分析目前建筑施工企业文书档案管理工作现状与对策

刘军

【摘 要】企业的档案可分为科技档案、人事档案和文书档案，企业的档案信息不仅能够为企业调整自身产业结构和组织、清算资产、对外经济扩张等提供依据信息，也能够为企业进入市场成为具有独立法人权利竞争者提供依据。目前，档案管理工作虽然已经受到了我国建筑施工企业的重视，但在文书档案的管理方面，仍存在着企业员工认识不到位、档案管理制度不健全等问题。因此，难以真正发挥档案管理工作在企业中的作用。对此，本文将从目前档案建筑施工企业文书档案管理工作的现状及存在的问题出发，分析加强建筑施工企业文书档案管理工作的对策，以期为相关建筑施工企业进行档案管理工作提供参考与借鉴。

【关键词】建筑施工企业；文书档案管理工作；现状和对策

一、目前建筑施工企业文书档案管理工作现状

据相关文献报道，目前，虽然在北京市及广州市的大中型企业均为承担工业与民用建筑、市政工程、地下铁道、市政基础施工、机械运输、设备安装的多元综合性企业，这些企业大多为信誉一等且资质一级的建筑施工企业，企业内部既设立专门的档案管理科室，又设有专门的管理人员，公司的档案管理部门实施对科技、文书、实物、会计等档案统一管理，且积极贯彻《企业文书档案工作管理办法》，并通过了企业档案管理工作目标的认定。但是在总体上，受部分企业档案管理意识淡薄的影响，我国建筑施工企业档案管理工作在整体上仍旧呈现着发展失衡、工作意识薄弱的状态。

二、目前建筑施工企业文书档案管理工作存在的问题

（一）企业员工对档案的企业资产认识不足。无形资产也是企业资产的重要组成部分。企业文书档案虽然记录的是企业活动，但其是企业无形资产的有形载体，公司在施工、经营和生产过程中形成的会议记录、协议、专利等档案资料是对企业宝贵财富的积累，在一定条件下这些档案资料会转变成有形资产，为公司带来相应的经济效益。然而，目前大部分企业在档案管理工作中受传统思想的影响，仅对固定、债权和流动资产等有形资产的整理给予一定的重视，而忽略了文书档案这一无形资产，这无疑为企业文书档案发挥经济效益造成了阻碍。

（二）档案管理制度不健全。目前，大部分企业的档案管理制度是依据企业旧的经营模式而建立。因此，难以与企业内新的业务制度相适应。

（三）对档案管理资产投入不足。近年来，施工企业受资金周转、企业债务等方面的影响，在档案管理方面的资金投入逐渐减少，这无疑会对企业内部文书档案的管理产生负面影响。

三、加强建筑施工企业文书档案管理的对策

（一）企业档案管理制度法制化。我国的第一部档案法典《档案法》的制定和颁布，标志着我国档案管理工作由行政手段向法治管理的转变。对此，首先，企业内部应健全档案管理工作。企业内部可建立专门的档案管理小组实施对文书档案的管理。小组内可由企业法人担任组长、总工程师和办公室主任担任副组长，小组成员由各个机关的主要人员担任。小组可每年组织一到两次会议，在对整个企业的档案管理工作进行检查的同时，也能够解决当中可能存在的问题。其次，建立企业档案管理网络，企业内部在建立专门的档案管理小组之外，也应组织企业内部的各个职能部门和基层单位设立兼职档案员，并设立相应的分管领导，以强化对档案管理工作的纵向管理。档案管理部门也可每年召开两到三次档案管理工作会议，以便对档案管理工作进行经验交流和总结表彰等。最后，完善企业档案管理规章制度，形成科学管理体系。

（二）加强宣传工作，增强员工档案管理意识。打破企业员工的传统思想，加强企业员工对文书档案管理工作的重视，也是改善企业内部档案管理工作的重要方面。对此，企业领导在认真执行相关法律法规的同时，也应进一步對文书档案的重要性加强宣传，让员工充分认识到文书档案管理工作的重要性，并明确各个员工在档案管理工作中的责任和使命，增强员工的档案管理意识，只有这样，才能够从真正意义上确保归档文件的完整与齐全。

（三）强化人员培训，重视建筑施工企业文书档案管理工作。档案管理工作是一项业务性和政治性很强的工作，在管理工作中，不仅需要管理人员有较强的专业能力也要求管理人员在工作中具有较强的工作责任感。目前，受企业档案管理人员更换频繁以及管理人员缺乏专业素养的影响，大部分企业的档案管理工作都处于收集、整理、保管工作水平不高和效率偏低的状态。对此，企业必须建立相应的业务培训制度对档案管理人员进行定期培训，以提高档案管理人员的水平，同时也能够使档案管理人员意识到自身工作的重要性，并明确自身的职责范围。由此，在提高档案管理人员业务指导和专业技能水平的同时，也能够有效促进企业档案管理工作的有效开展。

（四）积极开展与文书处理人员的沟通交流，做好文书档案收集整理的指导工作。目前，各个企业内部的文书档案处理工作大部分都是由兼职人员完成的，工作人员的意识较差。因此，在工作中存在对文书档案收集不及时、整理不够规范等问题，严重影响了建筑企业档案管理工作的效率和质量。而文书档案管理工作与文书的处理是密切相关的。因此，在收集整理文书档案的过程中，档案管理人员应做好与文书处理人员的交流沟通工作，在文书材料归档移交前，做好对文书处理人员的材料归档工作的集中培训。此外，档案管理人员也应对文书处理人员收集、装订、编号、分类、排列等环节的业务给予相应的指导，以便及时发现并解决文件整理过程中可能遇到的问题。

三、结语

建筑施工企业的文书档案是企业在经营、生产等活动中形成的，档案中所记录的企业内部所发布的计划、报告、简报、会议记录等内容，不仅反映了企业的经营活动，也展示着企业的形象和管理水平。对此，各个建筑施工企业在发展过程中应健全自身档案管理制度，优化自身管理环节工作，以提高自身的档案管理水平和综合竞争能力。只有这样，企业才能够在日趋激烈的竞争环境中寻得发展机会。

参考文献：

[1]王殿英.建筑施工企业档案管理[J].科技展望，2015.

[2]王旸.议施工企业文书档案的收集整理工作[J].门窗，2015.