档案社交媒体准备度评估研究

卢林涛

[摘要]档案社交媒体已成为档案机构最重要的信息传播和公众服务平台之一。开展档案社交媒体准备度评估，摸清家底、科学谋划，是提高档案社交媒体运营效果的有效途径之一。档案社交媒体准备度评估是对各级各类档案机构在开设社交媒体之前能力和意愿相关指标的整体评估，其关键要素包括基础保障、内容创建、内容发布和内容管理等。档案机构可委托第三方机构对其开展档案社交媒体准备度评估，并以雷达图形式呈现定性评估结果。

[关键词]档案社交媒体准备度评估

[分类号]G270.7

Research on Assessment of Readiness of Social Media Used by Archival Institutions

Lu Lintao

（School of PublicAdministration of Sichuan University， Chengdu， Sichuan， 610065）

Abstract： Social media used by archival institutions is becoming one of the most important platforms for information dissemination and public service.Its one of the effective ways to improve operation effect of social media used by archival institutions that launching assessment of readiness of social media used by archival institutions to acknowledge its basis and plan scientifically.The assessment of readiness of social media used by archival institutions is an integral assessment for ability and willingness of archival institutions before establishing social media which includes key points like basic indemnification，content creation，content release and content management. Archival institutions can consign those third party agencies to launch the assessment and emerged qualitativly by radar chart.

Keywords：Archive； Social Media； Readiness； Assessment

1引言

Web2.0時代下，公共部门大力培育开放透明的组织文化，建设开放政府，实现公共信息资源的共享和开放，社交媒体的重要性日益提升。档案机构作为重要的公共文化部门，自然概莫能外。以微信公众号为例，作为我国各级各类档案机构最普遍使用的社交媒体，根据中国新媒体大数据平台数据显示，当前其开设数量已近400个，但其中大部分运营情况都不太理想，直接表现在浏览和转发评论人次较少等方面。是什么原因导致部分平台建设效果难以达到预期？吴云、郑磊等人的研究都指向了运营能力。而运营能力实则是由观念意识、资源建设、技术能力、组织保障等先期因素提供长效支持。美国国家档案与文件署（NARA）、我国“金山记忆”等无不在正式推出前即已通过梳理馆藏、制定规范、明确工作流程、着手人员培训、加强宣传推广等方式做足准备。推进档案社交媒体建设是当前档案机构工作的新方向。如何做好社交媒体建设准备工作，为运营保驾护航，是档案机构应当正视和思考的问题。

通过开展档案社交媒体准备度评估，利用评估框架，一方面在实务上，档案机构能有效识别其社交媒体开设和运营所必需的关键要素及具体指标，并根据要素禀赋情况，正确判断是否开设，合理规划运营计划。另一方面在理论上也能一定程度填补当前档案社交媒体发展前期准备相关研究的缺失。

2档案社交媒体准备度评估和指标构建

2.1概念界定

准备度是指从事某种行为和推进某类事物发展的意愿和能力水平。[1]在电子政务背景下，郑磊认为，准备度是指先决的准备条件，电子政府准备度（Egovernment Readiness）主要评估政府机构是否已经做好在网上提供各种服务以及运用ICT（Information Comunication Technology，即信息通讯技术）进行政府内部建设的准备。[2]参考上述概念，笔者认为，档案社交媒体准备度评估是对档案机构在开设社交媒体之前相关能力和意愿指标的整体评估。

基于馆藏资源数量和质量、面向社会的互动要求等因素，本文所构建的准备度评估的对象是各级各类档案馆（室），包括综合档案馆、专业档案馆、机构内设档案馆（室）等，暂不包括各类档案教育机构、档案服务企业等。

2.2参考模型

档案社交媒体作为社交媒体平台的突出特性在于开放性、交互性，这与开放数据实践的内涵是一致的，因此在设计其准备度评估模型时可一定程度参考开放数据准备度的相关研究和既有模型。在开放数据领域，较有代表性的准备度评估模型有世界银行主持的开放数据准备度评估、万维网基金会的开放数据晴雨表等。[3]开放政府数据准备度涉及多个维度，既包括政府内部的法律、政治、组织、管理等要素，也包括外部的政治、经济、社会等因素。

当然，目前开放数据准备度研究仍不够充分，且更多涉及国家社会等宏观层面，对微观组织关注不足，对评估档案社交媒体准备度的借鉴作用有限。因此，有必要引入社交媒体成熟度模型加以补充。成熟度是对事物发展水平的评估。从体现运营成效的指标内容出发，通过审视成熟度指标也能在相当程度上在前期准备阶段做到针对性强化准备，抓住关键的成效驱动因素[4]，如档案形式多样性、公众互动有效性等。

