基于云技术的小微企业财务共享中心初探

邱凯 刘李福 张俤

从2009年国务院下发《关于进一步促进中小企业发展若干意见》的文件，到2015年“大众创业、万众创新”的政策实施，我国小微企业在数量和资产规模方面都得到了蓬勃发展，也带动了其对会计核算的强劲需求。鉴于成本压力，将会计核算外包是大多数小微企业的刚性选择，即把企业的会计工作交给第三方代账公司或个人来完成。虽然购买人工代账服务可以在一定程度上降低日常运营成本，但第三方代账服务公司存在着准入门槛低、人员变动大、专业能力不足等弊端，从而给小微企业带来核算不规范、记账错误、合规风险高、会计信息决策有用性差等不容忽视的问题。如何在不增加运营成本的前提下推动小微企业会计核算、财务管理工作标准化和规范化，是会计界亟需解决的难题。

财务共享中心（F i n a n c i a l Shared Services Center）是依托信息技术，流程化处理会计、财务管理等工作的新型企业内部机构（Robert et al.，1993；Moller，1997；Schulman et al.，1999），它可以优化组织内部结构、降低运营成本、规范财务和业务流程、提升管理效率（金莲花、王华，2016），国内外已有不少大型集团公司和跨国公司设立了财务共享中心并取得了良好的效果。不过，对于大企业而言，财务共享中心的设立仍然需要花费大量成本对业务流程重新设计、分流原有工作人员等（Clemens，2017）。

相对于大型企业，小微企业的经济业务简单，会计核算工作可复制性强，如果将其会计职能从企业中进行剥离，通过第三方专业会计服务机构在云端建立的财务共享中心向数以百计的小微企业提供标准化的会计核算、财务管理和决策支持等服务，一方面可以起到规范会计工作、降低合规风险、提升管理效率等作用，另一方面，对于提供这一服务的第三方机构也能通过标准化获得巨大的成本优势。此外，剥离了会计职能还可促使小微企业的管理者更加专注于自身主营业务，实现企业管理效率的提升。

一、小微企业会计核算特征

现有文献显示，小微企业经济业务的标准化会计处理并未如其发展态势那样全面推广，虽然我国已于2013年开始实施《小企业会计准则》，但是并没有给小微企业的会计核算工作带来实质上的改变。何冰玉（2015）、高凡修（2015）的调查和研究均发现，《小企业会计准则》并没有得到大范围的执行。

为了进一步了解目前小微企业的会计核算尤其是对云核算的需求，笔者于2016年10月至12月向注册地在成都市的300家不同类型的小微企业发放了调查问卷，其中收回有效问卷259份。问卷调查结果也显示了类似的结论：除了少数拥有会计专业背景的企业主，大多数受访的小微企业主并不了解企业的会计核算流程。根据问卷调查和访谈结果，笔者认为目前小微企业的会计核算工作存在一些比较突出的问题：第一，小微企业的利益相关者关注的首要问题是企业的生存问题，不具备价值创造功能的会计核算职能在小微企业中难以得到足够重视。第二，从企业生命周期来看，小微企业大多处于企业初创期，这个阶段企业融资渠道有限，可用资金大多较为紧张，出于降低成本的考虑，小微企业往往会选择兼职人员来从事企业的会计核算和报税、纳税等工作。兼职人员一般不会关注企业的业务，只完成最基本的代账工作，出现账目混乱、记账错误等情况的几率较大。同时，专门从事人工代账服务的企业为了节约成本，一般会为一名代账会计指派十家以上的客户提供服务，而企业的月结、编制报表、纳税申报等工作都集中于月末和月初，这势必会造成特定时间内代账会计工作量过大，从而没有时间对漏记、多记等错误的记账问题进行检查和处理，结果出现报表金额与实际金额不符等问题。第三，部分小微企业所有者为了降低缴纳的税金，往往要求兼职会计人员进行一些“特殊”会计操作来控制纳税额，这些会计操作大多会涉及财务舞弊和造假，一旦遇到监管机构检查会计账目，企业面临高额罚款甚至刑事责任的可能性极大。第四，从合规的角度来看，由于小微企业数量众多，其会计监管工作主要通过税务机关在征税过程中的抽查进行，这就造成无会计账、错账、假账被查处的概率很低，这也使得许多小微企业业主存在着一定的侥幸心理。最后，由于会计报表、账目与实际经营情况的不符，必然会降低会计信息的决策有用性，也割裂了小微企业的战略、经营决策与会计信息之间的内在联系。

综上，鉴于成本、生存等因素，小微企业普遍缺乏会计流程标准化建设的动力，从而导致会计核算工作不符合会计规则、随意性较大。可见，要在小微企业推行标准化的会计核算流程，首先需要降低会计流程标准化建设的成本，使小微企业能够接受。

