信息时代下如何做好高校档案管理工作

孙印厚 张晓言

摘要：本文主要对信息时代怎样做好高校档案管理工作进行了探究，对信息时代下档案管理的工作模式和主要特征进行了阐述，并研究了信息技术应用对传统档案管理工作造成的一系列影响。在此基础上对信息时代下如何提升档案管理工作质量提出了针对性策略。

关键词：信息时代；信息技术；高校档案管理工作；促进措施

当今，网络科技的不断发展为全民信息化时代的到来提供了重要支撑动力。各行各业为了适应信息化时代，纷纷对自身的工作方式和工作状态做出了一番调整，档案管理工作当然也不例外。现阶段，档案管理工作被各大高校高度重视，各级档案部门都在构建信息化档案管理工作模式，这同样也是保障和加强档案管理工作有效运行的具体措施。要怎么样才能把档案资料当中所包含的具体实际作用在政府机关得到充分发挥呢？这个问题一直都被档案管理者高度重视。基于此，本文就以信息时代下如何提升档案管理工作效率为出发点，阐述其主要内容。

一、信息时代下档案管理工作的主要内容

1.信息时代下档案管理的工作模式

在信息化时代，档案管理工作的一个最为明显的特点就是数字化和现代化。现在很多高校的档案管理大多采用网络数据，实物保管的方式已经渐渐不存在了。信息时代的档案管理工作模式和传统档案管理模式，两者之间有着天壤之别。信息化时代的档案管理一般都有专门的管理机构和组织直接负责，工作人员在进行档案管理的时候主要依托于现代互联网科学技术进行收集、分类、归纳，以及服务客户。

2.信息时代下档案管理的明显特征

信息时代档案管理的特征主要表现在以下几个方面。第一，要对相关部门针对档案整理编制所提出的各项法律法规、政策给予充分肯定和支持。第二，要将信息化时代下的电子档案管理模式和以前的那种纸媒档案管理模式进行比较，查找其中的优缺点。第三，依靠信息技术手段，以此来实现档案管理的网络化和数字化。

二、信息技术对传统档案管理工作造成的影响

1.档案储存量大大增加

这一点同样也是采集多样化档案信息的基础，以往，高校内部的档案资料大部分都是由文字和音像资料组成的，但是在经过信息技术的洗礼之后，档案的载体就从传统纸媒载体变成了现在的电子信息载体。这样，不但使管理更加方便，而且也极大地增加了档案内部的储存空间。比如，一张光碟当中可以存储一万条信息，容量之大是传统纸媒档案所不能比的。

2.方便档案的检索、利用工作

依靠信息技术手段，简化了工作人员在管理档案过程中的繁琐步骤，极大程度上节省了人力、物力和资金的投入，使得档案管理的综合效率得到大幅度提升，与此同时也彰显出了档案管理的安全性和高效性。这样不仅能大大减轻档案工作人员的工作压力，并且能使其以网络作为支撑载体，对所需要的信息进行系统性查找，随时随地，不受时间、空间、地点的限制。从某种程度上来说，世界上任何一个国家和地区，只要是法律许可范围内的信息资料都可以被用户拿来下载使用，且具有安全性。

三、信息时代关于做好档案管理工作的策略

1.树立正确的档案工作观念

高校档案管理人员必须要明白，档案信息资源管理和档案信息化建设，两者之间其实是相互依赖、优势互补的。在传统档案管理中，档案信息更多的时候是当做一种文化资源来对待，具备了档案信息的凭据价值。可是在如今的信息时代，档案信息更多的则是被人当做一种可随时利用的经济资源，档案工作人员平时要做的就是将这些档案的特有价值挖掘出来。

新时期的档案管理人员首先要做的就是转变思想，以往的档案管理主要是侧重于对档案资源的利用，但是那些一直处于现行或半现行时期的文件，通常情况下则一直处于被保密的状态，开放性不强。所以在推进档案信息化建设的过程中，管理人员就应该摆脱以往陈旧的管理模式，将工作重点放在强化现行和半现行的开放性上，具体可以在适当的时候借助表编制和现行文件相关的开放政策来实现。

另外，档案管理人员要树立起终身学习的理念。在传统的档案管理工作中，百分之九十以上的管理者对档案管理工作当中所运用的对应应用理论没有充分的认识，档案管理部门也没有对他们日常业务的相关技能提出严格化的具体要求，所以他们即便是没有接受过正规的教育培训，依旧可以在日常的档案管理工作中做得得心应手。可是在信息时代，这种做法就不行了，随着档案信息化的不断推进，随之衍生的各种新技术、新理论也会被逐渐融入到档案管理工作体系当中。这个时候，身为档案管理人员，就会面临各种各样复杂的问题。因此，信息时代下的档案管理人员，要想工作起来游刃有余，就必须紧随时代发展潮流，从自我做起，树立终身学习理念，為档案信息化建设目标的具体实现积极献计献策。

2.档案信息管理标准化建设工作落实到位

一般来说，档案信息管理标准化通常包含收集、储存、管理、信息网络这几大方面。要知道，档案信息在管理方面的标准化，一般可以被看作是档案信息化建设的有效基础保障。档案信息化的程度越高，针对档案信息管理标准化提出的要求也会随之增加。只有对档案信息标准化进行规范性的约束引导，才能让档案信息在建设过程中得到稳定快速发展，档案信息运作的健康性和持久性才能得到长期有效的保障。因此，档案行政和管理部门必须要在切实可行的情况下，就具体的现状编排出一整套完善的制度方案，对那些常见的档案格式、著录规划进行分类整理、数据记录、安全规定等。也只有通过这种工作模式，档案数据信息之间才能实现最终的通用、共享和互利互惠。这样，即使是在软件或硬件环境发生变动的情况下，档案数据的完整性和安全性也不会受到丝毫影响。

3.认真学习新的档案管理方法

如今，新技术和新方法整合进档案管理工作中已是大势所趋，同时这也是档案管理工作质量实现最优化的最佳解决策略。档案信息化建设也可以被理解成将分散在不同层次上的多样化载体，按照数字化的模式统一归纳整理，再通过互联网技术的辅助，继而实现数据之间的有效链接，这也体现出资源利用过程中的时效性和共享性两大特征。但是，上述目标并非一朝一夕就能实现的，它需要档案管理人员在实践当中不断挖掘潜在的各项信息资源，并善于利用各种高端设备、科学技术，来对新时代档案管理的渠道和办法进行创新探究，以此来进一步推进档案信息化建设工作的发展。

总之，只有充分认识到档案信息化建设的根本意义，掌握合适的方法，才能在实践中进行更深层次的服务探究工作。除此之外，档案管理人员在进行实践的阶段，要树立正确的法制观念，提升自身的信息综合整理能力，这样才能将高校档案信息管理工作运行的时效性得到进一步落实。

孙印厚，1973年3月出生，男，汉族，山东平阴人，青岛大学后勤管理处硕士研究生，讲师，研究方向为档案研究；张晓言，1974年1月出生，女，汉族，山东即墨人，青岛市档案馆馆员，主要从事档案研究。