2.3关键要素及具体指标

准备度是指先决准备条件，其与成熟度等后期实践维度评估指标存在显著不同，前置性的特点要求对其进行评估时侧重相关体现能力和意愿的指标在制度规范层面的充分程度。通过前期制度规范的明确，打好基础，为后期运营提供规范和指导。

社交媒体平台具有深刻的社会化属性，强大的媒介传播能力使其广泛建构于复杂的社会结构中，其准备度自然涉及到众多要素。关键要素是档案社交媒体目标方向、运营维护、技术管理等能力和意愿指标的先导基础，极大程度上反映和影响了档案机构开设和运营社交媒体平台的准备水平。本文将重点探究准备度中的关键要素，评估机构开设社交媒体前各关键要素的制度化、规范化水平。

档案社交媒体是典型的流程化作业平台，能力和意愿维度的各项准备条件深入体现在其工作全流程中。详见表1。

（1）基础保障。其指档案社交媒体平台开设前的整体规划、可开发利用资源存量和开发利用实践基础、民意基础。整体规划是对档案社交媒体平台的总体谋划，是档案社交媒体准备度的战略基础。例如早在设立社交媒体平台前，NARA就明确提出社交媒体将作为十大旗舰项目之一助力其成为美联邦机构开放政府的领导者。[5]可开发利用资源存量主要指档案机构现有特色或重点馆藏资源数量及所属年代、载体类型等结构特征，对该项指标的评估可以有效评定机构开设社交媒体后所发布内容长效引流关注的可能性。国内外成功的档案社交媒体都极为重视在前期挖掘特色档案资源，打造独特IP。开发利用实践基础则是对档案机构已有的如编研成果、专题展览、开放日、传统媒体平台宣传报道等各类开发利用实践所积累的档案信息资源对外传播经验和能力的大致判定，民意基础则指社会公众通过此类实践积累的对机构的了解和认知程度。通过对本机构开发利用基础的有效把握，有利于机构正确判定其相应准备程度的高低以及是否开设相关账号。以NARA为例，其通过长期实施的公民档案员项目与普通社会公众建立了良好的互动关系，为其社交媒体的成功积累了丰富实践经验和坚实民意基础。

（2）内容创建。该要素主要涉及对“人”（运营人员）和“对象”（制发流程相关指标制度规范充分程度）的评估。对运营人员层面准备程度的评估将侧重考量运营人员数量、专职或兼职性质、职责分工和运营权限划分等显性内容以及内容整合编辑等隐性能力是否通过内容制度加以明确。同时也会考察相关培训和配发工作指南等对工作人员运营能力的影响。NARA内部即通过设立数据实验室、创意实验室等措施提升员工社交媒体技巧，显著增强了运营能力。[6]制发流程是社交媒体内容创建的核心，制发流程准备水平的评估将主要涉及流程的规范性和制度化水平：发布内容选题范围、以何种方式征集选题创意以及如何选取选题；编辑风格的确定，其是否与机构定位和组织文化相一致；内容审校时间长短和所需层级多少等。

（3）内容发布。内容发布要素主要涉及内容发布时效和互动两项指标。社交媒体极为强调信息传播的及时响应，因此档案机构在开设社交媒体前就应认真思考如何确保其信息发布的时效性，其关键在于对内容发布所处重大时机、发布时间段和日常更新频率的先期确认。国内档案社交媒体翘楚“吴江通”在时令节气、重大事件时间点都会适时推出應景文章，反响热烈。交互性是社交媒体的重要特性，互动有无和水平高低是社交媒体能否长效运营的关键影响因素。本文将主要涉及对平台转发和@其他账号两项社交媒体最常用平台间互动方式规范程度的评估。[7]

（4）内容管理。内容管理是档案社交媒体运营维护工作的主要环节，由用户互动、应急管理和归档管理等指标构成。用户互动主要指档案机构通过社交媒体与用户的互动交流，档案机构在前期应通过评论留言回应管理机制、评论留言选取标准等的确定为后期正常运营且保持良性用户互动打好基础。不少微信公众号得以在同类账号中脱颖而出的关键就在于其内容丰富有料、亮点突出的评论区。网络社群的兴起是档案社交媒体在发展过程中的突出特点，档案机构也应评估其线上社群建立和维护能力，如积极思考是否建立用户群组，群组如何运营等。国外优秀档案社交媒体提供了有益借鉴，用户在澳大利亚国家档案馆（NAA）开设的Historypin上可自主编辑上传图片，生成基于地址创建的个性档案，搭建了良性的社群空间。[8]“吴江通”也长期面向社会发布征稿启事，很大部分微信推文都由社会人士提供。社交媒体建构在互联网空间中，既面临网络空间安全问题的挑战，又极易因相对个性、自由的网络表达而遭遇公共关系问题。档案机构在开设社交媒体平台前就应做好网络安全、公共关系事件等应急预案准备。档案社交媒体建立在网络服务运营商提供的第三方平台之上，对在平台上所发布信息进行档案化管理也是在前期机构所必须探索的。一方面，档案机构要与第三方平台通过完善使用条款，签订补充协议等形式明确平台所发布信息的归属和归档管理的必要，另一方面其在前期需明确归档的主要方式，如截图保存、网页归档等。例如NARA先期制定了《社交媒体文件管理指南》，对其捕获、保管期限等做出明确规定，为之后各联邦机构在Twitter、Facebook等社交媒体平台上的信息归档提供了体制性指导。[9]

