档案管理转型研究

张爱英

摘 要 随着社会信息化的快速发展，档案管理当前已经实现了管理模式的转变，成为信息管理模式。本文结合社会环境、档案管理工作特点，分析了档案管理转型。

关键词 社会信息化 档案管理 转型

随着人们信息意识的不断增强，当前利用信息已经成为大众的共识，因此开展更为有效的社会服务活动得到了人们的重视。传统的档案管理理念和服务方式受到了前所未有的冲击，档案信息的获取和利用方式越来越多样化，传统的档案利用者、科研人员和社会公众对档案的信息需求也呈现出个性化和多样化。在这种背景下，传统的档案管理理念和服务方式已经无法有效地满足公众的信息需求，这制约了档案管理工作的进一步开展。

档案信息在信息资源中占有重要地位，主要记录大量的原始信息，有利于维系社会时空性与联系性。档案信息要想为人民大众提供更全面、更系统的服务，则需转变服务模式，逐步淘汰传统意义上的“实体管理”，而采用“信息管理”模式，主要依靠综合档案馆与内部管理机构，全面收集社会档案信息，以及存在于不同系统、不同行业中的档案管理信息，逐步建成一个相对完善的档案信息数据库，将大量的档案信息收入其中。

要想达到这一目标，要求档案管理部门应用最新技术手段，创新服务模式，才能有利于全面推进档案管理工作与档案事业的发展。

一、社会信息化视角下档案管理转型的阐述

要想淘汰传统的管理模式，将全社会的档案信息集中在一起，创建大信息时代，从而提供更加全面、更加优质的服务，就需掌握社会信息化模式下的档案管理内涵，基于社会信息化视角的档案管理转型就是把存在于全社会不同领域、不同行业的信息集中在一起。但依据当前的实际情况来分析，我国的档案信息资源分布较广，不同信息缺乏必要的联系，出现了信息孤岛。档案管理部门只负责管理一级部门的档案和有代表意义的二、三级部门档案，导致大量的档案信息不能进入档案馆，造成了信息资源浪费的现象，信息不能实现全覆盖。在社会信息化要求下实现档案管理的转型则需依据大众对信息的需求，应用当前信息技术手段，将存在于全社会的信息资源集中在一起，达到档案信息的全覆盖，创建应用数字化的档案信息服务，分不同阶段将大量的社会档案信息集中在一起，从而将更全面、更优质的档案信息服务提供给大众，逐步形成科学化、规范化、合理化的管理模式。

二、社会信息化视角下档案管理转型的内容

在社会信息化发展下实现档案管理模式的转变是一个长期任务，要耗费一定的人力物力，档案工作才能顺利开展。基于社会信息化的档案管理模式的转变是一个不断发展的过程，在信息技术的不断发展中，用户的需求也千差万别。所以，实现档案管理模式的转变主要依靠数字化技术与网络技术，有效集中档案信息，不但要集中、处理、加工大量的信息，而且还需进一步创建全国性的档案信息服务中心。

（一）要实现档案的数字化转换

要想进一步开拓现代网络信息服务渠道，则需充分应用数字档案，不受时空限制。档案信息数字化就是利用数字化技术、数据压缩技术、高速扫描技术，将纸质文件、音像文件等转变为电子档案，形成档案数字信息库。档案信息数字化主要内容涉及目录信息与全文信息的数字化。一是目录信息数字化。这在档案信息数字化转换中发挥着重要作用。只有具备有序的目录信息，才能做到科学管理档案与分类，有利于大众在应用档案时准确、及时地找到档案，有利于推动档案管理的转型。二是全文信息的数字化。档案管理部门发挥扫描技术的作用，将卷宗内容转变为影像信息，利用文字识别技术转变影像的格式存储在计算机当中。然后根据不同大众的需求，对其进行分類和整理，大众可以在馆内查询，也可以在网上检索，从而实现有步骤、有重点地开展档案数字化工作。

（二）要完善档案信息网络化的服务渠道

档案信息服务应该依靠互联网，建立本地区的档案局域网。进一步设立档案门户网站，以所在省份的省级档案馆为中心，集中当地档案信息资源，达到资源共享，提供“一站式”服务。大众在利用信息时可以登录门户网站，点击相关链接，从而找到自己需要的信息。这种管理模式不但有利于提供更加广泛的服务，而且能够保证将真实、安全的信息提供给大众。

信息服务中心是以该区域的数字档案馆和门户网站为依托，向大众提供远程服务。信息服务中心包括对区域内各个档案机构的介绍，使大众了解该区域内档案机构的情况。同时，要在信息服务中心的门户网站上设置一键式检索服务，依据档案信息的来源、类别等设置，用户通过输入关键字就可检索到信息。

（作者单位为巨野县民政局婚姻登记处）

参考文献

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