浅谈新形势下高校档案管理工作

于文华

摘 要 新课改下，进行高校建设工作落实到方方面面。本文就以新形势下高校档案管理工作来说，谈谈高校档案管理工作的现状，并对其现在管理工作中存在的一些问题提出改进措施。高校档案是记录重要档案信息的工具，所以高校档案管理工作必须严格落实，这也是高校管理工作还有教育质量的一种体现。

关键词 高校 档案管理 问题 措施

中图分类号：G472 文献标识码：A

1当前高校档案管理工作中存在的问题

1.1高校档案管理人员队伍专业性不强，人员素质不平均

经调查发现，当前高校在档案管理这方面的人员引进效率不高，这方面的人才比较缺乏，而且他们很多专业性不强，不少都是其他专业来应聘的档案管理人员。另外档案人员多是业余人员，稳岗率不高。新时代下，高校对档案资料的需求越多越广，从前多是行政档案资料的学校档案库已经不能满足高校的需求。因此，越来越多专业档案管理人员、素质高的档案管理人员被需求。

1.2档案管理人员对这份工作没有全面的了解

长时间以来，在各种因素影响下，档案工作涉及面主要是政治，高校档案管理工作同样是如此。因为档案管理多是行政方面的内容，档案管理人员多是认为档案管理工作就是对一些历史性的东西进行收集，整理并且进行保管的工作，是很没有技术含量的工作，学不到什么东西。其实不然，随着高校发展，越来越多技术含量方面的档案会被引进，需要的是专业的档案管理人员以及对这份工作有正确认识并会为之努力的人才。

2学校档案管理自身存在一些需要改进的地方

2.1档案分散，没有及时进行归档

由于目前高校档案管理工作没有一个合理档案收集管理的途径，很多档案没有进行总的归档，而是分散在学校的各个部门。随着学校部门的更换以及部门员工的流失引进，有的档案还会丢失。最后形成档案收藏总部门丢失很多有意义的档案，例如关于法治的、科学的、财务方面的，不能满足不同档案利用者的需求。

2.2档案能为人所用的范围小

就目前了解来看。档案多是在各级领导进行做决策时发挥作用，而在平时的教学研究中使用的机会少之又少。就算有时候教研需要用到档案，也是需要经过一系列繁杂的手续才能进行借阅，因此极大限制了档案的使用率。

3档案管理方式存在问题

3.1档案多是纸质形式进行记录，增大了管理工作人员的工作量

就目前高校管理工作来看，高校档案多是以纸质形式进行记录。其他形式的档案记录形式，例如音频、视频，光盘的记录形式很少，没办法进行档案的自动化管理。档案管理工作由人工操作，管理工作人员不断进行某一种重复工作，大量浪费了时间和精力。

3.2档案利用率不高

随着科技进步，信息技术逐渐应用到各个领域。但就目前了解来看，档案管理工作还没能与信息技术有机地结合。档案管理工作者，没能利用信息技术将档案信息化以及网络化。另外，高校档案管理人员对于计算機操作也不是很熟练，对档案在电脑上的编辑研究工作不能完成，使得档案为人们所利用的几率很小。

4改进高校档案管理工作的措施

4.1对档案管理工作人员进行筛选培养

上文提到现在高校管理工作中，工作人员建设不够完善，形成队伍素质参差不齐。要做好档案管理工作，高校应该严格筛选符合工作内容，能胜任工作的人员。由于档案工作比较繁琐，需要的是能够耐心服务他人的工作人员，因此高校在进行人才选择时，一定要懂得观察应聘人员是否具有职业道德。

4.2完善档案管理制度，进行档案模式创新

高校根据国家颁布的关于档案管理的某些制度，联系高校自身情况，制定合适的档案管理实施手段。针对档案管理的工作人员，制定一套管理制度，定期对他们的职业道德素养以及他们对这份工作的专业知识的考核。另外，就当前的传统档案管理模式来看，已经不能满足时代对这份档案管理工作的需求，高校急需对这种传统的档案管理模式进行创新。例如，在档案管理工作的某些步骤或者管理手段上进行创新，传统的档案号可以改变一下，可以换成类似食品包装的条形码，既安全又简单。

4.3确保档案资料的完整性，提升档案资源的利用率

为了档案能够全面的为人们利用，高校必须确保档案的完整性。只有齐全的档案资料才能满足高校各个部门各个方面的需求。经过整理，找出档案资料，如法律、科研、政治各方面的档案资料，发现其中的问题，寻求解决方法。对档案的丢失毁坏问题，可以制定一定的追究责任制，以保证档案资源的完整性。

在档案完整的基础上，提高档案资源的利用性。档案是用来记录社会历史的，承载了很强的社会精神，是人们学习和汲取历史知识的重要来源。因此，档案管理工作人员应对档案工作有个正确认识，把握好专业知识，利用信息技术，加强档案资源的利用。档案管理工作人员时刻注意档案资源的变化动向，及时将开发改变的档案资源反馈给学校领导，以便能够在其做决策时得到帮助。另外为了保证档案资料的可持续利用，管理工作人员需要对档案资源进行编写和改进。

5总结

档案资料是反应社会精神的资料，能够对高校各个方面的工作起到一定的作用。做好为学校提供档案资料，对档案资料进行整理修改是必须的，这不单纯是档案管理工作人员的责任，更是学校及学校领导的共同建设任务，档案管理工作的顺利实施是衡量高校管理水平的一个重要因素。新形势下的高校档案管理工作还存在很多缺陷，需要学校领导和档案管理人员共同作出努力，实现规范管理档案工作。

参考文献

[1] 杨凯.新时期高校档案管理研究[J].科技信息，2008（23）.

[2] 张建莉.新时期高校档案管理问题研究[J].兰台世界，2007（12）.

[3] 栗旭.浅谈高校档案管理[J].云南档案，2008（05）.