二、小微企业会计核算流程分析

根据问卷调研结果，小微企业可以归为三类：生产型企业、服务（含IT）企业、流通型企业。下面本文将分别对三种不同类型企业的会计核算流程进行分析。

（一）生产型企业会计核算流程

一般而言，生产型企业的业务流程主要包括购进原材料、生产、销售。相应的会计核算流程是：通过现金、银行存款或赊购形式购入原材料，同时得到供应商开具的发票；生产过程中的原材料、直接人工等项目直接转为产品成本，其他费用在进行合理分摊后转为存货成本；销售过程的销售收入以及出库存货转为主营业务成本。在这一过程中会产生出库单和销售发票等重要原始凭证。

每个自然月结束以后，会计人员还要编制资产负债表和利润表，根据利润表显示的收入和利润分别缴纳增值税和企业所得税。

（二）流通型企业会计核算流程

商品流通型企业的业务流程包括购入商品和销售商品两个主要环节。其中，购入商品的会计核算流程与生产企业类似，区别在于流通企业购入的商品直接计入存货科目，同时获得供应商提供的发票。在商品销售环节中，从库存中转移的存货成本将转为主营业务成本，与销售产品产生的销售收入对应。

与生产企业一样，每个自然月结束以后，会计人员还要编制资产负债表和利润表，根据利润表显示的收入和利润分别缴纳增值税和企业所得税。

（三）服务型企业会计核算流程

图1 小微企业财务共享中心原理

图2 生产型小微企业核算流程

图3 流通型小微企业核算流程

与前两者相比，服务企业的业务流程是最简单的，仅包括提供服务和收款这两个环节。从会计核算角度来看，服务型企业需要做好日常的三项费用（管理费用、财务费用和销售费用）的核算工作，在企业提供相应服务之后还需要及时将收入入账。月末，会计人员需要编制会计报表和缴纳税款。

从三类小微企业的经济业务与会计核算流程来看，小微企业的经济业务十分简单，会计核算工作可复制性较强。如果将不同小微企业的会计核算职能剥离，纳入第三方专业机构设立的财务共享中心，并以云计算作为基础，通过程序自动执行相应的会计核算流程，其成本会远低于小微企业聘用代账人员所耗费的核算成本。

三、财务共享中心及其特征

共享服务的概念产生于20世纪初的美国，几家大型企业和政府开设了共享服务中心（Shared Services Center），不过由于技术水平的限制，20世纪90年代起，跨国企业才开始大量设置共享服务中心。到本世纪初，约60%的财富500强公司拥 有共享服务机构（ACCA，2002）。共享服务中心设立的初衷是降低成本和提高效率，在这种新型管理理念下，公司将原本分散于企业里重复的、日常的活动进行重新整合或者合并，最终取得竞争优势。这一思想的核心内容就是通过财务共享、人力资源共享、IT共享，提供更优质的服务，为企业整体创造更高的价值。共享服务中心的设置，能够将企业不同层级的某一职能进行集中，从而产生规模经济效应。

在众多企业级共享服务中心里，财务共享中心（FSSC）这一形式是最常见的（ACCA，2002）。中外学者对其进行过系统研究，例如国外学者集中讨论了财务共享中心的特征、要素等问题（Bryan，2002；Cedric et al.，2003；Herbert et al.，2012）；国内学者则偏好于探讨财务共享中心的应用效果和企业案例（李辉，2008；吴其霆，2009；周春梅，2012；赵晓玲，2014；周建伟，2016），并通过案例找寻设立财务共享中心的关键流程或要素（李耀峰，2012）。

与共享中心一样，设立财务共享中心、集中会计职能能够给企业带来节省运营成本、税收减免等成本上的巨大优势，这也是大多数设立该机构企业的初衷。财务共享中心还打破了原有的组织结构，使财务部门和事业部之间成为 “客户——供应商”关系，为提升服务质量或产品创新提供新思路。另外，财务共享中心一旦建立，既能够增强事业部对现有核心业务的关注度，还能够帮助总部灵活地添加新的业务单元，使得跨区域的并购活动得以比往常更快地进行。

图4 服务型小微企业核算流程

图5 小微企业财务共享中心主要职能

不过，不论是事业部众多且分布于全球各地的大型集团公司，还是只掌管少数分支机构的中小规模企业，建立财务共享中心必须依赖于IT技术，尤其是云计算技术的支持。云技术能够极大地降低终端工作强度，即只对分布式数据进行采集和预处理，数据处理、数据分析、财务管理等工作全部在作为云平台的财务共享中心完成（程平、赵敬兰，2016）。

