高校网上报账问题研究

（广东工业大学 广东广州510006）

随着我国高校的快速发展,教学规模和科研经费规模有了很大的提升。传统财务报账模式排队时间长、效率低、信息不对称等问题日益突出,严重影响经费的使用进度,加上我国高校财务人员编制有限,因此必须从本质上改变报账的形式,提升财务部门报账效率。

当前大部分高校逐渐从传统报账形式向网上报账过渡,使用建立在财务网上综合服务平台的网上报账系统、财务查询系统等,提升资金使用效率。新的网上报账形式的推行,从报账人员填报资料到审核人员的账务处理和出纳操作等,都需要一个学习、系统磨合、细节反馈及调整的过程。本文通过阐述新报账方式与传统报账的区别,总结了网上报账的优点和局限性,结合走访多所高校的经验,梳理新旧报账系统过渡工作的开展,尝试找到新系统实施过程中的不足,并展望未来的研究方向。

一、网上报账区别于传统报账的流程体验

（一）网上填报

有别于传统报账,网上报账要求报账人员首先通过网上报账系统填写预约申请。根据业务需求分别选择“日常报销”“差旅报销”“借款”等模块,填写完毕并打印生成预约报销单,项目负责人等相关验收人员及审批人员在预约报销单上签字审批,代替传统报销在以固定格式预先印制的报销单上签字审批。

网上预约申报对报账人员提出了新的要求,除了要将发票按规定分类整理粘贴外,还需报账人员在网上报账系统中选择业务经济分类,填写摘要、报销金额、发票数量等基本信息,差旅费报销需精确填写到出差交通方式、出差时间、级次舱位等信息,这不仅要求报账人员在填写报销材料时更加细致,还需对报销类型的分类、整理和基本报销规定有较明确的认识。

（二）初审

初审岗位是在网上报账模式下新设的岗位,在报账人员完成网上预约报销申请后,将全部报销材料交由初审岗位审核。财务处初审人员对网报预约单、发票是否符合报销规定等做初步的检查。对初审未通过的,予以退回并告知相关问题,待材料补充完整后再交由初审人员。初审通过的,系统生成一式两份的报销预约单。一份交由报账人员留存,一份放进报销材料。

初审岗位和制单岗位性质基本相同,已实行网上报账的高校都采用初审岗位与制单岗位轮换制度,根据不同学校的业务量和人员安排,初审一般安排1到2人,与制单岗位每星期或半个月轮换一次。初审岗位与原有的制单岗位相似,无需对工作人员进行新的培训,很容易实现。

（三）制单

制单人员根据财务报销规定,对已通过初审的报账材料是否合法合规、审批手续是否完备做进一步审核。发现仍有未完全符合报销规定的,联系报账人员取回材料并补齐手续。符合报销规定的,制单人员通过网报制单功能提取报账人员填写的报账相关信息(摘要、项目、金额、付款方式等),核对无误或做适当修改后,直接生成记账凭证。

网上报账可以从一定程度提高制单人员的工作效率,传统报账模式下制单人员需录入的摘要、项目、金额、付款方式等内容已由报账人员在网上申报时录入,在制单人员对报销材料审核无误后,从系统直接调取即生成记账凭证。

（四）复核

复核人员对制单人员生成的记账凭证进行复核,对不符合报销规定的,直接退回相关制单人员,由制单人员联系报账人员补充财务手续。复核通过的记账凭证交由出纳进行转账付款。传统的报账模式,系统没有一个约束复核工作的功能,造成有些高校在繁忙的报账时期复核工作流于形式。网报系统下,必须通过专门的复核人员操作,才能到达下一步的出纳付款工作。

（五）付款

因网报系统与银校互联系统对接,实现了网银对私、网银对公等实时网付功能,出纳人员的工作速度能实现质的飞跃。由于网上报账申请时已填好将要付款的银行账户信息,已完成复核的记账凭证到达出纳人员手中以后,选择该凭证能自动弹出付款的对私或对公银行信息,核对无误点击发送即可。网报系统和银校互联在初设阶段需经过不断的调试,例如填写银行账户要具体填写开户行、导入原有工资系统的学校基本银行卡信息等工作。银校互联完成后,出纳就能告别原有报账排队刷卡的压力。

二、网上报账的优点及局限性

（一）网上报账的优点

1.有效降低报账等待时间。报账人员网上预填写的科研项目信息、报销金额、摘要信息等能有效提升制单人员的出账效率。网上报账系统连接银校互联系统,资金实时到账,省去原报账方式的排队电话通知、再次前往财务处完成付款的环节,节约了师生的报账时间。相比传统报账方式高峰期时接近一个月的等待时间,已实行网上报账的北京航空航天大学、中国地质大学和天津工业大学等高校普遍承诺5个工作日内完成报账。

表1 传统报账及网上报账报账人员填报或等待的事项

2.提升工作质量,缓解前台压力。网上预约报账由报账人员完成项目信息录入,财务处制单人员根据预约单的调取自动生成记账凭证。不仅减轻了制单人员的工作量,还能防止人工制单在金额或项目录入方面的错误,让记账凭证更加准确,财务信息质量更高。初审和制单的办公场地分开,初审预检报销材料,制单人员处于安静的办公场所完成制单,更有利于提高制单人员的工作效率。

