基于知识管理的自然灾害信息档案管理研究

李萍 李海凌

摘要：自然灾害发生的频率与日俱增，给人类带来的危害日益加重，为了更好地应对自然灾害，需要对自然灾害信息档案进行深入的开发和利用。运用知识管理的方法分析并研究自然灾害信息档案管理系统，使其具有为各层级用户提供质量更优的信息数据的能力。知识管理的方法适合在自然灾害信息档案管理领域推广使用。

Abstract： The frequency of natural disasters is increasing day by day， the harm to human is becoming more and more serious. In order to better solve natural disasters， it is necessary to develop and utilize the information archives of natural disasters in depth. Use the method of knowledge management to analyze and study the natural disaster，so that it has the ability to provide better quality information data for users at all levels. The method of knowledge management is suitable for application promotion in the field of natural disaster information archives management.

关键词：知识管理；信息管理；档案管理；自然灾害

Key words： knowledge management；information management；archives management；natural disasters

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）26-0023-03

0 引言

近年来，国内外自然灾害频发，自然灾害给人类造成的威胁日益严峻，从2017年6月1日至2017年11月21日，不足半年的时间内，我国共计发生自然灾害129次，造成死亡失踪数百人次以及严重的经济损失[1]。信息数据正成为各领域高度重视的核心资源，完备的自然灾害信息档案系统能向各方提供准确有效的信息数据，有助于各层级用户在最短的时间内获得需要的信息数据，做出最及时有效的自然灾害应急处理措施。基于知识管理的档案管理就是用互联网等现代化工具收集信息数据，计算机技术分析、整理信息数据并挖掘信息数据中潜在的知识单元后再次整理、分类，使得信息数据能够更好地满足各方的需求。运用知识管理的方法进行自然灾害信息档案管理，提高档案信息的质量，减少在自然灾害中的人员伤亡、经济损失等严重的后果。

1 国内外知识管理理论应用现状

Alemu Moges Belay，Olav Torp，Carl Thodesen通过对目前建筑领域中的大型建设公司可能会同时推进多个建设项目，提出了利用知识管理、敏捷项目管理、迭代与基于集合的思维的方法来管理巨型建造项目，以期通过对所获得的信息的综合分析达到优化资源、提高质量的目的[2]；欧美发达国家已将知识管理应用于自然灾害应急管理领域，开展了大量的基础性工作。如对空间地理、人口分布、工业布局等领域知识与自然灾害分布知识进行整合，分析自然灾害发生后应当采取哪些科学的应对措施。美国政府在应急灾害管理上采取了一系列知识辅助应急管理，即针对一个地区，需要考虑到可能会发生的所有灾害，建立统一的应对措施、规范和行动，而不是仅仅是针对某一个种自然灾害而实施的灾害应急管理[3]。吴庆海根据传统经典的知识管理模型，简化和优化了知识运转活动，提出CSAA模型，提出知识供给侧和知识需求侧进行区分，对知识管理框架进行了升级[4]；关于应急知识管理的构建，目前国内有很多专家学者也进行了相关的理论研究。尚士雄、王煊等提出借助计算机信息技术，将知识管理理论与政府危机管理理论结合，构建基于知识管理理论的政府环境危机管理系统框架[5]。李志宏、王海燕等通过分析突发性公共危机事件，提出了基于知识需求的突发性公共危机管理系统并构建了系统框架框架[6]。赵林度、孔强等提出将知识管理理论知识应用到城际应急管理协同中，以实现加强应急协作中信息传递与共享的目的[7]。李春娟、宋之杰等通过分析应急管理流程中的相关知识，构建了基于应急流程的应急知识管理体系[8]。刘焕成和刘小龙提出基于电子政务建设自然灾害应急知识管理系统，通过该系统的各个模块提供出应急知识管理所需的条件和环境，推动知识管理在应急管理中的有效措施[9]。郑淼磊认为通过检索自然灾害应急知识平台，可以快速查找有效知识，能够有效地提高自然灾害应急管理工作的效率，减少由自然灾害带来的损失[10]。邓岚也从面向政府决策的角度分析了自然灾害档案知识管理，将自然灾害信息档案管理从信息数据层级上升到知识层级，对自然災害信息档案中的信息知识进行更为有效的组织、保存、挖掘和利用，共享已有的经验和知识 [11]。知识管理的论文数量近年来也呈现出大幅度上升的现象，通过检索中国知网（CNIK），可以发现在2005年-2018年间，以知识管理为关键词的文献共有11897篇，其中仅博士论文就有214篇，研究领域主要集中在企业经济、图书情报与数字图书馆、计算机软件及计算机应用、宏观经济管理与可持续发展、工业经济、教育理论与教育管理、档案及博物馆、建筑科学与工程等学科。在这些研究文献中，将知识管理相关理论技术应用到自然灾害信息档案管理中的研究并不多。

