科研档案先进收集方法及其应用研究

曹彦敏

[摘要]论文以科研档案收集为研究对象，介绍了档案管理的新要求、新趋势，通过调研军工科研单位科研档案收集现状，总结了国内科研档案收集工作的普遍做法，分析了现行的科研档案收集方法中存在的一些影响科研档案馆藏价值提升或制约科研档案利用服务效果等方面的不足之处。论文根据分级管理的原则，提出了采取分级收集方法的新观点，分析了分级管理的优势，研究了分级收集的方法，论述了分级收集的实践情况和应用效果，并提出分级收集的应用涉及档案管理的制度性要求。研究与实践证明，分级收集是先进、有效、科学的收集方法。

[关键词]科研档案档案收集分级收集

[分类号]G272

Research on the Advanced Collection Method and Application of Research Archives

Cao Yanmin

（China Institute of Nuclear Information & Economics，Beijing，100048）

Abstract： In this paper， the collection of scientific research archives as the research object， introduces the new requirements and new trends of archives management. Through the investigation of the status quo of the collection of scientific research archives of military scientific research units， the common practice of the collection of scientific research archives in China is summarized. Some deficiencies in the current collection methods of scientific research archives， affecting the enhancement of the value of scientific research archives collection and restricting the effect of the utilization of scientific research archives， were pointed out.Based on the principle of grading management， this paper puts forward a new viewpoint of grading collection method， analyzes the advantages of grading management， studies the methods of grading collection， and discusses the practice and application effect of grading collection，the institutional requirements in archives work for the application of the grading collection were proposed. Through research and practice， it is proved that grading collection is an advanced and effective scientific collection method.

Keywords： ResearchArchives；ArchivesCollection； Grading Collection

1引言

科研档案是科学技术研究的直接记录，记载和反映了科技研究活动的全部过程和具体成果[1]，是反映科研特色、传承科研文化的历史记录，收集工作是档案业务基础工作中的基础[2]，科研档案收集做到位、归档材料质量高，有利于总结科研工作先进经验、发现科研管理存在的疏漏、及时改进工作不足，能够优质地为科研成果存凭立证，为科研工作保障助力，为文化传承提供素材。因此，加强科研档案收集工作、提高归档材料收集质量，对发挥科研档案作用、增强服务利用效果和推动科研工作、提升科研管理水平等，起到有力的引導作用和重要的支撑作用。

2我国档案管理的新要求和发展新形势

2.1我国对档案工作的新要求

近年来，党和国家对档案工作不断提出新要求，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》是党和国家对档案工作的顶层设计规划，对加强档案管理、扩大收集范围、强化服务功能等方面提出了新要求[3]。习近平总书记强调必须“加强史料收集和整理、加强舆论宣传工作，让历史说话，用史实发言”，再次对加强档案收集和利用服务提出了明确要求。国资委在《中央企业档案工作规定》中要求各部门按照“谁形成，谁归档”的原则负责本部门文件材料的收集、整理和归档，对归档文件的完整性、准确性和系统性负责[4]，明确了各部门特别是科研部门在档案收集环节中的首席地位和归档责任。由此可见，档案收集范围必须更全面，科技人员肩负收集归档的重要责任，科研档案管理是科研管理的一项重要内容，科研档案必须与科研管理更紧密地结合。

2.2档案管理发展新趋势

档案工作新要求促使当前档案工作的管理理念向全程管理、知识管理、精细管理等转变；管理方式从实体管理向内容管理转变，从显性知识管理向显性知识、隐性知识共同管理转变，从信息积累向知识挖掘转变，从档案利用向知识服务转变；管理手段越来越多地运用现代化信息技术，采用数据库、网络收集，数字化、云存储保管与多媒体、个性化利用等先进技术开展工作。

