浅议基层气象部门档案管理工作

林双 吴英杰 韩梅

摘要 从增强意识、完善制度、加快信息化建设等方面提出了提高基层气象部门的档案管理工作的建议。

关键词 气象档案；分类；作用；现状；建议

中图分类号：N8 文献标识码：A 文章编号：2095-3305（2018）03-048-02

DOI： 10.19383/j.cnki.nyzhyj.2018.03.020

Abstract The suggestions on improving the archives management of grass roots meteorological departments were put forward from the aspects of enhancing consciousness， perfecting system and speeding up information construction.

Key words Meteorological archives； Classification； Function； current situation； Suggestion

气象档案是气象部门在工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、照片、硬盘等各种门类和载体的档案，不仅是气象部门的历史见证及宝贵财富，也是政府部门做出决策的科学依据，同时还能服务于人民群众的生产生活和经济社会的建设。准确把握新时期气象事业发展的特点，加强对气象档案的管理，对于气象工作、气象现代化建设和领导决策科学化均具有十分重要的意义。

1 气象档案的分类

气象档案的内容主要包括气象探测资料、气象预报服务资料、气象文书档案、气象事业管理、气象科学研究、气象基本建设、气象业务技术、照片档案、财务档案、音像档案和实物档案等。

2 气象档案的作用

保护气象档案的目的在于对气象档案进行很好的利用，开发相关档案资源，做好服务工作，切实把“死档案”变成“活资源”，把“档案库”变成“思想库”，为国家、社会以及人民创造更多地社会价值与经济效益。

2.1 对气象科研工作具有十分重要的作用

气象科研工作需要对大量的历史数据进行整理、统计、分析，而气象档案中保存的各种资料便是重要的数据来源。通过资料分析，科研工作者能够科学客观地进行科研活动，为气象事业和公益服务事业的发展提供有力的科学支撑。

2.2 对公益服务事业具有重要意义

围绕重大事件、重要活动和重点工作，加强档案编研，举办档案展览，提供档案服务。通过对气象档案资源的利用，为社会各界提供气象信息咨询服务。整合现有的气象档案，还可以建立气象科普基地，为气象教育提供教材。科研人员还可以通过分析气象档案资料，作出各种具有针对性、精细化的天气预报服务，以及为农业提供各种决策信息服务等。

2.3 为党政机关决策服务提供重要依据

立足气象档案的资源优势和专业优势，通过对气象资料的整理分析，为党政机关决策服务提供背景材料，使其及时了解天气与气候状况，合理作出各种决策。

2.4 为经济建设服务

选准切入点和突破口，充分挖掘利用档案资源，从光、热、降水等方面进行研究，分析气候变化特点，为农业、招商引资等提供合理的数据分析，为政府提供科学的决策依据，服务经济社会发展。

3 气象档案管理工作内容

按照中国气象局《气象档案管理技术手册》和2001年10月修订的《气象记录档案管理规定的要求》[1]，每年度的各类气象档案都要集中统一归档管理，确保整齐完整。为方便查找与借阅，要分别对这些档案进行立卷归档，同时将纸制档案形成电子档案，利用档案管理软件，建立一套科学实用、方便快捷的保存与检索工具。

4 基层气象部门档案管理的现状

4.1 气象档案管理意识淡薄，管理不到位

由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作有時不被重视。档案基础设施建设、人员培训、经费投入与气象事业发展不相适应[2]。管理制度不健全，岗位责任制也未落到实处。

4.2 气象档案归档前存在漏洞

档案管理人员交接过程中未当面清点清楚，未做到及时移交档案，或在档案存档前使用过程中部分丢失，均会造成资料的不完整。

4.3 气象档案事业发展落后

在气象事业发展规划中，一般对气象现代化建设、业务体制改革、气象科研、人才队伍建设、台站基础设施改善等方面做了比较全面的规划，而对档案管理、档案设备等投入没有列入规划之中，造成档案管理水平不能与气象业务同步发展。

4.4 档案工作电子化滞后

已普及的计算机技术在档案工作中没有得到广泛应用，软件落后，硬件不足，造成档案工作电子化、信息化程度低。

5 提高基层气象部门档案管理工作建议

5.1 增强对档案工作重要性的认识，促进档案事业建设与气象现代化建设协调发展

档案管理作为气象部门的重要组成部分，在气象事业的发展中具有不可忽视的作用。单位在制定发展规划和工作计划时，应充分考虑档案管理的需求，加强基础工作建设，使档案管理的办公条件、配套设施、人员业务水平、管理水平等综合实力与气象事业协调发展。

5.2 完善档案管理制度，形成制度化、责任化常态

进一步建立健全档案的收集、保管、保密、利用、统计、销毁的标准和流程，从制度建设、组织保障、业务建设、档案安全等方面入手，使档案要件齐全、方便使用。如档案室管理制度、档案员工作职责、气象档案的借阅制度、档案室安全管理标准等。同时严格执行《中华人民共和国档案法档案法》《档案法实施办法》《辽宁省档案条例》等法律法规和规章制度，使档案管理工作更加规范。

5.3 加快档案管理工作的信息化建设

随着电子化建设的加快，档案管理工作正在由纸制化向信息化数字化转变，由管档案实体到管档案数据转变，由手工操作到信息化智能化操作转变，从而提高工作效率，方便储存和利用。但是现有的软件已远远落后于电子化发展的脚步，应加快现有软件的更新速度，或新软件的研发速度，扎实推进档案科研与成果的推广应用，逐步实现档案存储数字化、档案管理现代化、档案利用网络化，促进档案工作迈上新台阶。

5.4 注重人才的培训和培养

加强对档案工作人员的知识培训，规章制度和业务技能等的培养，使其熟练掌握档案管理的基本知识与操作技能，改善知识结构，提高业务水平与工作能力。同时及时总结档案工作的经验，推动档案管理水平的不断提高。

5.5 加强档案的收集和归档

加大档案收集力度，抓住收集归档和移交接收2个关键点，既要注重纸质和电子档案双套制接收，又要加强对图片、音像等载体档案的接收，保持资料的完整性和生动性。同时注重对实物档案的保护和利用。对有重要保存意义和收藏价值的实物档案，如单位获得的各种奖状、荣誉证书、奖牌、奖章、奖杯、锦旗以及公务、外事活动中对方赠送的各种纪念品等，及时收集、登记、归档后，并设立荣誉室进行陈列及展示。

6 结语

档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的事业，而档案是不可再生的宝贵资源，一旦严重损毁，很难修复，留下历史遗憾。因此在日常工作中，要守住工作底线，确保档案安全万无一失。同时加强档案管理，以认真负责的态度，保护好珍贵的历史资料。档案管理人员要不断总结经验教训，跟上信息化时代发展的步伐，做好新时期的档案管理工作。

参考文献

[1] 欧阳彩虹，马丽云，陈昱宇，等.基层台站气象档案管理的经验[J].广东气象，2013（2）：64-67.

[2] 刘丽霞.对于加强气象档案管理工作的几点思考[J].甘肃科技，2011（3）：79-80.

责任编辑：刘赟