谈档案保密工作与档案人员素质

刘玲霞

摘 要：档案作为一种历史信息的承载主体，在我们的生活及工作中有着极为重要的作用。而档案信息的保密工作尤为重要，档案管理人员的素质也是影响保密工作的重要因素。在高度信息化的今天，电子信息和电子档案已然成为新的趋势与潮流，为了适应新时代的需求，本文将从档案的保密及档案人员的素质提升为出发点，探析档案管理中存在的问题以及应对措施。希望能为档案管理工作现代化以及档案管理人员的具体工作提出可行性的建议。

关键词：档案保密；档案人员素质

引言

档案保密工作无论从国家层面还是个人层面来讲都是非常重要的，在战火纷飞的年代保密工作是胜利的保障，在和平年代保密工作是保障经济稳定、国家安全以及社会安定的基础。目前我国的经济发展取得了举世瞩目的成就，档案保密工作以及档案人员素质的提升都成了不可忽略的一个主题。尤其是在对外关系高度发展的今天，各种机密信息的保护工作在各种高科技手段的应用下显得日渐薄弱，而且网络信息以及自动化办公的使用使档案信息的管理工作更加困难。而且绝大部分的档案管理人员对档案管理工作的认知都不够深刻，很多泄密问题都是由档案管理人员的疏忽造成的。因此，为了适应我国社会主义市场经济的发展也为了维护国家的安全与稳定，档案管理工作的重要性就必须成为新时代的新命题。

一、如何做好档案保密工作

档案的保密工作并不是一个独立的环节，而是涉及到档案管理工作的整个生命周期，我们将从档案的移交、查阅、利用、销毁这四个节点进行阐述如何做好档案的保密工作。

1.1档案移交中的保密工作

在档案移交的过程中交接流程必须严密，移交人员必须遵守保密原则，即便离开岗位也要具备职业道德。档案管理人员在档案的移交过程中不仅需要高度的责任心和保密意识，更要具备严谨的工作作风。经手的档案无论是否有遗留工作都要有头有尾，办理清楚明了的手续。进行监交的人员也必须将保密工作做到位，严禁将监交时获得的信息对外泄露。交接工作应该在一个安全性、保密性较高的环境下进行，将要交接的资料进行仔细的清点和整理，交接要有规划、有步骤，这样不但能够明确交接双方的责任，也能提高交接的效率。

1.2档案查阅中的保密工作

档案的查阅应该制定严格的查阅制度，查阅必须具备正规的查阅手续，而且必须经过主管方的同意与批准，档案一般不允许出借，如果必须出借则应该经主管领导签字后方可。对于绝密等级档案的查阅在手续上要更加严格，而且档案管理人员一定要遵守查阅制度，认真的做好查阅资料的审核以及登记和签批手续，不得擅自进行查阅。在进行档案借阅时必须填写借阅单，而且要在借阅档案登记簿上进行登记，要详细的记明借阅的时间、名称、档案机密度、数量、借阅方式等。

1.3档案使用过程中的保密工作

档案的使用方式主要包括提供原件、复印件、提供文献索引，查阅人在档案的使用过程中要严格遵守保密规定，不得擅自对档案进行复印，如需要进行复印则必须经过主管领导的批准和同意。如果存在对外提供档案信息的情况，档案管理人员的保密意识一定要更强，必须明确掌握什么是非公开档案什么是公开档案。对于非公开且保密程度高的档案要进行专门的管理和存放，而绝密档案根据其保密程度的不同保密的时间也不尽相同，对于需要长久保密的国家档案，没有上级单位的批示任何人不得擅自解密。

1.4档案销毁中的保密工作

需要销毁的档案必须编制销毁清册，并报经上级主管部门进行书面批准，经过审批同意后才能组织销毁工作，销毁工作必须有专人监销并在销毁清册上签字。档案销毁过程中一定要防止档案外泄，被销毁的档案的详细资料要在全宗卷中保存并登记台账。

