名人档案知识管理应用研究

欧阳慧芳

[摘要]档案知识管理是一种新兴的管理概念和管理体制，知识管理的基本流程包括对知识的采集、识别、获取、开发、整合、存储和使用。关于如何运用知识管理的理念对名人档案进行有效管理，论文主要从名人档案的知识采集、知识组织、知识的揭示与获取、知识库的建设等几方面作了探讨。

[关键词]名人档案知识管理知识挖掘知识共享

[分类号]G270.9

Analysis on the Knowledge Management of Celebrity Archives

Ouyang Huifang

（Archives of South China University of Technology， Guangzhou， Guangdong， 510641）

Abstract： Archival knowledge management is a new management concept and system， and the basic process of knowledge management includes the acquisition， identification， acquisition， development， integration， storage and use of knowledge.How to use the idea of knowledge management to manage the archives of celebrities effectively？ This paper probes into the knowledge collection， knowledge organization， revelation and acquirement of knowledge and the construction of knowledge base.

Keywords： CelebrityArchive；KnowledgeManagement；KnowledgeMining；KnowledgeSharing

当今社会，科技日新月异，人类进入到知识经济时代，档案工作也从最初的档案实体管理逐渐向档案信息管理和档案知识管理阶段过渡。知识管理是一种新兴的管理概念和管理体制。“知识不同于信息，只有能为主体以概念、判断的形式所把握的信息才能成为知识”[1]。知识管理的基本流程包括对知识的采集、识别、获取、开发、整合、存储和使用。本文以华南理工大学档案馆为研究对象，借鉴知识管理的理念和方法对该校名人档案资料的管理进行研究，并将成果通过实践进行检验，能够更好地对名人档案进行有效管理，从而充分发挥其史料研究、科学研究的价值以及文化教育功能。

1名人档案知识采集与获取

按照经济合作与发展组织（OECD）的定义，知识可分为四大类：事实知识、原理知识、技能知识和人力知识。其中前两类是可表述出来的知识，即我们一般所说的显性知识，而后两类的技能和人力知识则难以用文字明确表达，亦即隐性知识[2]。名人档案资料的采集过程是一个跨学科、智能型的知识发现和积累、知识组织和识别、知识评价和服务以及知识创新的行为过程。在这一过程中，采集人员应尽可能地深入挖掘老科学家等名人头脑中的隐性知识，将其进行显性表达和开发创造，并运用到实践中，使知识的价值得以实现。因此，对名人档案资料不应仅限于信息层面的组织管理，还应进一步对其进行深层次的知识管理。

