土地整理档案管理的几点建议

胡忠慧

摘 要：土地整理档案管理工作涉及到非常多的内容，其工作是非常复杂而且繁琐的。将数字化技术应用于土地档案管理中能够有效提升土地档案管理效率，方便相关人员进行查阅和分析，对于我国土地档案管理意义重大。有鉴于此，本文对数字化管理在土地档案管理中的应用及其适应性进行了分析，并就数字化技术在土地整理档案管理中的应用提出了几点建议。

关键词：国土资源；档案管理；数字化管理

一、土地档案管理的重要性及实施数字化管理意义

要做好土地档案管理工作，管理人员必须要有正确的认识。档案是对历史的一个真实记录。它不仅具有历史凭证的价值，又有着神圣不可侵犯的法律效应。国土资源部门的档案管理，是国土资源管理的一个重要部分，这些档案都十分的珍贵，它详细记录了我国土地和矿产资源的拥有和利用情况。随着我国经济的不断发展，土地资源越来越重要，与之对应的土地档案管理工作也就越来越受到高度的重视。它不仅在领导决策、政策研究、依法行政，权益维护等方面能提供大量可靠的依据，同时对于土地使用税金的缴纳等细节问题也有非常积极的作用。

运用数字化理念指导下的先进技术来处理土地档案资料，将旧有的传统介质转化为较为先进的数字化介质，最终将档案以更先进的手段进行保存，这就是国土资源数字化的工作内容。在这部分工作中，应用到计算机扫描仪等硬件系统，软件技术则需要用到图像处理技术。

二、数字化管理在土地档案管理工作上的适用性分析

（1）可以满足资源档案管理复杂性要求

土地档案管理的内容是非常繁雜的，因此在长期的记录过程中会形成庞大的文献资料库。为了之后查询的便捷性，就必须要对档案进行分类记录，分类工作不但提升档案管理的工作量，同时也大大提升了档案管理的复杂性。将数字化技术应用于土地档案管理中，不但能够降低记录难度，同时还能够使得档案保存变得更加便捷。

（2）满足资源档案管理多样性要求

由于国土资源具有丰富性特征，因此在对其开发与建设过程中会形成多种不同种类的资源信息，比如，文字、图纸、声音以及影像文件。将数字化技术应用于档案管理中，能够将不同类别的文件资料数字化，将其放入资料库，这样就能够达到高效管理档案的需求。

（3）满足资源档案管理完整性要求

在土地档案管理中很多内容都不是单一性存在的，而是由多类型的信息构成的一种完整资源。若是在整个系统中出现某个信息资源缺少和丢失的现象，则就会对国土资源的管理的完整性形成一定的影响，给资源的查阅、监管工作造成很大的不便。但是将数字化管理运用在其中，则就能够建设相关数据库，在此基础上让资源的查阅与管理更加方便，同时也让所有的土地资源信息被归纳到一个整体的管理系统中，进而有效保障了国土资源在档案管理上的完整。

三、土地档案数字化管理的主要内容

（1）建立多媒体档案数据库

随着科学技术的发展，计算机的迅速发展，我们应该充分利用计算机的，对档案信息的管理建立起多媒体数据库，按照信息档案的纪录时间，类别，规格，储存方式等进行录入。

（2）建立基于Web 的服务系统

在国土资源的档案管理工作中，计算机录用信息已经成为了最主要的服务方式，用户可以根据自己的意志去寻找自己所需要的档案的信息，并且能够轻松的找到进行浏览。

四、推动国土档案管理数字化的应用要点

（1）增加投入，改变档案载体

当前来看，我国国土信息档案如果想要实现载体数字化，就需要大量使用一系列电子设备，例如计算机和扫描仪等等，这就必然要求增加资金投入，要求相关部门重视硬件设施的采购，给档案数字化管理提供一个坚实的物质基础，保证档案数字化能够顺利进行。

（2）加速土地档案数字化的标准建设

要建立规范统一的数据库形式，将各项标准制定出来，注意标准要科学、可行。这样，各单位以及各部门才不会各自为战，才会协调，相互衔接。数字化加工的过程一定要严格的管理，无论是扫描、数据的录入还是图文的编辑都要按照标准进行，努力实现标准化。档案数据在制作时也要规范，要做到三统一：著录项目统一、著录格式统一以及检索语言的统一。

（3）加速土地档案信息化人才队伍建设

①建立一支高素质的人员队伍。对于一名档案管理的工作人员来说，首先要解决思想上的问题，转变工作观念，正确调整自己在工作中的角色。单位在招聘工作人员要慎重，提高门槛，注重专业技能的同时，在员工上岗前对其极进行有效，细致的岗前培训。在员工工作过程中，单位要创造机会，创造条件，抽出时间对工作人员进行培训指导，增强档案管理人员的工作能力。

②善于交流，接受新资源，达到资源共享。作为国土资源管理的工作人员，不能凭自己的主观臆断文档的归档价值，一定要结合自己单位的实际情况，创造性的使用归档方法进行归档。并且要多跟有经验的归档人员进行交流，不断接受新信息，扩大视野。编纂各种档案资料，从而达到资源共享。另外，档案管理人员还应该每日对自己的工作进行总结，做到“三省吾身”，不断反思自己的工作在哪些方面做得好，哪些方面有缺陷，是否做到档案管理的科学，有效，无误，在工作中不断提升自己的能力。

③完善土地档案管理制度。国土资源的档案是十分重要的档案之一，所以监理完善的土地档案管理制度非常有必要。档案管理部门应该积极推动档案管理的制度化以及规范化，进一步明确管理人员的责任，将责任落实到每一个工作人员，使他们在工作中可以做到各司其职。另外，还应该完善档案管理的奖惩制度，对于工作认真负责的档案管理人员进行奖励，对于不努力的工作人员进行相应的惩罚。

④加强档案数字化管理的安全工作。档案信息的数字化管理有一定的优越性，但与此同时也有其缺陷性，比如一些不法分子会利用黑客技术或者病毒来对档案管理服务器进行攻击，达到盗取档案信息的目的。因此，必须要加强档案数字化管理的安全工作。

综上所述，对我国土地档案实行数字化管理，提升档案管理的工作效率，需要相关部门加大设备的投入，建立统一标准，并且注重人才的培养，只有这样，才能够有效推动我国土地档案管理的数字化进程。

参考文献

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[3]宋洪亭，王凤山，秦云艳.土地开发整理项目信息档案管理存在的问题和建议[J].科技资讯，2016，14（7）：70-71.

（作者单位：锦州市土地征用整理事务处）