数字时代欠发达地区城建档案的利用工作

陈云

摘 要：数字时代的到来推动了城建档案利用工作的改革和发展，一些欠发达地区由于地区经济发展和法律意识等方面还处于比较落后的状态致使城建档案的利用工作发展非常迟缓，伴随着数字网络技术不断的更新使城建档案工作的质量和效率得到很大的提高，数字化的办公形式和设备使城建档案的利用率有了大幅度的提高，而相对于发达地区来说欠发达地区的城建档案利用工作还是有很大的差距的，需要相关的工作人员对其进一步的研究和完善。

关键词：欠发达地区；数字时代；城建档案；利用工作

一、城建档案利用工作的现状

1.欠发达地区的城建档案利用工作

（1）城建档案利用率偏低。在欠发达地区城建档案工作的利用率是非常低的，工作空闲时间多的现象已经成为常态，只有一些需要移交档案用于备案的人前来办理业务以外，几乎就没有其他的人员会来查询或登记了。与其它流行行业的档案工作部门相比可以说是天壤之别。这样的利用率使城建档案的发展前景堪忧。

（2）城建档案利用主体和目的较为单一。城建档案管理工作的服务主体及目的较为单一，在欠发达地区所涉及的档案管理工作范畴都隶属于城市建设的范围之内，主要有城市改建扩建的建设工程、建设项目的地址选取与施工管理、城市建筑的维修与维护等等，这些工作的范围内主体的形式和目的都是相同的，长期的服务于单一的主体使城建档案利用工作的作用没有得到有效的提升，其价值和意义也就无法显现出来。

（3）管理设备过于落后。在欠发达地区并没有购进非常先进的管理设备，导致工作效率还是很低。欠发达地区由于经济条件的局限所购进的管理设备还是比较落后的，在工作中使用的状况不佳，还是需要人工进行查阅和管理，但是这种方法对档案的保存和利用工作非常不利，长期翻阅和放置的纸质档案材料会出现损坏和资料模糊的现象，对资料的利用也会产生困难。

（4）较低的服务层次。在欠发达地区的城建档案管理人员的工作能力水平普遍偏低，在编研和数字信息化管理的能力和水平不足以支撑档案管理建设的创新与发展。大部分的城建管理工作人员也通常是处于被动的工作态度和形式，都是等待相关人员来办理业务，不会主动去为相关人员提供服务，这种服务形式也是降低档案利用效果的主要原因。工作人员对城建管理利用工作的服务性质的不明确，导致服务低层次化的体现尤为明显。

2.降低城建档案利用率的主要因素

（1）法制意识低，档案资源匮乏。在欠发达地区人们的法律意识还是不强的，对城建档案管理的工作形式也不甚了解。就会导致城建档案管理部门所获取的档案资源非常少，再加上工作人员被动的工作服务形式就更难增加档案管理的资源信息量。虽然大部分的欠发达地区对城建档案利用工作的重视程度有所提高，但取得的效果甚微，档案资源还是处于匮乏状态。

（2）开放与宣传力度差。国家虽在大力的推行档案与法律意识，并在相关的法律文件当中都有明确的规定和说明，但在欠发达地区在档案管理的宣传和公开方面还是保留原有的档案保密观念，这就促使档案工作无法得到更多的利用和发展，城建档案的利用率还是不能得到有效的提高。

（3）数字信息化程度弱。数字时代的信息科技手段都是非常先进的，在发达地区城建档案管理部门都引进了较为先进的网络数字化设备，大大提高了档案管理工作效率。而欠发达地区虽然也有添置现代数字化的设备但是大部分城建档案管理人员都还不能熟练的使用这些设备，就使购进的设备被闲置。

（4）部门经费紧缺，利用费用较高。在欠发达地区由于经济水平、发展意识等多方面的原因使得相关部门对城建档案管理的资金投入很少，使得城建档案管理工作可利用资金处于紧缺的状态，因此档案管理部门就实行收取较高的利用费用来缓解资金紧张的问题。但较高的费用收取就会降低城建档案管理的利用率。

（5）缺乏专业的管理人才。现阶段城建管理部门的团队建设正在朝着年轻化、高学历、高素质的方向发展，但是年轻化的人员都缺乏一定的工作经验，在实际的工作中还是存在很多的问题，还需要不断磨练和充实自身的经验和专业度。这种现象在欠发达地区较为明显，并且欠发达地区的高学历人员还是极少的，大多数都是没有受过专业的知识学习的，专业的管理人才还是很缺乏的。

二、数字化与传统化模式的区别

1.多元化的利用主体

在利用城建档案信息资源于传统方式时，本馆的读者用户是主要利用对象。在数字技术条件下，更加普遍和广泛的联系得到了建立，伴随而来的是利用檔案的人数呈上升趋势，其中包括了社会团体、公民个人以及党政机关等。与此同时，日渐增多的还有境外的利用者。

2.现代化的利用手段

在城建档案管理工作当中要利用现代发达的网络数字化设备和技术来提高工作效率和质量，网络平台的传输和储存功能都是非常安全和稳定的，信息化的服务方式也可以提高档案管理的利用率。

3.便捷化的利用方式

查阅于档案馆，或在任何时间与地点查阅城建档案信息资料之于利用者所需求的，网络或其他媒介皆可以成为档案利用者获取信息的方式。

4.法规化的利用依据

档案利用的程序与原则，档案开放的范围及时限、档案的权限或形式以及档案利用者的权利和义务皆在法律法规之于档案公布中做出了明确地规定，提供法律依据以达到使档案利用得到保障目的的实现。

三、结语

目前我国欠发达地区的城建档案利用工作的发展状况是不容乐观的，其中法制意识低、档案资源匮乏、宣传力度差、数字信息化程度弱、利用费用较高、管理人才的缺乏等都是在成档案管理利用率低的原因，因此欠发达地区的档案管理部门人员要运用现代数字化的服务理念和手段有效提高利用工作的效率，促进城建档案管理的发展。

参考文献：

[1] 陈园园.数字时代机关电子文件档案管理利用研究[J].办公室业务，2017（17）：74-74.

[2] 周慧华.欠发达地区推进档案与电子文件登记备份工作的探索与实践[J].黑龙江档案，2015（1）.