要注重对隐性知识的挖掘。华南理工大学名人档案建档对象多数是在自然科学领域有突出成就的科学家，归档范围十分宽泛，既包括其学习、工作、生活中形成的各种手稿、原始实验记录、教学幻灯片、学习和工作笔记、著作、论文、证书、照片等纸质档案，也包括音频、视频等电子档案，以及其本人收藏或使用过的具有特殊纪念意义的实物档案。从其外在形态来看，上述各种档案资料所反映的信息包含了丰富的知识，比如学术著作、学术论文中的信息本身就是知识，是老科学家们一生学术实践的积累和经验总结，可以为以后学者的研究提供指导。此外，老科学家们在求学和科研中摸索出来的一整套科学方法和先进经验同样是值得后人借鉴的重要知识。我们除了对承载着丰富显性知识的档案资料采取全面采集、兼收并蓄的原则，进行及时抢救、整理、利用以外，还要通过口述访谈的方式，将名人头脑中潜藏着的隐性知识充分挖掘。在这一过程中，口述史料的采集相当重要，通过与名人们面对面的访问交流，引导他们围绕其一生的求学、学术成长及工作经历进行回忆和深度交谈。相对于能够被人类以概念、公式、图表等符码系统完整表述出来的显性知识而言，隐性知识是内隐于名人头脑中、依存于个人心智、难以进行明确逻辑说明的高度个体化的知识，如名人自身的洞察力、直觉、感悟、信念、经验、技巧等，这些隐性知识难以用概念等形式加以外化，很难被直观地发现。与包含在著作、论文等载体中已经形成文字明確表述的显性知识不同，隐性知识需要档案人员配合访谈对象去挖掘与发现，予以清晰表述，形成访谈抄本，并进一步加工梳理，转化成显性知识，从而实现知识创新。例如，名人们在某一科学理论的发现或是某一科学发明的创造过程中，最初是基于什么现实背景？其思想渊源和思想基础、灵感火花的碰撞和行为动因是怎样的？期间受到过哪些关键人物的指导和点拨，哪些事件或经历的启发？这些隐性知识潜藏于名人们的头脑中，在其现有的学术著作等成果中往往不曾涉及，访谈时一般他们自己也不会主动提起。这就需要档案人员事先做好充分的准备，多方查阅访谈对象的档案资料，全方位了解他们的经历、学术成就、同行及师承关系、兴趣爱好，提前拟好采访提纲呈送给访谈对象，以便于对方就相关问题预作思考，如此才能在访谈过程中就相关细节和深层次问题循循引导，唤起他们的早期记忆，整理思绪、追述往昔，将思维碎片进行系统梳理，档案人员通过录音、录像的方式将其所述内容完整记录下来，并作适当加工，将零散的片段拼接成为有机的整体，使之呈现出有序化、连续性特点，让阅读者透过文字了解到这些原本未曾面世的知识，从而使隐性知识显性化，形成新的知识，这也是知识挖掘和创造的过程。同时，档案人员也要研究知识的组织和产生，对名人们与国内外重要同行就学术及工作等方面的来往书信、学习笔记等进行研究，按图索骥，从中追索某一理论发现、科学发明或技术创新的思想渊源。例如，在华南理工大学生物力学专家岑人经教授的口述访谈过程中，访谈者引导其回忆在20世纪80年代初选择“血管入口流动”这一在当时十分罕见的课题作为深入研究对象的原因、触发灵感的来由，以及当时国内外相关学术动态和背景等方面；再如，中国科学院院士、建筑学院教授吴硕贤在口述访谈中也详细陈述了他的硕士和博士论文研究方向的选择缘由、契机、所具备的主客观条件等。同时也都谈了他们在成长道路上的师承关系，对其成长有着深远影响的人和事，等等。

2名人档案的知识组织和整序

知识组织（Knowledge Organization）一词最早由美国著名图书馆学家、分类法专家布利斯于1929年提出，其概念具有复杂性，这里采用美国人所认为的“知识组织就是指对文献的分类、标引、编目、文摘、索引等一系列整序活动。”[3]

名人档案涵盖了名人一生的各种材料，从内容上看，有生平传记类、信函类、证件类、评价类、成果类、声像类、收藏类等材料，从载体上看，有纸质、电子以及实物类。对名人档案进行知识组织就是将初次收集进馆的数量庞大的各类材料进行分类整理，将原本杂乱的材料进行序化，分门别类，清晰存放，并且逐件编制档号，在档案管理系统中做好条目著录和索引工作，以便实现快速查找。

按照高等学校档案实体分类法，名人档案属于人物档案的一种，为其设置的分类号为RW12。考虑到名人档案的收集往往不能一次到位，很多名人虽然已退休多年，但仍然孜孜不倦地在科研道路上努力探索，故不断有新的有价值的材料产生，这就涉及后期补卷、插卷的问题。基于此，给每一位名人的材料以一个独立的实体分类号，避免不同名人的档案材料相互混编，在RW12的基础上再新增三级类目。例如在2013年征集的教授档案中，中国科学院院士程镕时教授档案的分类号为RW1211，原校党委副书记、制糖工程专家李琳教授档案的分类号为RW1212，原副校长、固体力学专家韩大建教授档案的分类号为RW1213，等等，依此类推。一般以初次接收某建档对象档案所属的年度作为其名人档案档号设置的归属年度，如2014年初次接收中国工程院院士、制浆造纸工程专家陈克复教授，化工专家陈焕钦教授，生物力学专家岑人经教授，物理学专家刘有延教授，国家教学名师、制浆造纸工程专家詹怀宇教授，生物工程专家郭勇教授等名人的各类档案材料，所以我们将上述名人档案的归档年度定为2014年，依此年度编制档号。

