提升办公室管理方式创新助力企业提效增益

闫达 张丹玉 欧明璜 唐毅

摘 要：现阶段，随着社会经济的快速发展，各个企业之间的竞争也越来越激烈。企业办公室办理工作作为企业发展的重要内容，企业要想在这日益激烈的市场当中立足，就必须要重视起办公室管理工作，以此确保企业的规范化、合理化运行。但是，通过深入调查分析发现，当前我国企业办公室在管理的过程当中仍存在一系列的问题，例如：管理理念落后、管理制度不完善等，这在很大程度上降低了办公室管理工作的质量。在这种情况下，全面加强对企业办公室管理工作的创新研究显得尤为重要。本文阐述了企业办公室管理职责；分析了企业办公室工作与经济学的关系，并用经济学解释了办公室管理工作；探讨了当前企业办公室管理工作中存在的问题；提出了创新企业办公室管理工作的策略。

关键词：企业办公室 管理工作 现状 创新策略

中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）09（a）-117-02

1 企业办公室管理职责

1.1 辅助领导决策

企业办公室所涉及到工作内容非常广泛，主要是通过对一些信息内容的采集，并设置相应的备用方案以及参考建议，进而为企业管理人员，提供更加有效的决策依据，进而为企业的发展提供更加强有力的保障，促进企业的整体工作效益的提高。由此不难看出，办公室工作扮演着企业决策的参谋和助手的角色。

（1）协调职能。

办公室的另一大作用就是能够更加有机地协调好企业工作的有序进行。办公室工作承担着和外界企业以及其他相关部门的沟通交流的工作，需要及时地传达彼此双方的指示，以此来确保双方企业工作的正常进行，进而实现最终的计划目标。具体来说，办公室工作不仅需要有机的协调好自身和上级、平级单位之间的关系，进而营造一个更加和谐的工作环境，同时也需要积极地协调好企业内部各个部门之间的关系，加强企业各个部门之间的沟通交流，进而促进企业又好又快的发展。

（2）信息沟通。

我们都知道，当前企业所接收到的信息量是非常大的，在这种情况下，要想实现更加有效的管理，就必须要对企业所接收到的一系列的信息进行良好的控制。在确保信息能够及时传达的同时，为企业接下来工作的开展，提供更加强有力的保障。与此同时，企业办公室不仅需要全面加强信息人才队伍力量的建设，同时也需要通过信息与沟通机制建设，进而实现对内部控制的强化，并且需要充分的结合企业实际的情况，进而制定完善的信息管理制度，并给于相应的监督考核。除此之外，在进行信息沟通的过程当中，企业办公室在进行信息交流的过程当中，应最大限度地确保所反映信息的真实性，进而为企业接下来的经营发展，提供更加优质的服务。

（3）提高管理效能。

办公室管理人员，应充分地意识到管理职能的重要性所在，不仅要有效的协助上级领导人员更好地完成接下来的工作，而且还在很大程度上确保了办公室和其他各个部门之间的工作关系。除此之外，在管理的过程当中，管理人员还应明确自身的管理职责，进而在完成上级领导所承诺的任务的时候，有机地协调好各个部门之间的关系。除此之外，还应最大限度地避免造成人工成本的浪费，这样一来，就能够在很大程度上促进管理效率的提升。

1.2 办公室工作与经济学的关系

经济这一个词的起源，可以追溯到古希腊，它原来的意思是管理一个家庭的人。经济和人两者之间存在着极为密切的联系，经济学的主要研究内容就是人类如何更加有效地管理好属于自己的稀缺资源，并使用这一系列的资源，进而产生更多有价值的商品。办公室工作就是在现有的基础之上，有机地协调好企业员工、财产，并将其价值作用最大化，可以说办公室工作承担着对整个企业管理的职责。经济学的应用要求管理决策更为注重的是理性，依理进行决策，而办公室管理工作则更为注重的是人与人、以及部门与部门彼此之间的协调沟通工作，它不仅需要具备一定的科学性，同时也需要讲究艺术性。

2 办公室工作的经济学解释

2.1 理性人

经济学是通过假设，进而构造相应的理论框架，在这一过程当中，最重要的假设对象就是理性人。每一个人都会以自己的意愿出发，进而去做、去选择一些事情，在这过程当中是以自己的利益至上。不难发现，企业很多简单轻松并且是非常有利于个人发展的一些工作往往非常受欢迎，但是一切存在一定难度，并且需要付出巨大的努力，但是卻得不到同等汇报的工作，往往很少有人参与到其中。甚至还会出现互相推诿的现象，这在很大程度上降低了工作效率。科学合理的运用理性人的理论对这一现象进行相应的解释，理性人往往更愿意选择一些回报率高的工作，至于一些配合其他部门工作的事情，认为并没有多么重要。因此，不得不承认这个事实，并且需要采取有效的措施，来找到应对之法。

