高校教务工作信息化的思考：架构与流程

石雯

摘 要： 教学和科研是新时期高校的两个重要职能。高校教务人员作为服务者和信息传递者，需要把大量烦琐的信息及时有效地“上通下达”，有效传递给高校教师，确保高校教师教学和科研工作有序运行。确保教务管理信息高效准确传递极为重要。本文对新时期高校教务工作的信息化、规范化、高效化进行了思考，并结合实际工作中遇到的问题对未来信息化教务系统架构及工作流程提出了建议和展望。规范而高效的信息化教务工作可为进一步提高高校教学质量提供坚实基础，也有助于提高教学工作效率，进而对高校教师科研发展提供有效助力。

关键词： 高校教务 管理信息化 信息传递 信息定向

一、引言

随着我国高等教育的发展，众多高等院校提出向科研型院校转型的发展战略；与此同时，教育仍然是高等学校的根本职能和首要任务。高校教师在处理教学与科研任务时，急需高效、顺畅而条理的信息传递通道，以免遗漏重要信息、顾此失彼。

教务工作在高校实现教学职能过程中起到信息“上通下达”的作用，高效准确的教务信息传递极为重要。在服务高校教师方面，“上通”可理解为教师的诉求可顺利传递到学校教务管理部门，也可体现在教师接收到教务相关资讯时，可以方便地追溯信息源；“下达”即要求教务信息有规范的定向通道，把信息及时地传递给目的用户——特定教师。规范的信息化教务管理可增强信息传递的有效性，便于教师有条不紊地安排教学工作，进而为其潜心科研发展提供有效助力。

当前高校的教务信息处理中仍存在方面有待提高。例如：（1）信息传递欠缺规范：目前一些教务相关信息的发布通过社交软件群（如QQ群、微信群）等形式，一方面极易使有用信息淹没在众多干扰信息之下，另一方面不便于信息的留存及回溯；（2）信息定向性较差：例如，某信息的目标用户可能仅为部分教师，通过群发广播的形式，一方面会造成对其他非目标教师的干扰，另一方面会降低对信息重要性的主观感受；（3）信息传递实时性缺乏保证：通过社交软件群的方式传递信息无法保证信息被目标教师即时接收。上述因素对于信息高效顺畅的上通和下达均造成较大影响。

针对上述问题，本文对于高校教务信息化中的规范架构和相应处理流程进行了探讨。首先，提出一种改进的教务信息管理架构，并与现有的教务管理架构进行对比。在此基础上，进一步对于信息的上通和下达两个方面的规范化处理流程进行了讨论。所提出的教务信息管理架构和处理流程有望提高信息传递效率，推动高效教学和科研工作的高效进行。

本文剩余章节安排如下：第二节描述了改进的教务信息管理架构，并与现有架构进行比较。第三节和第四节分别就信息的上通和下达两个方面，就信息的规范化处理流程进行讨论。第五节对全文进行了总结。

二、教务信息管理架构

如图1所示，当前许多高校中的教务信息管理架构呈现出线状框架结构，即校级教务职能部门—院系级教务职能部门—教师群体的联结形式。图中“下达”链路的传达（标号①）多依靠社交软件群通知等形式。图中“上通”链路的传达（标号②）一般需要人与人当面沟通。注意图1所示中，教师与校级教务职能部门之间存在信息沟通链路（标号③）。其中，由校级教务机构至教师的下行信息传递一般通过教师在学校教务信息公告网站主动寻找，教务秘书通过社交媒体、电子邮件等方式群发而获取；由教师到学校教务机关的上行信息传递可通过院系反馈等形式进行。虽然图示中信息链路③客观存在，但在实际教学工作开展过程中应用较少。教务相关信息的传递主要通过①、②所示的线性链路进行。

图1所示的线性链路存在固有的问题：（1）在结构方面，线性结构并不稳定。其中上下行链路中任何一环出现差错均会影响信息的实时沟通；（2）在沟通媒介方面，链路①所依赖的社交软件群发缺乏规范性，且不利于信息的即时传递及回溯。此外，链路③缺乏正式规范的媒介，使得教师与学校教务机构的直接沟通缺乏有效渠道。

针对以上问题，我们提出一种改进的教务信息管理架构，如图2所示。该改进的教务信息管理架构针对现存系统中的问题，主要解决方案体现在以下方面：（1）在①与②处以邮件系统替代之前采用的社交软件群通知系统，以增强信息传递规范性，且便于回溯；（2）在④处增加与②处邮件系统联动的短信提醒系统，保证信息的实时接收；（3）在②与④处增加信息分类处理，保证信息定向传递至特定的目标教师群体，避免无关信息的干扰，保证各教师接收到的信息均为与自己相关的信息；4）在③处增加网络教务公告板作为教师与校级教务机构直接沟通的媒介。目前雖存在类似教务管理系统，但其功能仍以单向传递信息为主，缺乏教师至校级教务机构直接反馈的通道。此外，其中的信息未做分类个性化处理。改进的教务公告板系统期望为面向各教师用户的个性化系统，即系统向每位教师所展示的信息均为与其有关的信息，从而避免信息的干扰，提高信息传递效率。

