大数据时代下的企业档案管理应防止“三个效应”

刘靖

“大数据”时代对企业档案管理工作既创造了新的机遇，也形成了巨大挑战。企业档案管理部门要积极应对大数据带来的环境变化和需求变化，充分运用大数据、智能化、移动终端、云计算、物联网等新技术，颠覆传统的数据采集、共享、开发流程，创新企业档案管理方法，更加全面地提供档案信息服务，更加深入地发掘企业档案潜在价值，更加有效地服务企业现代管理体系建设，让档案管理事业在大数据时代转型升级、提质增效。

一、对企业档案工作的认识要高，防止层层衰减的“涟漪效应”

“涟漪效应”又称“衰减效应”，是指技术、信息、经验和新观念等在经济区域之间扩散传播的过程，能量逐渐消耗、速度逐渐降低、影响逐渐减小。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”充分说明了档案工作的重要性。就企业而言，档案是企业资产的可靠证据、企业管理的重要基石、企业传承的历史文脉、企业管理者的履历本和护身符，在一定意义上，档案是企业生存发展的核心资源和重要资产，具有货币无以替代的价值，对于弘扬企业优良传统、增加企业历史积淀、提高企业文化气质，促进企业竞争力提升和可持续发展具有重要意义。因此，企业管理者应当高度重视档案工作，将其作为落实中央要求的题中之义，作为新形势下企业改革发展的内在之需，作为企业管理者的应尽之责，把档案工作牢牢抓在手上，层层传导压力，层层落实责任，坚决落到实处，防止“涟漪效应”发生。

二、对企业档案管理的思路要新，防止因循故步的“定势效应”

所谓“定势效应”，是指人们如果长期工作和生活在相对稳定的环境中，就会形成一种固定的思维和行为模式，这种思维和行为模式一旦形成，惯性的力量会使这一模式不断自我强化，很难改变，久而久之就会墨守成规、故步自封，定势效应给我们的启示是：现在形势发展和科技进步日新月异，如果我们沿用传统的思维和行为模式，看问题、想办法、做决策、推工作、干事业，就可能事倍功半、欲速而不达，甚至陷入南辕北辙、劳而无功的困境，这是需要我们应当尽力避免的。

随着大数据时代的到来，大数据、智能化、移动终端、云计算、物联网等新技术广泛应用，电子商务方兴未艾、蓬勃发展，电子文件迅猛增长，日益取代纸质文件成为企业文件存储的常态和主流，但电子文件的归档保存和安全利用还是薄弱环节。必须深入研究、准确把握新形势下档案工作的特点和规律，适应大数据时代要求，坚持问题导向，不断探索创新档案管理方法与手段，以利于有效防止定势效应。

1.在总体把握上，牢牢把握“全覆盖”“四同步”

“全覆盖”，即将纸质文件和电子文件全部纳入档案管理范围，避免管纸质文件不管电子文件、管管理类电子文件不管业务类电子文件的“两管两不管”现象，确保档案管理全覆盖、无遗漏、应管尽管、安全利用。“四同步”，即将档案管理与业务工作同步部署、同步实施、同步检查、同步总结验收，力求同频共振，相得益彰，形成集成效应。

2.在收集归档上，积极推进“两化”

一方面，积极推进增量档案电子化，以国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》为指导，将电子文件纳入归档范围并合理确定其保管期限，积极推进建立电子档案，提升档案管理的信息化、自动化和便利化水平。另一方面，积极推进存量档案数字化，对传统载体档案的来源、类别和成分进行系统梳理，坚持总体规划、分期实施、需求导向，推进数字化工作，为档案资源共享和档案信息深加工创造有利条件。

3.在开发利用上，着力拓展“两度”

一方面，拓宽广度，不囿于史、志、大事记、基础数字汇集等传统的编研形式，通过主动报送或推介档案信息、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等多种形式，开辟档案开发利用的新途径。另一方面，挖掘深度，加强对档案信息的深度开发，不断挖掘档案的潜在价值，提供深层次、高质量的档案信息产品，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库、知识库”，更好服务企业科学决策和管理。

三、对企业档案安全的防护要严，防止蚁穴溃坝的“蝴蝶效应”

“蝴蝶效应”是指一只南美洲亚马孙河边热带雨林中的蝴蝶，偶尔扇几下翅膀，就有可能在两周后引起美国得克萨斯州的一场龙卷风，初始条件的极小偏差，将会引起结果的极大差异，这与“千里之堤，溃于蚁穴”的道理是一样的。从档案安全来说，如果对一些苗头性、倾向性问题不管不顾，同样存在“蝴蝶效应”的隐患。久而久之，将会扩散升级，导致“蚁穴溃坝”，严重危害档案安全。必须建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，坚持隐患严查、保管严防、保密严管、应急严控“四严并举”，切实防止“蝴蝶效应”。坚持隐患严查，建立健全档案安全检查和考核制度，经常性开展档案安全排查整治，及时消除隐患、堵塞漏洞。坚持保管严防，严格按照有关规范和标准改造或新建、扩建档案库房，提高档案库房安全防灾标准，采用先进安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件。坚持保密严管，严格執行档案安全保密管理制度，加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，确保涉密档案存储、传输和利用绝对安全。坚持应急严控，建立档案安全应急处置协调机制，制定应急处置预案，定期开展应急演练，确保应急机制关键时刻发挥作用。把档案馆（室）列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。