大数据时代的企业档案信息化建设

杜晓宇

摘 要：随着我国经济的不斷发展以及现代信息的迅速发展，我国已经逐步进入到信息化时代。我国各大企业随着发展规模的不断壮大，产生了更多的档案数据信息，从而对企业的档案管理工作加大了难度，传统的档案管理方法已经无法满足现代企业发展的要求，因此各大企业逐步开始进行档案信息化建设，从而为以后企业的健康发展提供有力的信息保障。

关键词：大数据时代；企业档案；档案信息化建设

本文通过对大数据时代下企业档案信息化建设中的问题进行分析，从而提出几点建议促进企业档案信息化建设工作的顺利进行，为企业的现代化发展保驾护航。

一、大数据时代企业档案信息化建设中的问题

1.企业的档案信息化建设没有一个合理完善的整体规划

虽然我国很多企业都开始进行档案信息化建设，但是由于一些企业盲目的追求现代化建设，从而忽略了信息化的重要性，在档案信息化管理工作中，没有根据企业的实际发展情况来制定合理的信息化体系，从而阻碍了档案信息化建设的发展。在进行档案信息化建设工作中，因为没有一个完善的整体规划，所以很多信息化建设前的准备工作都没有做到位，在之后的工作中也无法保证其他环节的正常运转，所以也就无法对档案信息化的整个过程进行监督，从而使得企业的档案信息化形同虚设，没有发挥到真正的作用。所以这种情况在一定程度上会影响企业的工作效率。

2.企业的档案信息化建设没有一个统一的标准

随着科学技术的不断发展，信息技术也逐渐发展壮大，大多数企业针对档案信息管理工作都开始进行档案信息化的建设，但是档案信息化建设还处于刚刚起步发展的阶段，很多地方不够完善，不能发挥应有的作用，其原因之一就是各企业之间以及企业内部各部门之间没有一个统一的标准。每个企业都在建设档案信息化，但是如果企业在档案信息化建设前没有进行商讨，没有形成一个统一的标准，那么每个企业的档案信息化都有自己的数据处理软件，有自己的格式、管理方法等，那么企业之间进行信息交流就会出现障碍，达不到资源共享的目的，从而影响企业之间的合作。同时企业内部各部门的档案信息化标准没有统一，每个部门的档案管理都相对独立，部门之间没有进行交流与沟通，那么就不能使企业自身的档案信息形成一个结合体，企业的档案信息化系统也就无法发挥它的作用，企业内部各部门由于档案数据没有实现共同，部门与部门之间的信息交流缺乏，就会导致企业正常运营工作出现问题，从而影响企业的经济效益。

3.企业的档案信息化建设缺乏信息安全性

企业的各种档案信息中有很多都是企业的机密信息，是不能泄露的，但是由于企业的部分档案管理者缺乏信息安全观念，在档案信息管理的过程中没有做好防护工作，所以使得企业的信息遭到泄露，这就会对企业的正常工作造成影响，同时会给企业带来不必要的损失。

二、大数据时代下企业档案信息化建设的应对措施

1.建立一个合理完善的企业档案信息系统

企业在进行档案信息化建设的过程中，首先应该按照自身企业的实际运营情况来对档案信息化管理工作进行改革，不断完善档案信息化管理工作的各个环节，制定明确的管理标准和监督制度。其次企业应该利用现在的高科技术，对企业的档案信息数据库进行优化，不断开发先进软件来进行档案数据管理。最后企业的档案信息化建设应该根据企业的需求来建立信息资源库以及档案的信息管理体系，提高相关软件及程序的管理性能，增强档案数据的搜查、查找的功能，为企业档案信息化建设提供有利的技术保障。

2.为企业的档案信息化建设制定统一的标准

在档案信息化建设的过程中，企业与企业之间，企业内部部门与部门之间，应该就档案信息数据的整合、分类、管理、鉴别等环节制定一个统一的标准，把握好档案信息管理工作的每一个细节和方式。例如应该用统一的数据处理软件以及格式，用统一的数据管理方法，那么企业与企业之间、部门与部门之间就可以做到真正的资源共享，互通有无。另外还要对档案信息的搜集和管理工作进行统一管理，做好信息选择和整理工作。

3.增强信息安全观念，做好信息管理工作

在企业的档案信息化建设的过程中一定要对档案信息的安全性做好防护措施，企业应该对档案资料和数据信息的访问权力进行设置，没有经过允许的人员是不能进行信息共享和运用的，另外还需要增加各种网络维护和管理系统、杀毒软件等，确保企业档案信息的安全性，避免为不法分子盗用而危害到企业的利益。另外企业内部机密信息和企业外部信息应该分开管理，避免出现信息的混用及泄露情况。其次还需要提高档案管理工作人员职业素质，提高他们的安全观念，在工作中做好信息安全防护工作，避免因工作的原因而导致企业重要信息的泄露。企业可以对档案管理人员进行档案管理方面的知识技能培训，提高他们的管理技能。加强对管理人员工作的监督，让他们认识到工作的重要性，可以通过对他们制定一些激励制度，赏罚分明，不断提高他们的工作积极性，促进企业档案信息管理工作的顺利进行。

三、结语

综上所述，随着社会经济和信息技术的不断发展，各企业开始进行档案信息化建设，但是由于还处于起步发展阶段，各方面都还不够完善，所以会出现很多问题，因此企业需要根据企业实际运营发展情况以来完善企业档案信息管理体系，统一档案信息管理标准，不断提高企业档案管理人员的安全意识和综合素质，促进企业档案信息化建设工作的顺利进行，同时提高企业的经济效益。

参考文献：

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