高校数字科研档案资产管理研究

文 / 廖吉江

高校科研档案作为一种重要的资产，具有重要的再利用价值，是高校教学与科研人员用多年的心血和汗水凝聚的科学研究劳动成果，是高校各项教学和科学实验活动最真实的记载，反映了特定时期本单位各项活动的总体概况，是精准记录高校各项科研活动以及教学信息成果的储备形式。资产管理是指资产管理人根据资产管理合同约定的方式、条件、要求以及限制等条件对资产进行运作管理。本文所称的资产管理是将高校的教学科研档案作为一种资产进行管理并运作，以充分发挥档案资产的重要作用。数字科研档案资产管理就是将高校教学和科研活动中形成的档案作为一种重要资产，实施数字化管理。本文旨在分析国外数字科研信息档案的常见管理策略，并结合我国国情，阐述高校层面数字科研信息资料的创新管理方案。

一、国外数字科研档案资产管理的主要做法

在数字化时代，国外的政府组织、科研机构以及高等学校对信息资产、数字资产的管理十分重视，开发设计了新型实用工具和技术方法以加强机构信息资料的整合与管理，而新型工具同样适用于机构档案资料的综合管理。基于此，它们能够有效创新现阶段数字档案的管理机制，发挥数字科研档案的最大价值。

（一）查尔斯特大学推出的信息资产识别方案

开展科研档案管理首先要对科研档案资产进行识别。早在2015年，澳大利亚查尔斯特大学颁布了涉及信息资产识别的相关方案，统称为《查尔斯特大学信息资产识别指南（CSUInformation Assets Identification Guide）》。该文件基于计算机技术层面展开对识别虚拟资料的阐述，虚拟资料主要包括信息资产、相关电子数据资产以及电子档案等。图1主要描述了三种信息资料内在逻辑性。

图1 信息资产、数据资产和电子档案资产的联系

首先，信息资产是影响构建实体对象的重要因素，信息资产会推动数据资产中实体对象的生成。这意味着数据实体有可能是搭建信息资产的基础性元素，并与信息资产形成了某种联系。其次，数据资料一般由两部分构成，即数据实体以及数据属性，数据实体要含有至少一个既定属性，主要用来对实体对象的特征进行描述和记录。再次，数字实体和电子档案往往会进行转化，这是因为电子媒介会固化数字实体，形成独立个体或者相应的数据组，固化后的数据对象就成为电子档案。这类档案主要以非结构化数据为主，如音像以及网页等。这些数据形式并不能用统一的元数据标准进行描述。此外，还存在一种特殊性的结构化数据，如由字段可变数据库生成的数据等。

（二）英国高校数据资产管理框架研究方法

在英国，对于数据资产管理研究的主要机构是高等学校的科研部门，研究对象也主要集中在高校科研部门所产生的科研档案。其采用的研究方法是制作调查问卷和进行结构性访谈，研究的工具是数据资产审计软件。研究过程是对机构相关人员进行问卷调查，对数据资产的基本情况进行调查了解。问卷包括个人的基本信息、科研信息和科研数据方面。科研信息和科研数据主要包括：数据资产的类型和文件的大小、数据资产的所有权归属和重要程度、保存期限以及更新、备份等相关信息；访谈是对问卷的有效补充。设计开发的数据资产审计软件包括：与数据资产有关的政策、兄弟昂管的调查问卷、数据资产管理登记簿。数据资产登记管理簿所登记的事项包括数据资产的内容、技术、渠道，为实施数据资产审计做准备。

（三）数据资产审计软件框架设计和实施流程

数据资产审计软件框架的设计应具有广泛的实用性和对相关数据的自审方式方法。审计的定义是“获取证据并客观的评估以确定测量指标达到要求的符合程度的系统的证明性过程”。本文中所阐述的数据资产审计，实质上是对数据资产进行客观评估的过程，与上述审计定义相符合，实施数据资产审计是管理数据资产的重要手段。这主要包括制定审计计划、对数据资产进行鉴定并予以分类、对数据资产进行评估和提交审计报告。数据资产管理机构同意进行审计后，由审计人员填写调查问卷并对相关调查问卷信息进行分类，主要围绕什么是数据资产、为什么要对数据资产进行管理、由谁对数据资产实施管理、在什么地方实施管理、管理到什么时间为止以及怎样开展对数据资产实施管理等问题，对数据资产管理全过程进行审计，实现数据资产的合理开发和有效利用。

二、构建我国高校数字科研档案资产管理的建议

通过对国外有关信息资产、数字资产管理的分析，结合我国高校数字科研数据档案资产管理的实际情况，借鉴国外数字科研档案资产管理实用型工具和有效方法，可以探索我国推进高校数字科研档案资产管理的措施。

