会造成对原档案的毁害，会出现文字模糊不清，人事档案数字化是对人事档案进行数字化加工，备份，转化成电子数字档案，处于较为安全级别保存状况，一般不会出现信息丢失情况，同时建立身份认证体系，加密存储体系等安全保密管理机制，定期对档案数据进行备份，同时对软件使用上需要根据科技发展和程序更替进行更新，保障信息完整，重视网络病毒的防护工作，定期对信息管理系统杀毒防毒，确保防火墙不受攻击，确保系统运行的安全，保障干部档案信息安全，可以有效保护档案原件，以免丢失和损坏无法恢复，不会被非法利用、更改和销毁，同时也避免涂改造假行为，延长档案原件的保存和使用寿命，有利于档案保护和利用，而且这种保存方式安全长久，不会轻易丢失，这种存放方式，提高档案信息的安全性，也提高存储空间使用效率，随用随查，方便快捷。

二、干部人事档案管理面临问题

我们大多数人事档案还是使用传统管理模式，查阅档案采用手工操作，使用不方便，工作效率低，档案材料录入不及时，没有及时更新，造成档案信息不准确，对人事档案数字化管理和利用造成一些影响，人事档案管理软件需要高配置，如果是自主研发的可能存在各种问题和缺陷，很难达到数字化管理软件的硬件需求，造成与档案数字化要求不匹配，没能达到档案数字化管理的要求，另外数字档案与纸质档案不一样，它的信息是以计算机数据形式存在的，档案数据可以非实体复制迁移。如果计算机硬盘损坏可能造成档案丢失。数字化档案存储空间小，携带方便，容易造成档案信息泄密，数字化人事档案保密性难度大。针对出现一些问题和薄弱环节，首先我们要研究解决档案管理中突出问题，积极推动人事档案管理改革和创新，需要加强人事档案管理，创新人事档案管理的方法和措施，制定完善的相关政策和防范措施，这是开展管理工作最基本依据，只有完善制度建设才可保证档案管理按规定流程进行，使人事档案工作制度化、标准化、规范化，同时要加强对人事档案人员的管理，有些管理人员没有经过专业培训，对现代化技术和方法不够娴熟，使用计算机网络技术还存在一些难度，因此档案管理队伍建设迫在眉睫，需要充实管档干部力量，优化结构，选派政治可靠、责任心强、公道正派、业务素质高的中共党员充实到干部档案管理工作，保持干部队伍稳定，同时还要加强管档人员的培训和教育，使其提升档案管理知识，适应新时代、新规定、新方法，同时要加强职业道德培养，提高档案人员的综合素质和管理水平，同时要关心档案人员的工作和生活，切实解决档案人员的职称、晋级晋升等实际问题，提高福利待遇，充分调动工作人员的积极性，建设一支作风精良、踏实肯干、业务娴熟的人事档案队伍，在档案管理中发挥更大的价值和功能，不断提高人事档案管理水平。

参考文献：

[1]广播电视档案管理存在的问题及对策[J]葛雪峰，林哲浩.兰台内外.2016（06）.

[2]强化事业单位人事档案电子化管理的策略与思考[J]邹丽敏.办公室业务.2017（20）：170.