浅谈新形势下事业单位档案管理的改革

高寅城

摘要：随着社会和经济的不断发展，档案管理的形式和内容发生了一定的变化。传统的档案管理模式难以适应新形势下事业单位的发展，因此很有必要对事业单位档案管理进行改革。本文将以新形势为背景，对事业单位档案管理信息化的改革内容进行探讨，并分析实现改革的路径。

关键词：新形势；事业单位；档案管理；改革

一、新形势下事业单位档案管理信息化改革的内容

（一）实现数字化的改革

所谓的数字化改革，就是通过先进的办公设备、技术软硬件，实现对传统档案资料到电子档案的转换和储存。比如数据库技术、身份认证技术等。将电子档案储存到事业单位的信息平台上，并实现在线编辑、管理、更新等。事业单位档案数字化改革主要包括三个方面：档案目录的数字化、储存量的数字化、档案增量信息的数字化。通过实现档案管理的数字化，有利于对档案的整合和信息分析，实现对档案信息的高效利用，甚至为事业单位带来直接或间接利润。

（二）实现体系化改革

体系化改革就是将原本独立的档案之间产生联系，实现对事业单位所有部门、层级档案信息的汇总，统一管理。如此以来，当进行档案查阅的时候，便可以查阅到所有和该档案相关的信息，为平台的使用者带来方便。体系化建设需要依托于专业的档案管理系统，实现传统档案管理模式和现代管理模式的统一，并建立一体化的档案管理流程，实现部门之间的良好衔接，构建一个档案管理整体框架体系。

（三）实现自动化改革

体系化和数字化是事业单位档案管理改革的基础，而自动化则是更高层次的改革。自动化改革主要是通过一些硬件或技术，使档案管理更加方便，比如OCR识别、电子标签、数码扫描、数据的自动化处理等，进而实现无人化的档案管理和信息获取、储存、分析。事业单位档案管理的自动化改革，主要包括以下几方面内容：对档案数据进行自动采集和处理、自动选择关键词、自动生成目录，编号，归档、自动检索等。只要根据系统的规定进行信息的录入，系统就能实现对信息的自动收集、整理和分析。在去除文档时，则下达相应的指令，即可自动按照指令进行操作。

（四）实现互动化改革

所谓的互动化改革，就是改变以往一份档案只对应一种需求，且缺乏主动信息服务功能的现状，使一份能够同时满足不同的需求，并自动给予用户相关的信息数据。另外，通过在线档案管理人员，用户也能及时获得档案中缺乏的信息，并和服务人员进行良好的互动。还能为用户提供服务反馈功能，用户可为改进档案管理服务提出意见等，帮助事业单位档案管理平台實现更进一步的优化，强化了事业单位档案管理的服务功能。

二、新形势下事业单位档案管理信息化改革的实现路径

（一）对档案管理的业务流程进行重构

以新形势为背景，对当前事业单位档案管理的流程进行重新审视，分析其中存在的不足，通过现代化的技术和手段进行优化升级，进而使档案管理的流程符合新形势下的要求。主要从两方面进行：第一，对业务流程进行优化。分析当前事业单位内部档案管理的流程，将其中的不足和障碍进行优化，使整个流程更加的高效顺畅。这一工作需要事业单位各个部门的配合，配合档案管理人员，从档案信息的录入、编辑管理等，到档案需求者的检索、利用、处理等各个环节进行优化，重构更加合理的档案业务流程；第二，将业务标准实现制度化。在对档案业务流程重建的过程中，也应该同时将档案业务的标准制定下来，对各个环节人员的职责进行确定，制定清晰的业务流程标准、方法，使一切档案管理业务都能按照标准制度完成，使整个档案管理过程都实现规范化。

（二）对档案管理服务能力进行拓展

事业单位的档案管理最根本的职能，是为档案需求者提供服务，因此拓展其服务能力是必要工作之一。首先，对服务的功能进行拓展。丰富当前的服务功能，加入数据分析、自动对比、推荐等功能，使用户能够通过一次检索，获得更多的信息数据。使静态化的档案文档，成为动态化的数据；其次，对服务内容进行拓展。传统的档案管理都是用户主动“寻找”档案信息，档案管理只是帮助用户对档案进行收集和汇总。这种被动的服务，使档案管理的作用很难全部发挥出来。因此应该主动为用户提供更多服务，帮助用户检索和使用档案信息。比如，可以根据用户的需求，对一些数据进行提前整理，或为用户推荐一些和其工作相关的档案信息数据。

（三）建设档案管理的信息化平台

首先，可依托于事业单位当前的管理平台，建立一个独立的档案管理模块，使用户只需通过一个平台，就能进行档案信息的查询。档案管理信息化平台的主要内容，可根据以上分析，加入丰富的服务功能，尽可能简化使用流程。用户可在平台上进行文档的检索、收藏、下载、管理、在线编辑保存为自己的文档等，使用户能够更加方便的获得和使用档案信息。其次，对资源进行整合。档案管理人员可以借助一些软件或硬件，实现对档案信息资源的整合，并加入大数据技术，为用户提供准确的分析数据。除此之外，还可对其他事业单位的档案信息、网络上的相关信息进行整合，使档案数据库内容更加丰富。

（四）对档案管理组织的架构进行重建

对事业单位档案管理进行改革，不能只进行一方面或几方面的改革，而是要进行全面改革，档案管理组织的架构也不例外。组织架构的重建，首先要根据新形势下档案管理工作的展开，增加新的组织，删减不必要的组织；其次，最为重要的是将网络信息技术人才加入到组织架构当中。对于事业单位档案的信息化建设来说，一切的建设和改革，都离不开高水平的网络信息技术人才，必须要根据档案管理信息化建设的需要，对当前的档案管理人员进行培训，以及引入新的高水平人才。在为档案管理人才组织输入新鲜血液的同时，也使当前的管理人员更具创新能力，最终形成一个勇于创新、探索、具备高信息水平的人才组织。

三、结语

新形势下事业单位档案管理的内容发生了一定的变化，用户的需求也发生了变化，再加上网络信息技术的冲击，以及大数据技术的不断发展，使档案的档案管理必须要改变当前的管理模式。借助信息技术、大数据技术、网络平台，构建一个更加完善，能为用户提供更多服务的档案管理体系。