试析企业档案管理的现状及其发展趋势

彭千惠

摘要：在当前的经济形势下，各项事业都迎来了新的挑战与机遇。随着我国社会经济的不断发展，企业的规模也越做越大，企业档案成为企业发展必不可少的资源，做好企业的档案管理也变成了当前重要工作之一。本文通过对相关资料的调查与分析，尝试分析当前企业档案管理的现状，以及未来企业档案管理的发展趋势。

关键词：企业档案；管理现状；解决对策；发展趋势

在我国急速发展的经济形势下，企业规模越做越大，不少企业都明白，做好企业档案管理是企业发展中必不可少的一环。企业档案是企业信息资源的重要部分，对企业的生产经营与市场营销策略有着重要的参考作用。我国企业在生产经营活动中，愈来愈重视对企业档案的管理。

一、我国企业档案管理的现状

（一）档案信息的开发与利用未引起足够重视

尽管我国当前绝大多数企业均意识到企业档案的重要性，但如何有针对性地对企业档案进行管理、开发与利用却不是所有企业都能做到的。不少企业的档案管理工作仅是简单地将企业档案搜集后集中放置，很少做后续的管理与开发利用，基本搜集后的企业档案就这么被束之高阁。企业档案根本无法为企业的经营决策作参考，仅是为企业作装饰之用。

（二）档案质量较差

现阶段的企业档案管理，不少企业的档案内容质量不高，缺乏利用价值，档案管理工作趋于形式化。从企业员工档案来看，企业搜集员工档案材料基本集中在学历、政治面貌、工作资历等方面，对员工的思想状态、个人品格等方面却置之不理。档案材料的内容过于空泛，档案叙述方式多是套话或大白话，让档案的利用率无法提高。

（三）档案管理人员素质低下

档案管理工作对工作人员的要求较高，需要完备的档案管理知识，才能高效地做好档案管理工作。但我国当前形势是，档案管理人员的素质参差不齐，甚至素质底下。一些中小型企业，出于保护商业机密或节约资金的考虑，会聘请亲属或学历较低的劳动者来做档案管理工作。企业档案在缺乏管理知识的管理者手中，也就无法发挥其作用。如前文的员工档案问题，也从侧面体现出档案管理人员的素质低下，若管理人员有较高的管理知识，则不会犯此类错误。

（四）档案管理工作缺乏相应的章程依据

目前很多企业在档案管理中，出现的很多问题，多是缺乏指导性章程导致的。大多数企业仅有檔案管理责任制，对档案管理人员的管理责任做了标明，但档案管理过程的规范化却不加以明确，甚至无档案管理制度。这也进一步导致档案管理工作的不规范乱象，在没有明确管理制度的情况下，通常也无档案交接等制度，不少企业经常发生人走档丢的情况。

（五）档案管理效率低

档案管理的效率低下不仅反映在搜集管理的效率不高上，还反映在检索利用的效率低上。我国目前对档案资料的检索有两种途径，一是人工检索，二是计算机只能检索。当前绝大多数企业仍在用人工检索的途径，这导致档案的利用大大降低，甚至不少年代久远的档案得不到利用。

二、企业档案管理的解决对策

（一）全面提高档案管理人员的素质

企业档案管理人员是档案与员工、企业之间的枢纽，是企业档案是否得到有效利用的关键。因此企业在招聘档案管理人员时，需对应聘人员的专业知识水平严加考核，任人唯贤，绝不能任人唯亲。

（二）充分调动档案管理人员的积极性

档案管理工作是一项繁琐的工作，不少档案管理人员在工作过程中会产生负面的工作情绪，进而影响档案的利用率。因而企业要充分调动档案管理人员的积极性，为此，可以做的事情有以下几项。一是全面规范推广档案管理人员的聘任制度，完善档案管理人员的考核制度，采取优胜劣汰的方式，调动档案管理人员的工作积极性；二是加强企业档案管理的宣传工作，增强员工对档案管理的意识，全员投入对档案的整理归档上，减轻档案管理人员的工作量；三是适当对档案管理人员进行业务培训，提高其档案管理的效率

（三）建立健全档案管理制度与安全责任制

建立档案管理的独立部门，明确相关管理人员的责任，规范档案的搜集使用流程等。此外，还需建立完善的档案管理制度，加强监管。其中，最为重要的是档案管理人员的保密监管。要经常对档案管理人员进行安全培训与教育，适当签订安全保密协议等。对文件数字化过程中涉及的相关人员，也要适当签订保密协议，必要时，对相关硬盘等进行销毁。企业要严格落实档案管理安全责任制，定期检查，减少风险隐患。

三、档案管理的发展趋势

（一）档案管理方式的创新与精简

无论是什么企业，创新与精简都是企业的必然发展趋势，档案管理亦然。档案管理的工作方法必须创新，才能跟上企业的发展。档案管理要不断扩大外延，深化内涵，将过去单一的档案搜集变为档案的归纳、整理、统计、分析等为一体的档案信息中心。

办公自动化后，档案管理也应相应进行调整，采取数字化的方式进行档案管理。为此，对档案管理方式的创新迫在眉睫。同时，档案管理的方式也需不断精简，提高档案管理的效率，才能跟得上企业发展的速度。

企业档案作为企业管理的其中一部分，必须适应新时代与企业的高度发展需要。要树立新的观念、体制、管理制度，为此创新档案管理方式显得十分必要且迫在眉睫。

企业档案管理工作和其他工作不同，不只是局限在某一领域或某一部门间的工作，而是跨部门协作才能取得成效的一项工作。因此有效的组织管理方式是必须的。

（二）档案管理需高效

在市场经济为主导的当今，企业要想盈利就必须高效运转，而档案管理也必须跟上高效运转的步伐。企业档案管理人员需要提高办事效率，企业要充分发挥管理人员的聪明才智，让档案资源发挥其应有的作用，使其成为企业技术革新的重要参考源。

（三）档案管理要从实际出发

无论是档案的本质载体，亦或是档案管理体制的设立，都需要从企业实际出发。如不少重要档案分散在各个部门，使得档案的利用率大大降低。因此，需对症下药，明确档案管理的工作对象和责任，建立健全档案管理制度，用制度规范档案管理工作。

四、总结

随着我国经济的发展与企业规模的扩大，企业的档案管理工作也愈来愈重要。档案管理工作成为企业发展过程中不可回避的重点，档案资料也成为企业发展过程中不可或缺的资源。因而，企业在进行生产经营活动的同时，也要加强档案管理工作，采取各种有效措施全面落实档案管理工作。分析档案管理的重点与难点，并对症下药，才能有效提高企业档案的利用率。