论无纸化办公为档案工作带来的利与弊

张琳

摘要：近年来，随着科学技术的不断发展，很多办公的方式都已经开始向无纸化办公方向转变，档案管理工作也是如此，无纸化办公的出现给档案管理工作带来很大的便利，与此同时也出现了一些问题，要想使得无纸化办公更好地促进档案管理事业的发展，就要解决好实际工作中的问题。笔者通过对无纸化办公的利弊进行介绍，提出几点解决的措施，仅供参考。

关键词：无纸化办公；档案管理；利；弊

由于长期在办公室工作，每次遇到阶段总结，上级检查忙着整理材料时，与同事时常开玩笑，你今天又砍了多少颗树？也时常感叹纸张的浪费、文件的繁琐和检索的困难。一年又一年的纸质档案也占据了不少的办公室的空間，相当于当下大量的现代化办公设备、发达的通讯网络而言，传统式的纸质文件材料使用、运转实在是人力、物力的巨大浪费，同时也造成了环境的污染破坏。科学发展、可持续发展、节能减排、提高效率的理念已在人们脑海中得到认可，我们更需要做的是把这一思想理念付诸实践—我们需要无纸化办公。无纸化办公在办公效率与质量的提升方面的确起到了极大促进作用。俗话说“有利必有弊”。虽然无纸化办公对档案工作的开展带来了诸多正面影响，但同样也存在一些负面影响，对档案工作的开展带来了诸多困难。下面我就谈谈无纸化办公为档案工作所带来的利与弊。

一、无纸化办公为档案管理工作带来的利好

第一，改变了档案的媒介方式与传递方式。首先，从媒介方式来看，在无纸化办公环境下，磁盘、网络数据流、移动存储等载体将取代传统档案管理模式下的纸张、胶片，这样的转变无疑将对档案管理工作的所有环节带来影响。其次，从传递方式上来看，在无纸化办公环境下，计算机网络技术将取代传统的人工传递，通过对现代计算机网络技术的利用能够跨越时间与空间的限制，实现对档案信息的实施检索与传递，将进一步推动档案管理的自动化发展。第二，改变了档案文件的建立方式与存储方式。在传统“单机版”的档案系统下，档案文件的建立主要是依靠键盘输入，而无纸化办公环境下的建立方式将更具多样性，如摄像、扫描等。与此同时，存储的方式也将由磁盘存储备份、单机硬盘备份转变为服务器集中存储或云存储的方式，这样的存储势必将更具完整性、安全性，在档案的查阅上也更加简便、快捷。第三，促进档案管理网络化发展。以往，在利用计算机对档案进行管理时，基本上都是在信息的二次利用上，而要想让档案二次信息的存储与利用转变成为一次信息的存储与利用就必须将“单机版”的管理系统转变成为“网络版”。显然，无纸化办公即能够实现这一点，通过对单机版信息的提取来构造网络版系统，最终实现信息的共享。

二、无纸化办公为档案管理工作带来的弊端

第一，文件底稿的收集缺乏完整性。在无纸化办公环境下，档案资料起草的原始文稿都是在计算机上直接完成的，这就使得档案的原始文件无法产生纸质稿；而对于电子文稿大都只保存最后的定稿，这样对于领导的修改痕迹，无法在电子文件中得到体现。第二、无纸化档案信息无法保证可读性。我国传统的档案管理方式都是对纸质的档案进行管理，无纸化的档案管理都是对电子信息进行管理，这种管理方式极大地方便了工作人员的工作，但是由于技术问题的限制，会因为一些硬件设施的损坏，使得档案信息丢失，或者是暂时不可查看的现象，就会严重影响工作的正常开展。第三，难以判断档案是否具有原始性。原始记录性是档案的本质属性，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，才使得档案有别于图书、情报、资料等其他信息，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效力，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战。在办公自动化系统中，一切都是在电脑上完成，它便于修改，便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在，也就谈不上具有法律凭证的作用。第四，网络传输的不安全性。随着黑客攻击、窃取手段的不断提高，网络的不安全性也随之增加，机关档案涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等，一旦保密信息被泄露，将造成不可预估的损失。

三、当前应采取的对策

第一，我们要探索并完善纸质档案与电子档案并行的管理机制。就长期保存来说，纸质文件明显优于电子文件。但就反复的检索与利用而言，电子文件则具备了较大的优势。因此，为了进一步增强档案管理工作的实效性，我们理应将纸质档案与电子档案这两种载体文件在一定阶段内进行并存，简单来说就是在电子文件存入到光盘或硬盘之后，再通过打印输出纸质文件后才完成保存处理。这里需要注意的是，由于电子文件具有虚拟性特征，缺少了传统管理中的验证环节，所以我们理应做好定期定时的备份工作，预防信息丢失的问题出现。

第二，使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

综上所述，纸质档案拥有电子档案所没有的优势特点，所以在未来无纸化办公的世界里纸质档案仍占有不可替代的地位。但是在当今信息化社会，纸质档案与电子档案在当前以及今后很长一段时期将互为补充，取长补短，长期并存。纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自所长相辅相成，为社会发挥其巨大的作用。

参考文献

[1]宋文.浅析无纸化档案管理面对的新挑战[J].卷宗，2013（7）.

[2]张小琴.无纸化办公给档案管理带来的利与弊[J].城建档案，2014（4）.