3.实现财务信息化和实时监控。网报系统不受时间、地点的限制,只要通过接入校园网,就能实时查看项目余额、各项额度,以及网上报账申请。从网上填写申报,到财务处初审材料、制单、完成付款等一系列过程,报账人员都能通过网报系统实时查询报账进程。而网报系统也会分别在制单完成与付款完成后,自动向报账人员发送通知,通过双向信息通道实现财务审核流程的透明化,提升财务服务质量。

（二）网报系统的局限性

目前,网报系统仍存在一些局限性。(1)受系统设计限制,部分业务不能实现网报,如:经费入账、各类缴费、需退款的特殊业务等,仍需通过传统方式前往财务处办理。(2)网报系统对网络和浏览器有要求。因网络安全的要求,网报系统需通过校园网登录,非校园网需设置VPN访问校内网络。浏览器建议使用Google浏览器、IE浏览器、火狐浏览器。

三、网上报账系统过渡工作的开展

（一）软硬件铺设

网报软件是全国高校通用格式版本,可通过科技公司购买。硬件方面,主要指财务处审核科室办公环境的硬件改造。初审是网报模式下新设的岗位,接收报账人员的报账材料,而制单、复核以及出纳人员则无需面对报账人员。因此,可安排初审人员在办公室外侧面对报账人员,这样,制单、复核和出纳人员能够在相对安静、宽松的环境中完成工作。如北京航空航天大学将两名初审安排在大厅中间,制单和复核等人员围绕在大厅四周；中国地质大学则升级改造办公环境,在审核大厅前专门划出阳光玻璃房作为初审前台及排队空间。

（二）人员安排

网上报账铺设完成,人员该如何重新配置是必须思考的问题。如制单需安排多少人、银校互联付款速度加快下是否应改变出纳人数等。参考已实施网报的中国地质大学和北京航空航天大学,初审、制单、复核与出纳的人员数平均比例大概为1︰10:2︰1.5。华南理工大学将制单人员分配到学院,初审与制单结合,各学院再配置财务助理帮助审核。由于高校编制的局限性以及各高校的经费体量差异较大,人员安排还需要不断摸索,参考各高校的情况再逐步修正。

（三）宣传方式

与传统报账模式相比,网报系统对师生毕竟是新鲜事,报账人员如何能够快速熟悉网报流程还需财务处做好宣传指引工作。印制并分发网上报账流程指南,介绍相关报销规定与网报申请流程；制作介绍网报申请全过程操作的视频；财务处工作人员到学院宣讲流程；建立网报答疑QQ群或者分学院的答疑QQ群,审核人员在线回答师生提问；汇总各类常见问题,与报销规定一起生成各种二维码,利用微信扫描直接获取信息。利用财务处网页及微信公众号等网络途径,实时发布网报信息,利用信息化的手段进行宣传。

（四）新旧转换期

网报模式的全面铺开并不是一朝一夕能够完成的,必须考虑新旧系统过渡的转换期。北京航空航天大学将网报系统与传统模式并行一年,网报模式与传统模式分开窗口办理,到点直接取消原报账方式,总体效果良好。广东工业大学首先试点几个经费总量较大的学院,每周安排一天到这些学院接收报账材料和初审,并进行网报辅导；同时在报账大厅安排两名人员优先处理所有网报的材料,让师生认识到网报系统的便捷,总体保证系统衔接的“软着陆”。

四、建议与展望

（一）网报系统对接国库

目前大多高校的银校互联是网报系统与基本户的实时汇款操作,公务卡或国库支付尚未与网报系统对接。随着高校国库经费的日益增加,国库支付申报工作量不容小觑,要全面提升报账效率,网报系统与国库对接是大势所趋。目前已有个别高校实现网报系统与国库支付对接,相信很快能全面铺开。

（二）网报操作应更简便

不少报账人员抱怨网上申报填写的工作量较大,如差旅费报销须填写出差日期、地点、职称、交通工具舱位、金额等,认为原本属于财务处制单人员的工作转由报账人员网上申报。为此,笔者建议,在网报系统推进下,网上填写的模块可以更加简洁,从而减少申报人员的工作量。

（三）投递箱

自助投递箱是网上报账的进一步升级,在成熟的网报条件下可以实现自助投递。具体操作为:报账人员在网上申报完成后,可以在自助投递箱整合的电脑完成申报,打印投递回执,并将报账材料放进投递箱,财务人员定期从投递箱收取报账材料。自助投递箱能实现24小时自助投递服务,不受上班时间影响,能实现全程不见面报销。自助投递箱会取代初审的工作,所以报账人员的材料必须符合报账的规定,否则会浪费时间。

（四）电子发票结合凭证影像化

现阶段凭证影像化是通过扫描打印机将发票信息扫描进入电脑存档,不仅耗时,而且费人工。为防扫描时卡纸,对发票的粘贴也有要求。某些特殊业务发票量较多,对计算机储存的要求很高。笔者建议,可以将发票电子化与凭证影像对接,在报账系统验证电子发票的同时生成电子发票,并将其影像化存储,待财务处制单时同时打印出电子发票。验证电子发票真伪及唯一性报销的同时,能省去现有扫描机器的大量人工操作,报账人员也无需打印电子发票。