二、档案人员在档案管理中存在的问题

2.1档案管理人员保密意识淡薄

就目前我国的档案管理工作来看，绝大多数的档案管理人员存在保密意识不强的特点，尤其是一些企事业单位的档案管理人员，不仅不知道《保密法》，更有甚者觉的保密工作繁琐无用。而且很多相关方面的领导自身对档案保密工作都没有清晰的认识，这都会威胁到档案的安全管理工作。

2.2缺少对现代化保密技术的应用

如今网络技术已非常发达，档案管理工作不再局限于各类纸质卷宗，很多单位已经开始使用电子档案。对于这些新型的档案的保密工作其泄密的风险也比较大。许多高科技的窃密手段也考验着档案的保密工作，加之我国的现代化保密技术研究起步较晚，远远无法满足如今的档案保密工作。

2.3面对利益诱惑放弃保密工作

很多档案管理人员在档案管理工作中经受不住各种诱惑，枉顾档案保密要求，无法清晰界定保密与非保密，为了求取一己私利便置保密工作于不顾。为了眼前的利益完全忽视了国家的长远利益和安全，尤其是一些重要的档案管理部门的工作人员，甚至用出卖档案信息来获取个人利益。

2.4档案管理人员的保密无用思想

各类档案都真实的记录了社会各方面的发展过程，它是一个国家、一个企业发展水平最真实的写照，尤其是一些涉密档案，由于其关系到国家的各种机密所以审批程序一定要更加严格。但是很多档案管理人员认为所有的科学技术都是人类共有的财富，而且对本单位的保密工作不自信，觉的保密工作并没有实际的效果和必要。

三、档案管理人员素质的提升

3.1档案人员的素质提升并不是一朝一夕能完成的，首先要让档案管理人员内省，从自身的主观能动性出发自发的进行自我提升。只有档案管理人员自觉的进行素质提升，档案的保密工作才能顺利的进行。档案管理人员要根据自己的专业特点，不断砥砺自身的职业素养。不但要具备乐于奉献的精神，更要将主动服务落实到日常的工作中去，只有具备了奉献精神才能在面對繁杂的档案和手续时不抱怨、不烦躁。档案管理工作是一项服务性很强的工作，档案管理人员必须明确自身职责并具备服务意识，才能保持良好的服务态度从而使档案管理工作发挥其最大的效用。档案的保密工作不仅细致而且繁杂，从档案的收集、管理以及统计都需要档案管理人员付出艰辛，档案管理每一环节的质量都影响着档案的生命，只有精益求精不断提升才能将档案的保密工作做好。

3.2档案管理人员素质的提升除了其自身因素，也需要建立一套长效的人员素质培训和学习机制。首先，建立一套档案管理人员素质评价体系，对档案管理人员的职业素养、工作绩效、履职情况进行测评，通过对绩效的考核可以综合考评档案管理人员的履职情况及综合素质。因此，必须严格执行素质测评体系，才能保障档案管理人员自身素质的提升；其次，要建立一个档案管理人员终生学习的制度，当今社会的方方面面都在发生着翻天覆地的变化，档案保密工作对档案管理人员的要求不再是单一的“管”，更需要档案管理人员不断的更新其已有的知识。这就需要相关的领导及部门为档案管理人员提供持续和科学的继续教育的机会，不断的促进档案管理人员学习的积极性，不断的拓展专业知识从而更加适应不断发展的社会需求。

结语

通过以上的分析我们不难看出，档案保密工作以及档案人员素质的提升并不是一件简单的事情，它具有很高的战略意义。档案信息的安全不仅影响着国家的信息安全也是个人信息安全的保障，为了适应当今时代的需求，档案的保密工作应该更加科学化、安全化，而作为直接参与者的档案管理人员，也要不断的提升自身素质，积极应对各种挑战，从而更好的做好档案保密工作。

参考文献

[1]江仙菊.提高档案人员素质促进档案信息化建设[J].云南档案，2017，（07）

[2]赵怀英.浅谈新世纪档案人员素质[J].机电兵船档案，2016，（05）

[3]娄铁梅.全面提高档案人员素质[J].兰台世界，2015，（07）

（作者单位：内蒙古自治区国土资源信息院）