2 基于知识管理的自然灾害信息档案管理分析

知识管理就是通过在组织中重建知识系统，优化知识的搜集、获取、共享、应用、反馈、创新和升华等过程，以达到不断创新组织内的知识，实现组织和个人已有知识的增值，最终将知识转化为智力资本，促进知识可持续发展的过程[12]。档案管理也可以叫做档案工作，是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用，也是国家档案事业最基本的组成部分，信息时代的档案管理主要以现代的信息技术为依托，借助计算机系统和互联网对档案进行管理[13]。

随着时代的发展，自然灾害研究领域也蓬勃发展。现代的自然灾害研究不仅是自然灾害的预测和灾后的善后工作，更着重于预防自然灾害，这要求预测的结果准确，否则将会由于预测失误而采取预防措施及由此带来的资源的浪费。知识因素的参与能够更好地提高工作质量，进而提高信息数据的质量，从而保证自然灾害领域的研究高效进行。

2.1 知识管理对档案信息管理的影响

①扩大了档案信息管理的范围：传统的档案信息管理仅仅局限于针对档案信息本身的管理，在知识管理的影响下，档案信息的管理加入了人的影响因素，包括人的思维、知识背景、生活工作经验、专业技能等。

②依赖于现代网络信息技术：传统的档案信息管理的方法是档案记录，包括人工记录和简单的计算机录入，随着用户需求的提高，针对性的计算机技术应运而生，现代的计算机信息档案管理不仅仅是简单的事件信息数据录入，还包括信息数据的产生和使用环境等，使信息数据更加符合用户需求。

③强调知识发现和知识共享：传统的信息档案管理是对信息档案数据进行记录保存，对公众的共享程度不高，信息数据没有得到高效的使用；在知识管理的影响下，更加强调数据发现和共享，不同的用户具有的不用知识背景，使得相同数据能够产生的作用不同，不同的用户对于数据不同的理解有助于知识的发现。

④强调智能化服务意识：传统的档案信息管理有一定的规则和程序，而知识管理的方式是一种管理的方法。运用知识管理的方法来管理自然灾害信息档案，促使智能化技术在自然灾害信息档案管理领域的应用，顺应时代的要求，借助智能化技术提高信息档案数据的质量和信息档案共享平台的利用率。

⑤提高信息档案管理人员的素质：信息档案管理的水平与管理人员的素质高低有着直接的联系，为了保证管理工作高水平，就要提高管理人员的专业素质。对档案信息管理采取知识管理的方法，是在信息档案管理领域的创新，这要求管理人员能够掌握知识管理的思想理念与方法并利用这些理论和方法对信息档案进行管理。从就业要求的方面促使信息档案管理人员积极提高自身的素质，激发内在潜力。

2.2 知识管理在信息档案管理中的作用

①基于知识管理构建自然灾害信息档案管理系统，解决目前自然灾害信息片段化、零散化、“知识孤岛”的现象，该系统能够实现政府内部、机关之间、政府与公众之间、公众与公众之间自然灾害信息数据的共享，有助于具有公信力的自然灾害信息数据的发布，避免自然灾害发生后因不实报道造成的社会恐慌，有助于构建和谐社会。

②能够自动提取知识元组织成有用的信息档案，能够有效避免因知识元零散带来的用户对于知识元的理解差异造成的知识应用错误。

③能够在网络环境下，根据用户的搜索痕迹得出用户对于数据的要求，自动捕捉信息元，检索出信息档案，相对提高检索效率。

④能够以系统化组织化的方式将自然灾害信息档案编辑成用户所需要的形式，提高工作效率避免相同知识的二次编辑。

3 自然灾害信息管理的局限性分析

3.1缺乏系统的知识挖掘集成

绝大多数自然灾害数据信息集中在政府主管部门和相关研究院所，没有统一的标准、规范，加上机制、制度等原因，大量知识资源处于非受控状态，灾害信息片段化、零散化，存在“知识孤岛现象”。

3.2 信息管理模式落后

随着网络信息技术全球性发展时代的到来，在知识信息管理的环境下，档案信息管理模式需要得到与时俱进的创新，传统的信息档案管理不能满足多层级用户对数据信息的需求。高质量的信息档案作为研究的基础性支撑，需要满足多层级用户的需求。