2.2 资源的稀缺性

资源的稀缺性，可以说是各类管理工作存在的根本原因，如果物品是无限的话，那么劳动也就不再是必须的，人们也就不用在作出相应的选择，这样一来，也就不会导致各种现象的存在。在办公室管理工作的过程当中，科学合理的应用资源稀缺性的主要表现为，一些办公用品、设施设备、会议室以及各类经费，都是非常稀缺的。稀缺现象的存在，必然就会出现一定的竞争，理性的经济主体，往往倾向于选择最多、并且最为优质的资源，在这种情况下，也就需要办公室最大限度地制定出一套公平公正的分配原则。每一个人或者每一个部门都不可能将资源占为己用，这其中就会涉及到选择成本。经济学的成本，简单来说就是指想要或者某一件物品，所为之付出最大的代价，在经济学上，将这一成本称之为机会成本。在做任何事情，做任何选择的时候，往往会按照比较成本来进行思考选择，进而作出一个最优势的决策，并不是什么都想试一试。

2.3 信息的不完全

信息的不完全，简单来说就是指市场参与者并不具备当前市场环境状态的所有信息。将这一理论扩大化会发现，每一个企业、每一个人在做一定选择的时候，往往都是不具备完全的信息，但是在实际的操作过程当中，往往就会将这一点忽略掉。

3 当前企业办公室管理工作中存在的问题

3.1 管理理念落后

通过深入的研究分析发现，当前企业办公室管理工作仍存在管理理念落后的现象。现阶段，随着社会经济的快速发展，各个企业之间的竞争也越来越激烈，在这种情况下，企业要想在这日益激烈的市场竞争当中立足，就必须要积极的创新管理理念。但是，当前很多企业在管理的过程当中，无论是在技术方面还是在管理方式方面，都是较为传统单一的。在这种情况下，管理理念作为企业管理的核心组成部分，如果仍然缺乏新型的管理理念的话，那么办公室管理工作效率及质量必然无法得到有效的提升。

3.2 管理制度不完善

对于一个企业的发展来说，管理制度发挥着至关重要的作用。只有构建了一套科学、规范、完善的管理制度，才能够更加稳定的促进企业的发展。同时也只有这样，才能够形成良好的约束机制，进而使得办公室人员都能够更加自觉、主动地去遵守相关的规章制度，进而促进办公室工作效率的提高。随着时代的快速发展，企业办公室管理当中所存在的问题日益突出，由于制度的不规范、不完善，使得办公室管理无章可循，不得不说，这在很大程度上影响着办公室管理工作的又好又快发展。

4 创新企业办公室管理工作的策略

4.1 制定完善的办公室责任制度

上文中说到由于缺乏完善的办公室管理制度，因此首先就需要积极地制定一套完善的办公室责任制度。首先，应实现对企业的定岗定制，企业应充分地意识到办公室管理工作的重要性，一旦办公室工作出现问题，必然会影响到整个企业的发展。在这种情况下，就应积极地借鉴现代管理理念，充分地结合办公室职责的不同，科学合理地对企业办公室定岗定责，真正的做到有章可循。与此同时，还应将企业办公室的责任任务纳入到实际的工作管理范围当中，进而营造一个更加和谐的办公室环境，使得每一名员工都能够团结共事，促进执行能力的提高。

4.2 管理中融入现代管理理念

由于受到以往传统管理理念的巨大影响，很多企业存在不惜压榨员工的工作时间以及劳动力，进而提高经济效益的现象。这样的发展理念，并没有为员工根本，时间一长，员工的工作积极性也就消耗殆尽，这是非常不利于企业团队凝聚力培养的。在这种情况下，就应积极地融入现代管理理念，以员工为基础，站在员工的角度来考虑问题，进而营造一个更加融洽的工作氛围，优化办公室管理工作。

4.3 创新办公室工作管理方式

企业要想在这日益激烈的市场竞争当中立足，就必须要从基础管理角度出发，进而创新优化办公室工作管理方式。在这一过程当中，同样需要树立以人为本的理念，并提高对全体员工的经济福利待遇，并通过及开展业余生活的方式，加强办公室人员彼此之间的沟通交流，进而营造更加强劲的团队凝聚力，促进企业办公室管理工作效率、质量的提高。

4.4 采用柔性化方式进行管理

所谓的柔性化管理，需要时刻重视起员工的心理需求，真正地重视起每一名员工在企业当中的重要性所在，以及每一名员工的职业规划。企业的发展，离不开广大员工的努力，在这种情况下，企业就应为员工服务，使得员工能够真切地感受到来自企业的爱与关怀。在这一过程当中需要注意的是不能将制度化管理抛之脑后，避免员工出现惰性心理。

4.5 优化办公室工作设施与环境

完善的办公设施设备以及良好的工作环境，能够使得员工更加积极地投入到接下来的工作當中，并且还能够有效地规范工作人员的文明行为，进而促进综合素质的提升。除此之外，办公室也可以说是企业实力的象征，完善的办公设施，树立良好的工作环境，同样能够有效地提升企业的形象。

4.6 充分利用企业的人力资源

企业应充分地发挥出人力资源的价值作用，确保人力资源的稳定性，进而将企业的专项管理逐渐转化成为一个长期的战略目标。管理人员作为企业办公室的主体力量，应充分地发挥出自身的最大作用，在决策的过程当中，应积极地听取办公室管理人员的意见建议，鼓励其发挥监督和执行责任，以此来促进企业的又好又快发展。

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