如何做好人事档案收集工作

王雅男

摘 要：近年来，随着企业的不断发展，对于人事档案管理工作越来越重视。人事档案管理工作质量的高低直接影响一个企业发展速度的快慢，因此相关人员应该要重视人事档案材料的收集与鉴别工作。但是就现实而言，许多企业对人事档案材料收集与鉴别工作重视度不足，再加上它对人力、物力的需求较大，短期管理效果不明显，使得人事档案材料收集与鉴定工作应用范围受到限制。在此状况下，本文首先对人事档案材料收集与鉴别工作的作用进行介绍，接着分析材料收集与鉴别过程中存在的问题，最后结合这些问题提出有针对性的建议，从而提升人事档案材料的管理水平，保证材料的真实性和完善性，为企业今后的人事管理工作奠定良好基础。

关键词：人事档案收集；措施

引言

做好人事档案收集工作，不仅能够为事业单位人才队伍建设提供支撑材料，还能在服务地方经济发展上起到人员筛选作用。作为向社会提供公益性专业技术服务的组织，事业单位因人员岗位类型不同，使得在人事档案收集工作中存在着苦乐不均的现象。具体而言，行政人员的岗位工作相对稳定，所以在每年的档案信息收集中也较为程式化。但对于专业技术人员而言，由于其直接面向社会专业技术服务，以及其工作和科研成果往往会参与社会评选，所以这就为人事档案收集工作带来了信息不对称的影响。在这一影响因素作用下，对于技术人员的人事档案收集工作时常陷入被动之中。最终，难以为单位、部门发展提供充分完整的支撑材料。

1人事档案材料收集与鉴别的作用

第一，能够确保人事档案材料的完整性与真实性。人事档案材料内容复杂，需要管理人员对其进行核实，通过人事档案材料收集与鉴别，剔除错误信息，补充和更新最新内容，实现人事档案材料的动态化管理，以满足当代企业人事档案管理需求，为企业人才选拔与任用提供更为准确的信息资料。第二，能够更好为企业发展服务。人事档案材料收集与鉴别工作中，管理人员根据专业知识来对相关信息进行筛选，减少人事档案材料管理中的不规范操作，帮助企业人事部门开展人事考核工作，以发挥出人事档案材料管理的作用，提高企业的人才运用水平，更好为企业的发展服务。

2事业单位人事档案收集工作面临的挑战

2.1专业技术人员对档案收集不重视

随着事业单位分类改革序幕的拉开，不少专业技术人员与市场对接，直接参与到了企业技术服务之中来。同时，不少专业技术人员也以私人身份获取了各类国家认证的职业资格证书。但部分专业技术人员因各种各样的原因，不愿将上述真实情况汇总到每年所需提交的人事信息表中，从而就导致了人事档案信息收集存在着缺失。以上从两个方面所做的问题分析表明，制约事业单位人事档案收集工作的原因需要从客观和主观等两个层面来探寻。而在应对挑战时，则需要着力从破解主观影响因素入手。

2.2不具备良好的档案管理意识

目前我国的人才管理都是有专门的部门，配备专门的人员来负责。就我们个人而言，我们一生不太可能接触到自己的档案材料，而且就我国而言，我们对于档案重要性的宣传力度远远不够。所以，我们有一大部分人没有意识到档案材料对于自己今后生活的重要性。这样就造成了在我们的学习和工作中，对于自己的档案缺少应有的关注，重视程度低，没有对档案进行及时的保护和存放，从而导致我们对于自己的个人实际情况不了解，不能够对自己的实际情况进行准确的判断。正是因为越来越多的人因为这种意识，所以对于自己的工作生活造成了不好的影响，这样不仅耽误了自己，也耽误了别人。