3国内军工科研院所科研档案收集现状分析

笔者对国内多家军工科研院所的科研档案收集工作进行了调研，目前较为成功的收集模式多为实行统一管理、集中保管，依靠兼职档案员队伍确保落实，借助信息化手段提升效率，在管理上采取制度控制、管理控制和经费控制等手段，在技术上通过前端控制、同步管理、全程介入、信息管理等措施来保障和加强收集工作，基本解决了科研档案分散、归档率低等问题，较好地完成科研档案收集任务。但也存在一些不足，影响科研档案的保存价值和利用效果。例如有文必归的现象依然存在，一是有的单位不愿意花费时间和精力进行归档鉴定，二是有的单位担心不归档的文件以后还会用到而一律归档，导致严重占用资源，增加管理成本，而且归档材料质量不高；另一个常见问题就是归档材料形式单一、内容不齐、利用率不高，由于科研档案是针对某一特定情况进行研究分析所形成的软科学研究成果，多为文字材料，具有较强的针对性、时效性和多样性，存在收集标准不易统一、归档材料收集不齐、后期利用率不高等问题。此外，从笔者调研情况看，目前我国对科研档案收集方法还没有一个明确规定，一方面反映出收集工作灵活性强，各单位可根据自身特点开展收集，另一方面也表明收集工作复杂度高，暂时无法采用一个统一的方法，导致收集的第一责任人——科技人员对材料收集缺乏清晰的标准依据，在提高收集材料的有效性、增值性方面较为薄弱。

因此，必须探索一个先进科学的收集方法，不仅完成归档材料的实体收集，确保收集数量，还要做好归档材料的内容收集，提升收集质量。

4采用先进科学收集方法，适应科研档案管理新要求

笔者认为，为更好地体现科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，可以基于档案分级管理的原则，采用分级收集方法进行科研档案收集。

4.1分级收集方法研究

由科研管理部门和档案部门共同对当年开展的科研课题或项目重要程度进行分级，可参考科研档案保管期限的划分标准，根据科研项目任务来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况等，分成一般、重要、重大三级科研项目。一般的科研项目按形成规律收集、重要的科研项目按利用需求收集、重大的科研项目按传承责任收集的方法进行分级收集，不同级别的科研项目的收集范围和收集重点不尽相同。需要注意的是，由于每个单位科研情况不相同，对一般的、重要的、重大的科研项目之间的划分不应采用绝对标准，而应结合本单位科研工作实际，具体情况具体分析。以笔者所在的核信息院为例，原则上以投资金额大、社会效益高、获得国家级以上奖励、具有本单位特色的项目为重大的科研项目；投资金额较大、社会效益较高、获得省部级以上奖励、重点任务的项目为重要的科研项目；其他项目为一般的科研项目。重大的科研项目收集材料要求广深，能担负科研档案文化宣传和历史传承等责任；重要的科研项目收集材料要求齐全，能满足验收、审计等利用需求；一般的科研项目收集材料要求简单，遵循自然形成规律。

4.2分级收集方法应用实践

应用分级收集方法，可以较好地适应科研档案管理和文化传承新形势，满足科研档案收集新要求。

（1）一般的科研项目按形成规律收集

核信息院对一般的科研项目并不硬性规定必须收集哪些材料，收集在科研活动过程中自然形成的、具有保存价值的材料即可。核信息院科研活动非常活跃，有的只有课题合同和研究报告，有的只是电话委托没有任务书等材料，成果多为工作参考作用。科研管理部门将收集归档纳入科研管理流程，档案部门下达归档计划，按计划对科研项目归档情况进行监督、指导。按形成规律收集，使科研档案管理能够前端介入科研管理，与科研管理活动紧密结合、同步开展，控制成本、满足要求，收集的材料能够忠实反映科研工作情况，满足参考需求和归档备查目的，保证收集宽度，这也是档案部门配合科研工作、主动开展收集的有效方法。

重点关注收集材料的真实性与有效性、格式规范性、内容有效性、签章齐全度、移交手续完备度等。例如科技人员收集了一组关于其研究报告成果应用的网页报道截图，其中外交部新闻发布会的截图材料只保存了首页，没有注意到与研究报告有关的内容在第二页报道中，档案部门发现遗漏了内容，及时重新上网搜索、下载、整理后形成标题与内容相符的归档材料。

（2）重要的科研项目按利用需求收集

核信息院在收集重要的科研项目归档材料时坚持问题导向。在确保归档材料真实性、规范性的基础上，关注收集材料的系统性、完整性，考虑归档材料是否符合验收标准、能否满足利用需求、可以提供哪些拓展服务。按利用需求收集内容更全面，针对性更强，更贴近利用需求，确保收集广度，是科研档案为科研工作服务的重要手段，也是档案管理从重保管向重利用轉变的重要方式。

