智能会议系统简析

李业伟 孙群峰

中国联合网络通信有限公司日照市分公司 日照 276800

引言

随着社会科技的快速发展和智能终端的普及，会议无纸化、智能化已成为企业发展的趋势。1997年，武锐军提出一种多媒体网络并行会议系统方案[1]。该方案通过多媒体网络技术解决了分散异地相关人员不能参会的问题。1999年，李业丽提出一种基于以太网的电视会议系统方案[2]。该方案采用通信设施和网络通信软件解决了相关人员通过互联网参加会议的问题。2015年，李粹容基于云计算技术提出一种视频会议系统方案[3]。该方案通过网络、基础设施、存储等资源池处理会议系统中的数据与语音，有效降低了运营维护成本。2016年，钱承山基于物联网技术提出一种交互式会议系统方案[4]。该方案通过物联网技术解决了传统会议功能单一、交互性差等问题。2017年，宋春光提出一种高清视频会议系统应用研究方案[5]。该方案将视频会议系统与生产调度、视频监控等系统对接，从而满足会议讨论、业务协调、多方交互等会议需求。

综上所述，以上解决方案从不同的角度解决了会议无纸化问题，但都存在一定的局限性。因此，本文设计了一种基于物联网的智能会议系统。

1 智能会议系统关键技术

会议物联网是利用各种传感器实时采集需要监控、交互、控制会议设备的信息，并通过网络将获取的信息传输到智能会议平台，从而实现各种会议服务和应用[6-7]。

本文系统网络体系结构参考物联网的3层体系结构[8]，并分别从感知层、网络层和应用层进行阐述。本文系统网络体系结构图如图1所示。

图1 本文系统网络体系结构图

1)感知层。感知层采用数据采集技术负责识别参会人员和会议设备，并通过摄像头等感知终端采集参会人员、设备电源、温湿度、声音大小、光照等信息，为会议管理人员决策提供主要数据源和参数。

2)网络层。网络层采用通信技术负责数据传输和语音通话。本文通过4G流量卡、WLAN和光纤互联网相结合的方式实现会议数据传输，并通过3G语音网络实现会议语音传输，从而保证数据传输的实时性。

3)应用层。应用层采用系统应用技术负责视频会议、视频监控、业务调度、远程培训等多系统的对接，并对多源数据进行融合分析和处理，实现参会人员和会议设备的监控、检测。同时，通过网络层及时下达指令，实现参会人员和会议设备的管理和控制，从而实现整个会议系统的智能化。

2 基于物联网的智能会议系统

基于物联网的智能会议系统通过智能会议系统关键技术不仅实现了参会人员和会议设备的智能化管理和控制，还实现了视频监控、业务调度、远程培训等多系统的无缝对接。

2.1 系统设计

智能会议统由智能会议平台、通信网络和智能终端3个主要功能模块组成。其中，本文的智能会议系统如图2所示。

智能会议平台相当于人体的大脑，整合的信息越多，实现的功能越多。智能会议平台不仅可以分析处理智能终端采集的参会人员信息、会议设备信息和会议信息，实现常规会议无纸化，还能分析处理视频监控、业务调度、远程培训等对接系统的信息，实现多系统会议智能化。

图2 智能会议系统

通信网络相当于人体的神经系统，既能自下而上地传输参会人员信息、会议设备信息和会议信息，又能自上而下地传输控制指令。智能会议通信网络通过无线和有线的紧密结合，满足了平台与人、平台与会议设备的通信需求，实现了整个会议信息的共享。

智能终端相当于人体的器官，既能采集信息，又能显示信息。智能终端主要分为智能会议终端和智能控制终端。其中，智能会议终端又分为信息采集终端和显示终端。信息采集终端也被称为传感器，主要被用于采集参会人员信息、会议设备信息和会议信息。显示终端主要用于参会人员在线签到、查看会议信息等功能，实现会议同步。智能控制终端通过无线通信方式实现会议设备的监测和远程控制。智能终端为实现会议无纸化、智能化奠定了基础。

2.2 系统功能

本文设计和实现的基于物联网的智能会议系统不仅可以提供强大的会议管理的应用功能，还可以提供参会人员管理和会议设备管理，真正意义上实现无纸化、智能化。其中，智能会议系统功能结构如图3所示。