3.3自然災害信息数据搜集困难

目前我国关于自然灾害的信息数据大多掌握在政府有关主管部门及一些专业的研究院所，信息数据传递方式单一，造成有关学者在进行研究时缺乏权威性数据作为有力支撑，因而导致自然灾害等方面的研究进展缓慢；又由于现代网络发达，在网络时代，信息传播速度快、影响范围广，这也造成一定程度上的困惑，人们对于网络上的数据持怀疑态度。缺乏具有权威性的自然灾害信息数据，对于自然灾害信息档案管理来说也会不利的，没有正确的数据就不能分析出正确的结果。

3.4缺乏具有公信力并服务完善的自然灾害信息数据发布平台

在中华人民共和国民政部官方网站中我们能够查阅到自然灾害相关信息，但发布的信息数据相对来说不够全面，也不够系统化。用户只能按照时间顺序来查阅近年来的自然灾害信息数据，不能自定义或者检索需要的信息数据，在做相关研究或调查时，工作量将会十分巨大。

4 基于知识管理的自然灾害信息档案管理系统的建构原则

4.1 集成化管理原则

在当今计算机普及，网络发达的时代，对信息档案进行集成化、一体化的管理更加重要，对信息档案进行全过程的管理和控制；从知识管理的角度，档案信息作为有价值的信息数据资料，更需要集成化的管理，促使知识元的全过程的共享。

4.2 功能完整化原则

建构一个基于知识管理的自然灾害信息管理系统，系统的功能完整很重要。通过知识管理的理论和方法，使得所有数据有效，系统的功能完善能使数据的作用范围最大化。系统功能的完整和信息档案数据的有效相互作用，深层次的挖掘数据信息的有效知识元，使有限的数据通过不同的组合形成更多的知识。

4.3 资源管理制度化原则

当今网络发达，各类信息数据质量层次不齐，只要有效的信息数据才是档案信息，在数据收集的过程中，应当采用制度化的管理来控制信息数据的质量，保证信息数据真实有效。

5 自然灾害信息档案管理系统框架模型

基于知识管理的自然灾害信息档案管理系统重点在于体现知识管理理论的核心作用，的框架模型主要分为五个层级，登录、输入、输出、数据库和后台管理。自然灾害信息档案管理系统框架模型见图1。

5.1 登录系统

包括用户信息储存、维护网站和用户权益。实现所有层级用户在同一页面登录系统，使用户得到一致的检索平台和访问方式。同时可以根据用户的注册信息分析用户的知识信息需求，有针对性的进行相关信息。

5.2 输入系统

包括自然灾害信息数据和自然灾害基础知识库的输入。将已经处理过的信息档案录入到系统中，形成本系统自身的数据库，此类信息数据是经过知识管理的方法挖掘分类的信息知识。

5.3 输出系统

包括自然灾害预警信息、应急知识发布、查询检索、专业报表生成。根据用户在系统内的检索，将用户所需要的信息档案按照用户的指定的方式输出，输出的内容具有一定的格式，是可以直接打印的完整的档案。

5.4 数据库

包括应急预案库，法律法规库、应急案例库、应急专家库。是根据国家相关部门发布的信息数据，录入到本系统数据库或相关权威机构发布的数据库。该部分信息数据没有经过知识管理理论处理，信息数据基数大，是本系统的信息理论支撑。

5.5 后台管理

包括自然灾害应急知识获取、自然灾害应急知识元挖掘、自然灾害应急知识存储、自然灾害应急知识处理、自然灾害应急知识重组、自然灾害应急知识检索系统、用户权限设置、数据鉴定维护。系统的后台管理关系着整个系统的运行，是系统高效、安全运行的基础。

6 结语

实现自然灾害信息“共享”有两个层次：第一个层次是将知识管理的思想运用到重大自然灾害信息共享平台的构建中，建立面向问题的自然灾害应急管理知识产生——知识保存——知识挖掘——知识共享——知识利用的系统化模式，为预警、救灾工作提供知识上的支持；第二个层次是通过平台面向多层级用户（包括国家、省级、地方和灾害現场用户）实现不同空间和时间上的知识自由共享与传递，提供权威信息收集、发布平台，提高信息的自然灾害应急管理效率，减少自然灾害造成的损失。知识管理作为解决目前自然灾害信息管理局限性的一种有效思路值得深入与探讨。

参考文献：

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