在下面两节中，将基于图二所示的信息管理架构，分别对教务信息的上行和下行传输进行详细介绍。

三、信息下行传输流程

本节基于图2所示的架构，对教务相关信息的下行传输流程进行详细介绍。如图所示，以信息来源划分，教师获得教务信息的来源分为院系教务机构及教务公告板系统两个部分；以信息获取媒介划分，教师获得教务信息的媒介包括邮件、短信通知和教务公告板公示等三个途径。

举例说明某教务信息的下行传播流程如下：（1）校级教务职能机构在教务公告板公布信息，并通过邮件系统通知院系教务机构；（2）院系教务机构通过教务公告板对信息的目标用户群进行分类，并以邮件形式通知特定的目标教师群；（3）与邮件系统联动的短信系统同时发送短信通知特定的目标教师群；（4）目标教师群登陆教务公告板查看详细信息，系统自动更新标签为已读并分类归档。

通过所述流程，可有效解决原教务系统中存在的如下问题：

1.规范性问题：下行教务信息通过邮件系统以统一的格式发送，同时在教务公告板中同步更新。如此，可方便教师对过往信息进行回溯，避免通过社交软件群广播信息不易查找的问题。

2.即时性问题：通过与邮件系统联动的短信通知系统，可保证教师即时收到重要教务信息的提醒，避免信息遗漏。及时知晓关键信息的时间节点，便于高校教师及早安排教学和学术交流活动。

3.信息干扰问题：通过邮件发送和教务公告板中的分类系统，保证每位教师接收到的信息与自己特定相关。例如，本学期内未开课教师不会收到课程检查类相关通知，未参加教改课题申报的教师不会收到教改结题审核的相关信息等。如此，提高了信息的针对性和目标性，做到了信息定向，减少了无关信息的干扰。教师接收到的信息均为有用信息，避免信息的重复和遗漏。

4.信息来源单一问题：该改进系统中，重要信息可以有多个并行通知来源，包括规范的邮件通知、即时短信通知、教务公告板中的分类公告通知等。如此，可避免原图1所示单一线性结构下某一环节出错导致整条链路断裂，使得重要信息无法有效传达的问题，确保重要信息接收渠道。

四、信息上行传输流程

本节基于图2所示的架构，对于教务信息的上行传输流程进行详细的介绍。需要向校级教务机关反馈的上行信息主要包括两类：由院系教务机关统计整理的院系总体信息及教师个体需反馈的个别教务相关信息。

对于第一类上行教务信息传递，原系统中缺乏统一规范的格式。例如，对于院系教务相关信息的统计表格主要依赖社交软件发送的形式，如前所述具有不便回溯查找等问题。此外，校级教务结构接收到各院系反馈的信息后，需要另外进行归档整理，其中可能存在格式缺乏统一、归档出错无法避免等问题。

在改进的系统架构下，由院系教务机构向校级教务机构的信息反馈遵循以下标准流程：（1）将所需反馈的信息或文件（如表格、文档等）在教务公告板相应入口上传。（2）遵循规范格式通知校级教务机关接收。（3）校级教务机关在教务公告板系统中审核接收后，由系统自动归档处理。通过该流程处理，可有效解决原系统中存在的诸多问题。

图1所示原系统中缺乏教师个体与校级教务机构直接沟通的管道。在改进系统中，通过教务公告板系统增加了这一管道。教师有教务相关问题，可通过教务公告板向校级教务机构直接反馈。校级教务机构一方面可将查看教务公告板系统中的教师反馈信息作为日常工作任务处理，另一方面可使系统在收到相关反馈时自动发送邮件提醒校级教务机构进行及时处理。

五、结语

针对高校现有教务信息传递中存在的规范性有待提高、信息量多而繁杂且干扰大、信息传达即时性难以保证等问题，本文提出了一种改进的教务信息系统架构，并基于该架构对下行和上行教务信息传递标准流程进行了诸多探讨。通过采用邮件系统、信息接收源分类系统、多媒体应用教务公告板系统等综合方式，保证教务信息高效、即时、规范的有效传递，有望进一步推动高校教学和科研的顺利高效进行，使得高校教师可以在信息多元的时代汲取有效信息，把更多的时间和精力投入教学和科研实践中，游刃有余。在所提架构中，有些部分可以进一步完善以提高效率。例如，架构中的三主体，即校级教务机构、院系教务机构和教师群体之间的互动可统一通过教务公告板系统进行：主体的任一方在教务公告板系统中提交信息后，均由系统自动生成格式统一规范的邮件或短信通知信息接收方。本文的探讨和思考有望对未來高校教务系统信息化的发展提供有益参考。

参考文献：

[1]唐文利.高校教务管理信息化存在的问题及对策[J].教育探索，2013（7）.

[2]陈一文.高校教务管理信息化建设现状及对策思考[J].教育管理，2009（1）.