探讨新形势下如何做好技能培训档案管理工作

徐新建

摘 要：伴随我国技能培训档案管理加快現代化发展步伐，在新形势下技能培训档案管理工作更复杂。只有保证每一项工作、每一个流程都更加规范化操作，才能够实现技能培训档案工作目标，使得档案管理体系起到有效的作用。文章分析了在新形势下档案规范化管理遇到的问题，并且阐述了在新形势下档案管理工作规范化的策略，希望促进我国档案管理工作的进步。

关键词：新形势；档案管理；规范化；对策

目前中国处在新时代背景下，现代化信息技术普遍运用于社会的生产和生活中。特别在档案管理工作方面，逐步在健全信息化管理体系。现代化信息技术给档案管理工作带来发展新机遇同时，仍然遇到了大量的问题。如何在新形势下，加强档案管理工作，促进档案管理工作的规范化，这是值得我们研究的重大目标。

1技能培训档案管理工作的意义及作用

科学合理的技能培训档案管理，不但可以对职能部门或企业的业绩进行考评，还可以对职能单位或企业的管理水平给予衡量。由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果，因此，档案可以为职能单位或企业的发展提供有参考价值的资料，方便做出科学合理的分析，技能培训档案是制定发展方向最好的参考资料。随着我国的全面发展与进步，技能培训档案管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上同样需要改变，利用新的理念与方式进行相关的档案管理工作。因为职能单位或企业的资源取向、模式、战略，以及未来的发展都受档案管理工作的影响，所以档案管理工作为职能单位或企业取得市场竞争有着重要的意义。

技能培训档案管理工作主要有两项重要的作用：其一，作为考察依据的作用。作为历史的鉴证与其它的文献是不一样的，档案具有法律的效应。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。例如：职能单位或者企业的重要文件存档、手稿、印信等；其二，作为参考的作用。由于档案属于最可靠的参考材料，没有被篡改过，很多都涉及亲笔签名或是手稿，有些还包含着照片或是录音带等，因此是反映历史最为客观的材料，是最有利的实事凭据。同时，档案的参考性和内容非常广泛与丰富，相关职能单位或者企业等都有自己的档案管理工作制度，所以，当所涉及的问题需要参考档案的时候，只要查找相关的档案记录就能找到答案。由此我们可以知道档案管理工作的重要性。作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作。

2在新形势下技能培训档案管理工作规范化的策略

2.1重视技能培训档案管理工作的规范化

对于档案管理者而言，他们应及时更新理念，充分地认识到技能培训档案管理工作的重要性以及必要性。首先档案管理者要明白技能培训档案规范化管理的作用以及意义，在档案管理工作中，合理的分配规范化档案管理的人力、设备以及财力等资源。具体的来说，作为档案管理者，不仅要重视档案管理工作的规范化，还要求在档案管理工作方面，加大投入力度。例如说，设立维修部门，招收具备专业化计算机知识和技能的人员，定期对计算机设备展开检修，对软件实时更新、对病毒进行查杀，以此保证档案管理工作更加规范化和信息化。

2.2健全技能培训档案管理体系

从客观的视野来分析，在新形势下开展档案管理工作，要求在各方面采取有效的处理，不可以存在任何的隐患。从纵观全局的角度分析，档案管理工作经常产生诸多的问题，少不了相关规章制度的影响。所以在档案管理工作中，不仅要构建完善的档案管理体系，还应当针对现有的档案管理制度进行创新和改革，从不同的方面处理好健全档案管理制度的问题，弥补制度存在的一些不足之处，本质上改善档案管理工作的质量。首先是细节方面的制度，有必要坚持贯彻落实。所有档案都应当健全细节管理工作，包含了编号处理工作、录入处理工作、取出管理工作、转移处理工作等。在进行每一项工作的时候，都需求进行具体的记录，而且将相关的责任落实到负责人，让档案管理员清晰自己的职责，防止存在模糊问题。其次是整体方面的制度。只有对档案管理制度进行阶段性更新和改革，对制度内容结构加大优化和弥补力度，才可以确保档案管理工作的规范化开展，实现有据可依的目的，最后创造出很高的社会价值。

2.3优化技能培训档案管理的方法和技术

在新形势下技能培训档案管理工作加快了发展的步伐，过去的档案管理技术和方法，已经难以符合规范化档案管理的要求，特别遇到差异性明显、类型多样化、形状不统一的纸制档案资料，要想实现档案规范化管理，具有一定的难度，过去落后的人工管理方法，不仅要投入了大量的精力和时间，而且有可能效果却不佳。鉴于此，通过将先进的新兴电子技术和信息化技术，有效运用到档案管理工作中，使得计算机操作档案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我们注意，在档案管理工作过程中，使用先进的科技，即便获得较大的机遇，同样会面临极大挑战。首先要加强现代化技术的实效性，在档案管理员努力下，了解新形势下档案管理工作具体的要求和存在的问题，将管理和技术有效地结合，研发出符合本单位实际需求的信息化和现代化档案管理系统，从而使现代化技术在档案管理工作中起到有效的作用。与此同时，将现代化技术融入到档案管理工作时，要十分重视安全防范工作，保证档案具有规范性和保密性，避免档案由于技术工具使用不合理，而发生档案泄漏或者丢失的现象。所以还需要强化加密系统建设，对于电子档案系统进行定期性检查，对电子档案具有的登陆功能加以完善，保证电子档案更具安全性。除此之外，在提升单子档案信息化水平的时候，应当摈弃过去人工管理方法，可以给各份资料创建一个电子档案，例如针对全部人工记录资料，通过用扫描仪，将资料扫入到计算机里面，进而生成电子档案，并且保证日后录入档案都是以电子档案为主，通过相关档案管理软件，把全部档案资料根据类型和时间实施归档好，还应当创建专业的电子档案目录，便于日后查找和翻阅，提高档案查找的效率，节约人力的时间的投入，进一步提升档案管理工作的质量和效率。

2.4培养技能培训档案管理者的素质

在新形势下，要求档案管理工作更加规范化。由于档案管理工作的内容比较多，信息量比较大，管理具有复杂性和难度，对档案管理工作人员要求比较高，作为一名档案管理者，一定要具备良好的综合素质。但是据了解，目前档案管理工作人员的素质良莠不齐，有些档案管理员并没有达到相关岗位的要求，特别是不擅长运用信息化技术。所以说，有必要培养档案管理者的整体素质，准确了解同行业工作的动态，结合档案管理者的具体情况，从而制定出培训计划，并且针对性加强培训教育，帮助他们丰富档案管理知识，提高他们运用信息化技术的水平，并且规范档案管理员的行为，增强他们的责任心，从而提高档案管理工作的效率，保证多项档案管理工作更加规范化进行。

3结束语

在新形势下，技能培训档案管理工作获得了一定的发展机遇，同时受到诸多因素的影响，也存在极大的挑战。传统的档案管理模式，已经不能适应信息化和现代化管理的要求，要求档案管理工作更加规范化。这就要档案单位充分地意识到档案管理工作的作用，本单位的工作实情，构建完善的档案管理体系，通过先进的管理方法和技术，提升档案管理的信息化水平，并且做好人才培养工作，从而推动档案管理工作的规范化。

参考文献

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（作者单位：曹县人力资源和社会保障局就业技能培训中心）