为了保证各位名人的档案档号的系统性和连续性，每一位名人档案的案卷号均从1开始集中统一编制一个大流水，依照先按问题（内容、主题等）分类再按时间分类的顺序进行有机排列，逐级细分，依次编号。例如，2017年，我们征集了973项目首席科学家、著名能源专家华贲的各类材料近2000件。根据各类材料的数量，首先给生平传记类材料的案卷号编为1—5卷，接着是成果类材料，因为数量多，案卷自然也多，编为6—48卷，再是信函类，按顺序编入49—60卷，等等，依次类推。需要注意的是，有些需要后续补卷的几类材料，要为其预留卷号。

在存储方面，为了确保档案的安全性，不同载体的档案的存储设备要求各异。一般的纸质材料存放于普通档案柜或密集架即可，磁带、磁盘、光盘、硬盘、U盘等特殊载体的档案则应存放于专用的防磁柜中，像大幅书画作品、奖杯、奖章、纪念品等实物类档案，需要存放于特制的实物柜或底图柜中。那么，同一名人的各类档案材料，其编号是连续的大流水号，而存放位置却不全在同一处，为了查找方便和清晰，要注意在档案目录中标明存放位置。

3名人档案的知识挖掘与揭示

挖掘内在隐含的信息、对知识体系进行重组及共享创新是知识管理的一个重要理念。将名人档案中隐含的有效信息予以充分解读，使之被以最大限度地提取，是实现知识挖掘、重组和共享的前提。“知识管理是信息管理的延伸和发展，使得人们可以在原来的信息管理的分散——集中、无序——有序的基础上，通過知识管理，使信息能够达到有机地结构化、系统化，从而转化为知识。”[4]档案信息的揭示主要采用简单的目录标引方式，将信息的内容属性、外表属性展示出来，而知识的揭示除了将知识的内容属性、外表属性进行完整描述以外，还要将一些隐性的知识表达出来，将其转化为人们容易理解的形式。这一转化所采用的方式主要有类比、隐喻、假设和深度会谈等[5]。例如生物力学专家岑人经教授的名人档案中，有他与国际知名学者、有“生物力学之父”美誉的美国三院院士冯元桢教授的合影，还有他与国际著名生物力学专家、美国休斯敦大学教授黄焕常先生等人的合影。对于这些照片，从知识揭示的角度，在系统著录时，不但要著录档号、照片题名、摄影时间、人物、事件等基本的字段，还要对照片中人物的身份、学科专业、成就、人物间相互关系等隐含的背景信息设置相应字段进行著录和描述，以便使名人在其学术成长经历中的师承关系及学术交往圈清晰呈现。此外，还要对知识点进行表达和揭示。知识要以一定方式描述、储存在计算机中方可为分析系统所利用。可采用节点式知识表达模式，建立知识与知识间的联系，以便于利用信息系统进行数据和内容挖掘。为充分提取有价值的知识，需要对名人档案的属性和特征进行尽可能细致的分析研究，制定全面完整的元数据规范。例如，自动控制领域的专家吴捷教授，闲暇之余喜欢收藏形态各异、栩栩如生的石头，这些收藏品摆满了他家客厅和书房的柜子，神态逼真，精妙绝伦，数量之多，堪称一个小型的美石博物馆。因馆藏容量所限，只择取了一小部分精美石头作为名人实物收入馆藏，对每块石头著录的元数据延伸到形状、质地、颜色、产地、来源、获取背景等等，从中也能窥探出吴捷教授的性情与爱好。对于名人的原始笔记、论文等手稿类档案，其元数据表达可以延伸到对手稿的书写工具、书写载体和材料、书写的字体、工整程度等特殊属性进行描述，此类属性可侧面反映出相关名人的书写习惯、兴趣爱好等。