1)人员管理。会议管理员在会前添加参会人员信息，并设置参会人员系统权限。

2)会议创建。会议管理员添加会议主题、会议时间、会议地点、会议日程等信息。

3)会议通知。会议管理员创建会议后选择参会人员通讯录可实现会议通知群发、签到提醒等。

4)在线签到。参会人员入座后点击会议签到模块，可完成会议签到。同时，系统服务器可实时统计出各位参会人员的到会情况，并为会议投票系统提供参会人员的真实人数。

图3 智能会议系统功能结构图

5)资料共享。会议主持人根据会议保密性，可将会议资料选择性共享或全部共享到其它会议终端或会议大屏。参会人员可同步查看或异步查看。

6)文件批注。参会人员可以通过人机交互技术直接在会议终端显示器上对会议资料进行批注保存。

7)会议沟通。参会人员在开会时可以通过会议终端与其他参会人员交流沟通，也可以将需要上传的资料通过会议终端上传至服务器，再选择性共享或全部共享给其他参会人员。

8)在线投票。参会人员可以在线投票，而且服务器可以快速汇总统计参会人员投票情况，及时将投票结果同步公示到各个会议终端或会议大屏。

9)视频会议。会议管理人员将会场外的参会者通过传输线路和多媒体设备接入主会场，以便所有参会者不仅可以听到声音，还可以看到对方，甚至可以讨论交流。

10)音频录播。会议管理人员通过多媒体设备实时录制现场会议。同时，会议管理人员可以对外直播现场会议或后期点播现场会议视频。

11)设备管理。会议管理员通过智能控制终端在线监测会议设备运行状态，并远程统一升降参会人员使用的一体机，开关灯光、音响、电动窗帘、多媒体等设备。

除此之外，智能会议系统还能无缝对接视频监控，实时观看远程现场画面；对接业务调度系统，随时进行业务经营分析，远程调度相关部门；对接远程培训系统，随时开展项目沟通、教育培训、在线考试等等。

3 系统实现

基于物联网的智能会议系统不仅实现了所有参会系统、设备与网络的连接，同时实现了系统对接无缝化、文件传输网络化、文件显示编辑无纸化、会议设备可控化。其中，本文智能会议系统应用流程如图4所示。

图4 智能会议系统应用流程图

1)会前应用。会议管理员通过账号和密码登录智能会议系统，完成会议前期准备工作，包括人员管理、会议管理、设备管理。其中，会议管理员通过人员管理和会议管理模块向参会人员一键群发会议通知。

参会人员入座前，会议管理员通过设备管理模块智能控制会议设备，远程启动升起会议终端显示器、开启设备电源、调整会议大屏和终端显示器显示度、调整音响声音大小、会场温湿度等。

2)会中应用。参会人员入座后，点击智能会议系统签到模块完成会议签到。同时，系统后台可以实时统计会场签到情况，并自动提醒未签到参会者签到。

为了防止会前泄露会议内容，会议主持人签到后通过U盘将会议资料上传至系统服务器，并点击智能分发模块，可将上传的会议资料分发给参会人员。参会人员在发言人主讲时可以同步或异步浏览会议终端显示器。同时，参会人员可以在会议终端显示器直接批注会议原文件。

会议交流时，参会人员可以分发或群发消息，也可以通过电子白板共享画面进行沟通交流。

投票表决时，参会人员可以点击在线投票模块进行投票表决。系统后台可以自动统计投票数量，并及时将投票结果公示。

另外，参会人员有任何需要都可以通过智能会议系统向会议管理员推送信息，会议管理员根据参会人员的需要调整温湿度、调整光照、调整声音大小、开启多媒体设备、切换视频监控等对接系统。

3)会后应用。参会人员离开会议室后，系统服务器先以会议主题创建文件夹，再以参会人员姓名创建下一级会议文件夹，其中以参会人员姓名创建的文件夹用以保存参会人员的批注。同时，会议服务器自动将签到结果或投票结果保存到会议主题文件夹中。根据涉密情况，会议管理员可以一键清空系统服务器中主题文件夹内的会议资料。

另外，会议管理员通过智能终端智能控制会场设备，关降会议终端显示器、关闭设备电源等。

最后，通过在会议室部署本文系统，验证了本文系统不仅可以实现会议前、会中、会后的智能管控，提高了工作效率，还可以使得参会人员感受到更好的参会体验，使整个会议变得无纸化、集成化、智能化。

4 结束语

本文基于物联网技术实现无纸化、交互式的智能会议系统，极大地降低了工作压力，提高了参会者的开会效率。同时，节省了大量资料印刷费用，并确保了会议资料信息的保密性。但是，由于本系统要求所有的会议设备必须接入物联网，因此如何降低接入成本，还需要进一步深入研究。