收集时，一要关注重点项目材料是否齐全，欠缺部分是科研管理未顾及还是档案收集不及时，及时与科技人员沟通、追踪、征集、补救，对需要审计验收的项目，严格按照相关要求收集材料；二是档案部门有针对性地开展一些预见性的收集指导，体现归档材料的个性特色，使收集的材料能更好地满足多元化需求，在数字办公模式下，注意加强电子归档材料的收集，同时不忽视纸质材料收集，实行双套制归档；三是鉴于新媒体的应用普及和多媒体的需求变化，注意收集多种载体形式的归档材料，为拓宽新媒体环境下的档案服务打好基础，例如过去核信息院照片档案中行政工作照片占绝大部分，近年来加大科研照片档案的收集力度，关注有特色的、科技骨干的照片收集，既为科研管理增加新的参考凭证，为科研档案增色，又帮助科技人员整理工作素材，为其科研活动、成长记录提供规范、有效的照片档案服务。

（3）重大的科研项目按传承责任收集

核信息院对重大的科研项目按传承责任收集，不仅注意发挥其学术价值、经济价值，还注意展现其文化价值、历史价值，确保重大的科研档案价值的增值性和延续性。收集工作不满足于简单地就事论事、“收其然”，还注意挖掘归档材料背后的故事、深层次的内涵，“收其所以然”，既收集各种载体形式的显性归档材料，还主动挖掘反映科研活动内涵的隐性归档材料。主要注意做好以下几点：一是突出“以我为主”的特色，重视领导批划。例如，中核集团年度工作报告多处提及核信息院科研工作，此报告作为归档材料，在收集时请主管领导加注批示，并从15000余字、近30页的报告中逐一勾划出来，这样不仅可以减轻后期查找利用时的工作量和时间负担，为利用者提供精准检索，更是核信息院科研工作为中核集团支撑服务的权威凭证，显示出核信息院特色，体现“以我为主”的保存价值。二是拥有“瞻前”的眼光，重视归档说明，注意收集归档材料的缘由成因，避免出现利用困惑与历史谜题。例如，“每月一讲”是核信息院科研活动的一项重要内容，既有学术大咖的精彩讲座，也是青年学者的交流平台，是推动科研工作开展，指导青年工作者提升水平的一个重要通道，档案部门在收集时要求活动组织者补充归档说明，简要阐述活动初衷、策划思路和预期目标，虽只寥寥数语，却使得活动的缘由、目的、脉络更加清晰，归档材料更加完整，为后续利用提供依据，为业务培训教育开阔思路、提供素材。三是具备“顾后”的远见，重视未来需求，科研项目结题并不意味利用价值的终结，有些项目的社会价值、历史价值更大，有些项目的利用价值会随时间推移而增大，应及时收集这些材料而不是轻易舍弃；另外，在电子文件数量呈几何级增长的当下，更应注重收集有价值、有特色的纸质材料，例如科研成果《日本核材料问题研究报告》在人民日报上发表署名文章，并被多家网站转载，电子版的成果报告多年后仍可在互联网上轻松搜索到，但要找一件当日发行的纸质报刊却不容易；照片、音像等材料为枯燥的数据、模式的文字增添生动的视点，既可以提供权威直观的历史凭证，突出科研档案的品质与特色，满足各种利用需求，为学术研究提供翔实的原始记录，也可以吸引更多的利用者去关注、了解、利用、研究档案。

传承责任是档案工作者应遵循的重要原则，尤其在收集重大科研项目归档材料时，档案工作者必须以强烈的责任意识与历史担当，按传承责任收集，实现收集深度，这是科研档案服务社会的价值体现，是更充分更长久地发挥档案价值的基础，也是档案管理实现内容管理、深度挖掘、知识服务的有效手段。