四、小微企业财务共享中心功能分析

笔者认为，移植了小微企业财务职能的财务共享中心的核心在于云技术的运用，即通过云端处理相应的账务和信息，实现部分或完全的账务自动化处理。当然，在这一过程中首先需要将企业核算流程进行分解，把须由专业会计人员手工操作的部分通过云端的财务共享中心完成，而部分无需专业训练即可完成的原始凭证录入等工作则通过小微企业员工完成。根据这一思路，财务共享中心服务提供商需要在终端（小微企业）部署扫描设备以及录入软件或APP，做好原始凭证的扫描和账户初始金额的手工录入。记账凭证、分类账和报表的编制工作集中在云端财务共享中心完成。第三方服务提供商需要开发凭证分类识别和账务处理系统以部署于云端财务共享中心，生成标准化的会计凭证、明细账、总分类账、财务报表和纳税申报表等。

通过云端的财务共享中心，能够及时处理各种原始凭证，记录与交易和事项相关的会计分录，并自动生成记账凭证和明细账。在月初等重要时间节点，系统将根据上月相关会计记录编制财务报表和纳税申报表，以便及时向监管部门和税务机关提供。同时，财务共享中心会在基本财务信息的基础上通过不同的模型对企业财务状况进行分析，以支持小微企业的各项决策。另外，财务共享中心对财务信息的处理是一个动态过程，可以帮助企业员工随时查询财务状况、报表信息以及财务分析结果。

从操作角度来看，小微企业员工所需要做的，是通过智能手机或电脑摄像头对不同原始单证（如购货发票、入库单、出库单等）进行扫描并将银行存款等账户期初余额录入系统，即可完成终端的全部工作。而财务共享中心通过程序完成两个步骤的工作：第一，是原始凭证的分类识别和标准会计凭证的生成，这一步骤中以系统自动识别、分类为主，人工识别和分类为辅。第二，是会计账、报表和纳税申报表的编制。一般来说，小微企业往往不需要进行较多的期末账项调整等工作，每个会计期间内记账凭证所形成的不同账户余额即为资产负债表和利润表中相关账户余额的直接依据。可见，财务共享中心工作的重点和难点都集中在第一步上，即原始凭证的识别、分类及记账凭证的生成。

五、总结

根据小微企业会计核算工作的特点，笔者认为，构建小微企业财务共享中心的优势包括以下三个方面：

第一，核算服务的可复制性。绝大多数小微企业的业务类型比较单一，并不需要特别定制的核算服务。因此，财务共享中心可以在小微企业中大范围推广，同时无须增加额外的系统开发成本。这样不仅能够降低第三方服务商的技术开发成本，还能够大大节省小微企业支付的代账成本。以成都市小微企业为例，企业年代账成本大约为6000元左右，这些成本以人工代账的劳务费为主。如果小微企业将其会计职能转移至财务共享中心，便能节省人工核算的劳务费，而云端软件的开发成本和运维成本是由大量小微企业共同分摊，因此只要不断增加使用财务共享中心的企业数，就能使小微企业会计核算成本远低于现有的代账成本。

第二，账务管理的合规性。许多小微企业都因为会计核算违反税收征管法规而遭受过税务机关的罚款。财务共享中心能够有效解决这一问题：首先，部署于云端的软件将按照标准会计准则自动完成会计核算和报表编制工作，避免了手工操作造成的记账错误。其次，小微企业财务共享中心通过软件能即时完成每笔经济业务的账务处理，不会出现人工代账服务中的月末记账时间短，任务重，错过纳税申报时间等问题。最后，财务共享中心将根据企业所在地税务机关的相关要求生成纳税申报表样表并及时提醒企业相关人员，保证企业按时、合规报缴税款。

第三，会计流程的标准化。会计信息标准化问题是阻碍行业发展的重要障碍，通过财务共享中心进行会计核算，不仅能实现小微企业的账务自动化处理，还能在较大的范围内推广XBRL（可扩展商业报告语言），实现财务报告编制、信息披露的标准化。

对于小微企业财务共享中心这一新事物而言，在技术上需要解决的一个重要问题便是云端存储信息的安全性。只有财务信息得到充分保护，才能吸引更多小微企业选择使用这一新的核算方式。同时，小微企业财务共享中心还存在着一些实施上的障碍，主要包括会计凭证的审核问题、会计档案的保存问题等。虽然电子发票已经开始在全国范围内试点，而最新的会计档案管理办法也允许以电子形式保存会计档案，但是这些新政策的推广都需要一定的时间。因此，对于会计云核算服务提供商而言，需要在这个过渡阶段找到一些适当的方法来解决小微企业会计实务中出现的问题。