信息时代企业档案信息化建设研究

姚艳琴

摘 要：随着计算机技术的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，企业档案信息化已成为新形势下档案管理的发展趋势。本文针对目前企业档案信息化建设的现状，阐释信息时代企业档案信息化建设的定义及主要内容，提出信息时代企业档案信息化建设的必要性，分析信息时代企业档案信息化建设中存在的问题，提出信息时代企业档案信息化建设的应对策略，通过在工作实践中企业档案管理出现的问题进行了理论分析，力求为今后档案信息化建设提供有效途径。

关键词：信息时代；企业档案信息化；资源

随着信息技术的快速发展，企业信息化建设是企业顺应时代发展要求的必然趋势，因此对企业档案管理工作提出了更高的要求。企业必须打破原有的档案管理模式，实行信息化管理，积极推进企业信息化建设，开创安全性高、标准化程度高、资源共享利用高、信息服务质量高的应用环境，实现批量信息的集中处理，以提高企业的经济效益和社会效益。

一、信息时代企业档案信息化的定义和主要内容

信息时代的企业档案信息化，是指企业利用现代信息技术、计算机技术等现代科技，对档案信息资源进行收集、整理、数字化管理和利用，把各类分散的信息资源分类后有效存储，用统一标准的方法进行管理，并且以网络化的方式进行连接，使用户利用网络就可以方便快捷地获取档案信息，从而提高档案资源利用率，实现资源共享。企业档案信息化建设主要包括以下两个方面的内容：

（一）对现有档案进行资源化和数字化管理

企业档案管理部门将过去纸质的文件，包括文字、图纸、图表等原始档案通过扫描、微缩等现代化手段转化为数据库中的电子资源，建立档案信息资源库，通过建立索引快速查询所需档案信息，提高工作效率，而且改变纸质档案杂乱、分散的状况，实现企业档案的优化整合。

（二）改善企业档案管理工作，实现档案资源的网络化和管理利用一体化

企业档案信息的管理工作必须纳入到企业网络建设中来，改变档案信息服务模式，由面对面服务转化为网络服务，减少对人、财、物、时间等资源的占用，实现档案资源科学管理。

由此可见，企业档案信息化建设并不是一个单纯的技术问题，而是一个实际业务与技术层面相互融合的过程，是一项复杂的系统工程。

二、信息时代企业档案信息化建设的必要性

（一）进行企业档案信息化建设，构建企业档案信息管理系统，是企业提升竞争力和发展的必然选择

随着信息网络的发展，使企业面临着知识化、数字化、网络化、全球化变革，企业的竞争力与企业信息化程度密不可分。企业档案部门作为企业信息资源的集中地，肩负着为企业决策层提供有效信息的重任。传统的档案管理工作是将文件进行收集、分类、整理、组卷、保管、查阅，档案资料的整理要靠手工完成，档案保管在库房里，档案管理的目的是为了查阅，而未上升到档案信息的资源共享和开发利用的高度，这些与迅猛发展的科技时代、与企业对信息的需求都不符合。企业的生产经营、设备厂房的迭代更新改造、管理的不断创新改进，迫切需要企业档案信息化建设。

（二）科学技术的发展为企业档案信息化建设创造了良好的条件，奠定了坚实的基础

在当前信息时代，电子化的文件，文件的存储和传递均是数字化，电子文件进行集中收集、归档、统一管理，大大增加了信息的存储量。系统论的应用为档案信息化管理提供了完整的思路，档案管理信息化后，可以实现即时查询、组合查询、模糊查询、分类查询等查询方式中选择最佳方式，迅速在档案库中检索出需要的信息。企业档案信息化不仅扩大了档案的资源来源，而且还扩大了档案服务范畴，提升了企业管理水平。

（三）专业的企业档案信息化建设人才

人才的培养对企业档案事业的发展起到决定性作用，企业的档案人员必须具备专业的信息化管理知识，不仅要熟练的操作计算机档案管理信息系统，还要熟练的运用多媒体、信息加工处理等技术，以适应企业发展的需要。

三、企业档案信息化建设中存在的问题

（一）企业领导对档案信息化建设的重视程度不够

没有充分认识企业档案信息化的重要意义和作用，企业档案信息化的理念还没有转变过来，导致了经费不予支持、疏于档案业务指导等问题，使企业档案信息化建设速度缓慢。

（二）企业档案信息系统与办公自动化管理未实现有效衔接

由于企业档案系统与办公自动化系统机制上的障碍，档案工作未能实现档案信息管理与办公自动化管理的有效链接，未能实行文档一体化管理。

（三）企业档案人员无法胜任档案信息化建设工作

随着大量办公自动化设备的广泛应用，以新形态方式出现的公文大幅增加，知识型、微缩型、视听型等档案资源大量涌现。这些变化对档案人员的知识结构、业务技能、個人能力等都提出了很高的要求。企业档案信息化人员既要有计算机专业技能，还要具备档案管理能力和信息处理应变能力。