（4）分级收集方法应用效果

核信息院在科研档案收集时应用分级收集方法进行的实践取得了较好的效果。一是对科研部门、科技人员开展专业的档案收集流程指导，科技人员明确归档责任，清晰每个科研项目的归档要求、范围，随时收集材料，减轻科技人员的收集压力；二是对科研项目档案采取动态管理方式，个性化管理每个科研项目，使科研档案管理更贴近科研管理要求；三是档案部门将归档项目科学分级，集中精力跟踪重大的、重要的科研项目，有利于细化收集管理，注重内容收集，提高收集质量；四是实现科研档案的合理配置，节约管理成本，节省保存空间，优化馆藏结构，便于开发利用。

4.3分级收集的优势分析

档案工作新形势要求科研档案收集要全、深、新，收集方法必须更加精、准、细。实践证明，分级收集具有以下几点优势：

第一，有利于加强对归档材料的全程管理，便于管理与监督。在科研项目前期，档案部门下达归档计划，明确要求；科技人员在工作伊始即可明确其负责的科研项目属于哪一层级，需要收集哪些材料，在项目实施过程中随做随收，分解收集压力；档案部门对应收档案提前开展业务指导，定期监督归档材料收集情况，发现问题及时纠正。

第二，有利于实现科研档案的精细管理，合理控制管理成本。分级收集可以满足新形势下的归档要求，既能确保馆藏资源完整准确、系统有效，符合全面收集的要求，又能详略得当、节约管理成本，根据科研档案的重要程度划分各自的归档范围，帮助科技人员有效细化收集任务，理清收集范围，避免出现“有文必归”或“应归未归”等现象，档案部门根据分级情况，突出重点，着重跟踪重要的和重大的科研项目的关键节点，提醒科技人员收集易被忽略的归档材料。

第三，有利于推动科研档案的知识管理，提升科研档案价值。分级收集注重对重大科研项目的深层次收集，有针对性地挖掘其中的隐性知识，可以更好挖掘和提升科研档案的历史价值、文化价值等。科研档案是科技人员的智慧成果，也许不直接产生经济效益，但社会效益更高，教育和传承作用更大，及时补充、完善收集材料的思想内涵、文化内涵，让科研档案的作用不仅发挥在当下，发挥在科研工作中，还能发挥在未来，发挥在文化建设中。

4.4分级收集方法应用的初步设想

实践证明，分级收集方法是先进科学的，但对其研究与应用才刚刚起步，还有很多内容需要继续研究、实践和完善。为实现分级收集方法的实际应用，应先明确分级收集方法应用管理的制度性要求，明确制度规范，便于科技人员和档案部门操作、应用。

一方面，要将先进科学的分级收集内容、形式和要求等纳入科研计划和有关人员职责范围中，加强对科研管理的前端控制，并与科研计划管理、项目管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和档案收集“四同步”管理：下达项目计划任务与分级收集的归档要求同步；检查项目计划进度与检查归档材料形成情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定科研材料归档情况同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研项目归档情况同步，做到全程介入。另一方面，要将先进科学的分级收集内容、形式和要求等，融入科研档案管理的现行相关制度规范和工作程序中，特别是要纳入科研档案归档、管理和验收制度的制定和实施中，逐步实现科研档案标准化及规范化管理，并在科研档案工作岗位职责中分别明确分级收集职责。需要注意的是，分级收集方法应用管理的制度规范要求，应尽可能不对现行相关制度和工作程序产生较大的冲击和影响，与原有的科研档案相关制度目标要求保持协调一致，相互衔接。

通过研究与实践证明，科研档案分级收集方法是先进有效的科学方法，可以较好地为实现科研档案收集科学化、管理知识化、利用多元化打牢基础、创造条件。科学、规范、高质量的科研档案可以权威印证一个单位的学术水平、科研管理水平、档案管理水平和科技创新能力。因此，档案工作者要把科研档案收集当作一项严谨的科学事业而不是一项简单的工作任务来完成，重视创新研究和持续改进分级收集方法，明确分级收集方法应用管理的制度性要求，稳妥推进分级收集方法的实践应用，确保科研档案收有所值、藏有所值、用有所值，为服务科研管理提供更科学的馆藏资源和更翔实的利用资源，与科研工作相互促进、协调发展。

参考文献

[1]王传宇，张斌.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2015：26.

[2]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2015：68.

[3]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于加强和改进新形勢下档案工作的意见.中国档案[J]. 2014（5）：12-14.

[4]国资委办公厅.中央企业档案工作规定：国资厅发[2014]26号[A].