3加强人事档案材料收集的措施

3.1建立人事档案管理机制

建立干部人事档案收集归档沟通、联系机制，切实提高材料收集归档效率。由于干部人事档案收集归档工作涉及各个不同的干部人事管理部门，需要干部人事档案管理部门和干部人事管理部门的协调合作才能完成。因此，档案管理部门和人事管理部门之间的沟通、联系就显得尤为重要，但就目前来讲干部人事档案材料的收集归档工作开展情况来讲，却相差甚远。为此，就干部人事档案管理部门和人事管理部门必须通力合作，建立严密的干部人事档案材料收集归档沟通、联系机制。干部人事管理部门即干部人事档案材料形成部门，应及时按照干部人事档案管理权限将形成的档案材料移交到档案管理部门，在材料形成1个月内将材料及时移交，防止档案材料的遗失；干部人事档案管理部门则应定期、不定期对干部人事管理部门形成的档案材料进行催要，符合归档要求的档案材料必须及时归入本人档案，1年内将材料归入档案，2年内打孔，装订入册。

3.2加强对人事档案宣传工作的力度

我国之前对于档案管理的宣传力度一直不够，所以我们必须要加强对档案管理的宣传力度，我们可以通过主要媒体带动其他媒体的方式来对档案进行宣传，在主要媒体中大力宣传档案管理的重要性，可以拍一些关于重视档案管理的宣传片，请名人过来当代言，发挥名人效应。其次政府真正重视其档案管理的重要性，发挥一带一片政策，积极宣传档案管理的重要性。

3.3要提升对人事档案材料收集与鉴别工作的认识

要想提高人事档案材料收集与鉴别工作质量，企业领导人员就要提高对该项工作的重视度，具体内容如下：第一，要转变对人事档案材料收集与鉴别工作的认识。人事档案材料收集与鉴别能够帮助领导人员明确干部人员的选拔，可以为企业挑选更多优秀人才。重视该项工作，领导人员就要给予它更多的支持，提升人事档案材料收集与鉴别人员的地位，成立专门的管理部门，激发工作人员的积极性，确保每项人事档案材料信息的真实性，使其更好为企业发展服务。第二，要加大对人事档案材料收集与鉴别工作的资金投入。人事档案材料收集与鉴别工作量非常大，领导者应加大对该项工作的投资，给予更多资金支持，为其建立现代化信息搜集与鉴别系统，减轻档案材料管理人员压力，科学纠正、更新人事档案材料信息，以达到企业人事档案管理目标。

3.4调适对部门负责人年终绩效考核的内容

专业技术人员所在科室的负责人，不仅承担着日常部门管理职责，还需要承担对部门成员新增人事信息的把关职责。毕竟部门负责人从专业视角更能对新增人事信息的真伪进行评价。为了促使部门负责人切实履行职责，在对其所进行的年终考核中，应通过调整考核内容，来突出辅助人事档案收集工作的重要性。最后强调，对人事档案管理工作绩效的评价，应结合档案管理目标来展开。在新常态下，组织人事部门应在党委的领导下完备评价指标，完备的重点应放在对人事档案管理功能的实现程度上。由此，这里需要建立组织人事部门、其他业务部门、党委等三方参与下的评价模式，并增大其他业务部门在评价中的权重。

结语

综上所述，企业在对认识档案材料进行筹集与鉴别时，应从实际状况出发，制定出比较完善的方案，提高所收集材料信息的真实性与有效性，增强鉴别能力，这样才能为今后企业档案管理工作奠定良好基础。首先相关人员应提升對认识档案材料收集与鉴别工作的认识，积极做好认识档案材料信息收集与更新工作，及时发现档案材料中的问题并弥补，从而确保人事档案材料的完整性。其次要加强对人事档案材料收集与鉴别工作的监督，减少档案管理中的失误，提升档案管理质量，为企业今后的发展提供良好帮助。最后要提升企业人事档案管理人员的专业素质，采取有效手段对档案材料进行收集与鉴别，使其更好为企业管理服务。

参考文献

[1]郭艳妮.加强煤矿企业干部人事档案管理工作的思路探索[J].现代国企研究，2015（22）：67.

[2]刘红芹.浅谈人事档案材料的收集与整理[J].档案管理，2015（4）：82.

（作者单位：大庆中蓝石化有限公司）