（四）企业档案信息化缺乏统一建设标准和有效的安全保密保障

没有规范统一的建设标准，企业在档案信息化建设中就无法形成统一的数据，没有规范的数据，企业的档案信息就没有任何的利用价值，因此，制定规范化的企业档案信息化建设标准是企业档案信息化建设的必要条件。

企业档案是企业历史的见证，其中包含了大量的信息和企业保密级文件，具有秘密性和使用限制性，对这些重要信息的安全保存和防止破坏、丢失、盗取等带来了极大威胁。所以，采取保密措施显得尤为重要。但是，我国一些档案管理部门对电子档案的安全性保护力度还不够，主要表现在缺乏完善的电子档案安全管理机制，及对档案人员安全意识的教育。在这个网络发达的时代，信息传播速度迅速，各种网络媒体可以随时随地将企业保密信息发布到世界的各个角落，短时期内对企业造成打击。

四、信息时代企业档案信息化的应对策略

（一）提高档案信息化管理意识

领导重视和支持是加快企业档案信息化建设的关键，通过各种方式，加大对档案法律、法规的宣传力度，使企业各级领导重视档案信息化建设工作，树立全新的档案信息化管理理念，真正把企业档案信息化建设作为企业公共财富加以开发利用，加大经费投入，大力推动企业档案信息化建设。对企业档案部门来说，档案信息化建设是一项复杂的系统工程，是一项全新工作，充满了机遇和挑战。

（二）规范化的企业档案信息化建设标准

实现企业档案信息化建设，需要正确统一的标准和规范，制定企业档案信息化建设标准制度。结合企业实际，制定和完善企业内部的檔案信息化标准体系。采用与办公自动化相适应的档案系统管理档案，并延伸至企业所属各单位，实现在统一的系统平台下规范标准运行，实行电子文件全程管理，文档一体化。

（三）完善硬件、软件基础设施建设

企业档案信息化基础建设主要是指档案数字化设备建（即硬件）和网络系统建设（即软件）。主要是企业档案信息化建设涉及到档案信息的收集、整理、归档、保存、利用等方面工作，需要相匹配的硬件、软件技术支撑。在硬件建设方面，配备相应的计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码相机等信息处理设备。在软件建设方面，建立企业档案管理应用系统，落实企业档案网站查询系统，实现企业档案信息网络化与数字化。

企业档案网站是企业档案部门在办公自动化上的站点，是面向用户的窗口。结合企业实际，在企业档案网站建设设置档案工作信息（包括国内外档案工作的动态信息、档案计划、企业动态、档案法规、大事记、档案利用、机构沿革、馆藏介绍等）、档案资源信息（包括开放档案目录、专题档案目录及其他开放档案全文信息等）、档案信息查询以及档案开发与服务信息等内容。档案网站以网页形式面向用户。

（四）建立健全企业档案信息的安全管理

企业档案包括企业的全部信息，是企业的重要资源。档案信息化建设的首要的前提条件是企业档案信息的安全，它涉及三个方面的内容：①存储安全。数字化档案的存储应该使用带自动备份功能的专用服务器，设置工作站与办公网络相连接、同时使用光盘库定期刻录备份，最好有第二个异地保管的备份；②利用安全。数字化必须采用设置防火墙、安装杀毒软件、定期进行系统升级和物理隔断等措施；③身份安全。通过登陆身份安全认证、动态口令等方式，加强档案利用的保密工作和档案信息的安全。

（五）培养专业的企业档案信息化人才队伍

企业档案信息化建设，人才是关键，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务又熟悉信息技术的复合型人才，能够熟练掌握办公自动化、档案管理信息系统和各种管理软件，有较强利用现代科技处理档案信息的能力，建议如下：①从各大高校吸纳具有计算机操作能力、管理能力的人才、能胜任企业档案信息化管理工作的人才。②定期培训提升员工水平。定期有计划、有针对性对企业档案人员进行培训，让他们不断学习最新的档案信息化管理技术，能够更好地进行企业信息化建设。

五、结语

企业档案信息化建设是现代企业发展的必然趋势，同时也是一项复杂的系统工程，是对企业信息资源的深度开发和利用。做好档案信息化建设既要注重硬件建设，更要注重软件建设，建立档案管理应用系统，改变落后的档案管理观念，创新档案管理方式方法，提供工作效率，为企业决策提供支撑依据，有效推动企业档案信息化建设健康快速发展。

参考文献：

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[2]金铮.企业档案信息化建设对策探讨[J].办公室业务 第4S期2014/04：158.

[3]档案专业课程应试必读——档案信息化建设 [S].湖北省档案科技推广中心编 2016/03：206-210.