（一）构建全面的资产审计制度，防止科研档案资产流失

我国应借鉴英国的数据资产审计制度，构建一套完整的数字档案资产审计体系。通过审计体系的制定加强数字科研档案资产的管理，有效预防数字科研档案资产的流失。这是推动高校数字科研档案管理机制创新的必要前提，也是加速档案管理规范化、信息化的有力保障。高校数字科研档案管理部门在审核制度中需要详细规定审计内容、职责，并形成规范化和制度化。审计有助于对高校数字科研档案资产的重要程度和档案资产的所有权进行鉴定，对相关数据资产的数量进行准确的统计。审计制度内容还包括数据资产的创建人信息和管理人员信息，以便对数字科研数据档案资产的所有权进行定位，再此基础上建立严格的问责和惩戒制度，以有效防控泄密或数字档案流失事件发生。

（二）规范和创新高校数字科研档案的管理层级和模式

档案资产管理对技术有严格的要求，即具备很强的专业知识和专业技能。档案资产管理涉及的工具开发以及运用都面临诸多问题，执行难度较大。此外，与常规档案资产相比，高校数字科研档案资产兼具理论价值和推广价值，是国家和高校重要的科研资源，是社会的无形资产。因此，可以由政府或者高校提供统一的开发工具对高校数字科研档案资产进行深度开发。以澳大利亚为例，昆士兰从政府层面对数字档案信息资产进行明确划分。英国国家档案管理颁布和实施了信息资产管理的相关文件及DAF 对数字资产进行审计等，即使用了此类开发工具。上述开发工具和实用方法为政府和企业对数字科研档案资产管理的开发和有效利用提供了参考，避免了由于机构不同而采用的不同标准。可由国家相关部委牵头，各职能部门跟进进行资源整合，加强各部门的沟通与协调，集中加强与数字档案识别的相关工作，优化信息检索逻辑、加强对常规登记与集中管理，加强档案资产价值评定与深入审计，并把讨论的重点纳入信息资产管理指南范畴，随后运用指南指导企业或者高校科研档案资产的管理事宜。但是，任何单位都要在国家统一的政策框架内，依据自身档案特点，制定出符合自己需求的具有个性化特色能够实现资源共享的数字科研档案资产管理方案。

（三）建立高效的信息技术管理手段

提升数字科研档案资产管理的信息化程度，全面实现高校数字科研档案资产管理的信息化，要重点研发和使用数据资产审计软件，有效提升数据资产的使用效率。实质上，数据审计软件是一个能够存储数据的软件并可以提供资源共享的平台。通过该平台，可以对数据资产的利用状态进行鉴定，并了解该数据资产的价值，能使数字科研档案资产的价值得到提升。通过查阅和访问该数字平台，可使更多的人对数字档案资产进行了解。该平台软件可以对数字科研档案资产进行长期存储，有利于长期发挥效能并实现数字科研档案资产的保值增值。

（四）借鉴国外先进经验，推动我国数字科研档案资产管理工作进程

国外的数字科研档案资产管理模式给我们带来了启示。对于高校数字科研档案资产的管理，并不是简单地将纸质档案信息输入计算机和相关的软件系统，简单地实现科研档案资产管理数字化，而是要在全面实现科研档案资产数字化管理的基础上，建立一整套科学的审计管理体系，对数字科研档案资产管理的全过程进行审计，从制度上以及管理上防范和控制数字科研档案资产管理可能产生的风险。

为了实现数字科研档案资产的安全管理，高校或科研院所要成立数字科研档案资产管理联盟。该联盟要广泛吸收高校科研机构或科研院所的科研人员、科研管理人员、档案管理人员、计算机软硬件系统操作、管理和维护人员等相关人员参与，对数字科研档案资产管理审计软件进行设计开发，对具体工作进行协调和沟通，制定相关政策和规章制度，制定风险防控预案，对可能产生的各种风险进行防范和控制。数字科研档案资产管理的全面审计工作对我国还比较陌生，因此要选取一两个高校科研单位进行试点，对审计方案框架进行不断的优化和改进，取得经验后再扩大试点范围。取得成熟经验并具备推广价值后，再进行全面推广。推广使用后，要不断地听取用户的意见和建议，实时发布相关的软件补丁，对可能产生的系统漏洞进行修补，严密监控系统风险，保证数字科研档案资产管理审计软件的安全运行，进而实现数字科研档案资产的有效管理。

国外的实践经验告诉我们，高校数字科研档案资产管理是一项复杂的工程，需要多方面密切配合，尤其是需要领导的重视、档案管理部门的鼎力支持和科研部门的全力配合；要树立以人为本的发展理念，注重数字科研档案资产管理的硬件设施建建设，加大资金投入，加快计算机硬件设备和技术的更新改造，加速计算机系统应用软件设计开发，促进我国高校数字科研档案资产管工作的健康发展。