3档案社交媒体准备度评估的应用

3.1评估主体

本文建议档案机构委托第三方机构对其自身社交媒体准备度开展评估。委托第三方机构开展此项评估的主要原因：一是可避免机构自身主观评价的失真，二是依托专业评估，可最大限度地科学评定机构准备度情况。

3.2评估过程

第三方机构主要通过摸底、对照和评定三大步骤开展档案机构社交媒体准备度评估。（1）摸底。档案机构协助第三方评估机构通过专题座谈会、访谈、问卷、资料梳理等方式全面了解自身相关要素及指标的准备情况。（2）对照。结合机构实际，第三方机构将摸底情况与社交媒体运营成效较好的其他“相近”机构的前期准备情况进行对照，在比对中大致划定机构准备度所处水平。“相近”机构的含义是档案机构的性质、规模等处于类似水平，如同为省级综合档案馆。（3）评定。第三方机构根据摸底和对照情况，定性评定机构准备度水平等级。

3.3评估结果

定性评定难以做到量化测度，档案机构在开设社交媒体前部分准备工作因其制度化色彩也不易量化考核，只能通过数量多少、水平高低等大致判别准备程度充分等级（不充分、较充分、充分）。如通过比对，某档案机构存在未出台社交媒体规划框架、特色馆藏档案资源数量相对较少、前期与社会互动合作水平较低等问题，则可大致认定该机构在基础保障要素上准备不充分，该要素准备度评估为1级，尚需提升。同时，如其制定了一定的社交媒体发布内容制发流程规章，也初步明确了运营人员构成和属性等，则可认为其在内容创建要素层面准备较充分，评估为2级。某机构若建立了完善的用户互动机制，制定了完备的应急管理方案，明确了社交媒体发布信息权属划分和归档方式等，可评定其内容管理要素准备度达到充分水平。

为更清晰地反映机构整体的准备程度和各要素配置情况，建议采用雷达图，点面结合，以呈现评估结果。评估雷达图设置四个维度，分别是评估的基础保障、内容创建、内容发布和内容管理要素，从里到外表示各要素从不充分、较充分到充分的准备度变化。各要素准备度水平综合而成的整体形态则是机构档案社交媒体准备度的总体情况，如图1所示。

4结语

通过构建以基础保障、内容创建、内容发布、内容管理等覆盖社交媒體信息传播全流程的关键要素支撑的档案社交媒体准备度评估指标框架，将有力支持各级各类档案机构开展评估，准确把握自身开设社交媒体的前期整体准备情况，科学分析、合理研判社交媒体的开设、运营等相关问题，为搭建长效的公众互动沟通渠道提供决策支撑。本文初设的评估指标框架尚存诸多待完善之处，未能为每一关键要素赋以量化权重，也未能将具体指标的评估置于定量测度之下，因此最终呈现的对档案机构社交媒体准备度的评估判定只是相对模糊化的定性判定，而非更为客观的定量测度。未来的研究宜定量测度档案机构社交媒体准备度，以更好地呈现和应用评估结果。

参考文献

[1]【美】保罗.赫塞.组织行为学[M].北京：中国财政经济出版社，2003：55-57.

[2]蔡城城，刘新萍，郑磊.开放政府数据准备度评估[J].电子政务，2017（9）：41-42.

[3]郑磊，关文雯.开放政府数据评估框架、指标与方法研究[J].图书情报工作，2016（18）：43-44.

[4]虞香群.档案社交媒体应用成效评估指标构建研究[J].兰台世界，2017（11）：33.

[5][6]黄榆涵，李晓昱，洪页子，周文泓.档案社交媒体的最佳实践：基于NARA的案例研究[J].兰台世界，2017（11）：14-17.

[7]Lei Zheng，Tuo Zheng. Innovation through social media in the public sector： Information and interactions[J]. Government Information Quarterly，2014（31）：7.

[8]黄霄羽，郭煜晗，王丹，冯磊，杨洁.国外典型档案馆应用社交媒体创新档案服务的实践特点[J].档案学通讯，2016（3）：87-90.

[9]周文泓.全球社交媒体归档行动概览与展望[J].浙江档案，2016（12）：17.