4名人档案知识库建设构想

知识库的构建是名人档案知识管理的重要环节。通过名人档案知识库的构建，使得名人档案资源知识化，知识资源有序化、系统化和结构化。名人档案知识库能够有效存储名人的各类信息，实现各类资料的完整、真实、安全、永久保存，对知识的内涵给予更深层次的揭示，同时能够实现知识的高效流转、共享和创新。借助知识收集、加工、存储、传递和利用的平台，通过网络和知识门户、搜索引擎等技术工具将知识和应用有机整合，实现知识的及时获取、共享和开发利用，使显性知识和隐性知识相互转化。通过知识挖掘、推理、演绎、归类等方法实现档案知识的进一步升华，即档案知识的再生，从而使各种知识呈螺旋式上升的形态，利于名人档案的深度开发和价值拓展。

传统的数据库在知识揭示的方面十分有限，通常只是以简单的分类标引方式对各类资料和信息加以序化，各自归位，并进行条目的著录，为资料的迅速查找提供便捷。在著录条目时，一般只设置档号、题名、文件形成时间、页数、备注等几个基本的字段，无更多更深入的信息，仅可满足用户对档案资料的基本检索需求。而知识库的建构理念则显得更为全面和成熟，希望借助电子全文检索系统、数据挖掘系统、人工智能系统从信息资源库中发现各种信息间潜在的关系，建立起事件和人物之间的关系网络，实现各类信息的关联互通，从而挖掘信息的隐含价值。档案知识库“将原本分散的档案知识点按照一定的主题特征聚合在一起，使聚合在一起的档案知识点具备相同的关联或特征”[6]，形成档案知识单元，在此基础上，“对档案知识单元进行挖掘、推理、语意关联等形式的知识组织，可以进一步增强档案知识单元的知识密度，满足利用者更高层次的档案知识服务需求”[7]。就名人档案知识库来说，希望能为利用者提供一个功能完善的知识分析系统，为他们研究各位名人的生平、学术成长经历、师承关系、国内外同行等学术交际圈、各类学术成果等提供丰富的知识资源和相关的分析解读，以进一步探寻各位名人的学术成长规律。

建设名人档案知识库，首先需要对已采集进馆的所有名人档案按照相关行业标准进行数字化加工，将其转化为数字资源，为完整、永久地保存名人档案提供多一层保障，也为知识库的建设奠定基础。在档案知识库架构的设计方面，“利用知识节点（研究领域、事件）、时间轴和推理算法等构建知识地图”[8]，进而构建用户数据采集分析系统、多功能检索系统、可视化呈现系统。数据采集分析系统用于采集利用者的查询需求，并對其进行分析，继而将这种需求转化为标准的档案知识检索语言，反馈到多功能检索系统，再由该系统进行推理分析，将利用者的查询需求与相对应的档案知识资源进行匹配，而后将检索到的丰富的目标资源以文本、图片、知识关联地图等多元化的形式推送到可视化呈现系统，贴心地展现给利用者，实现知识服务。

*本文系广东省档案局2014年度科技立项项目“华南理工大学名人档案资源库建设及开发利用研究”（项目编号：YDK-83-2014），华南理工大学高等教育研究基金2013年度资助项目“我校名人档案资料采集、数字化及其开发利用研究”（项目编号：GJ2013013）成果。

参考文献

[1][5][8]吕瑞花，俞以勤，韩露，王晓山，韩晶.科技名人档案知识管理实践研究——以老科学家学术成长资料管理为例[J].情报理论与实践，2011（6）：95，96，68.

[2][4]许桂清.知识管理与档案科技创新[J].档案学研究，2007（3）：25.

[3]张文亮、徐跃权.论知识组织的三个层次[J].情报资料工作，2011（1）：42.

[6][7]毛天宇.知识组织视野下档案知识库的构建思路探析[J].档案管理，2015（4）：5.