论高职学院业务管理平台项目的建设方法

2018-09-03 03:50段强
神州·下旬刊 2018年8期
关键词:普通本科教务管理系统

段强

一、背景介绍

1.1 行业背景

经过近二十年的发展,高校信息化建设已经站在了新的起点,正向着更高的水平迈进。金智教育研究院于2017年提供了一份《高校信息化建設的调研报告》(以下简称《报告》)[1],在此列举5项本文关注的数据:

1)本次调研对象为来自全国357所高校,包含普通本科与高职院校;

2)五大系统(教务、科研、研究生、办公、财务)普及率普通本科的均高于高职院校。其中普通本科已建成教务系统的为88.94%,而高职院校为84.4%。普通本科认为教务系统应用效果较好的占49.22%,认为效果一般的占45.08%,认为效果较差的占5.7%,而高职院校对应的三个百分比为35.87%、50%和14.13;

3)“十三五”规划所倡导的首席信息官(CIO)制度并没有得到普及,由CIO担任信息化建设最高领导的高校仅占2.2%;

4)26.7%的普通本科和34.9%的高职院校没有建立信息化绩效评价机制。

5)从信息化建设投入经费看,在千万以上的学校占23.6%;而投入最少的学校仅有10万元,总投入在100万元以内占11.4%。

1.2 项目背景

湘西民族职业技术学院(以下简称本学院),于2014年12月起与湖南某公司合作拟建设教务管理系统。本人具体负责了本学院与该公司的具体业务接洽工作。该公司在该公司标准版的教务管理系统的基础上针对本学院的需求进行二次开发,而教务系统所需的服务器及网络都需要本学院自行配置。系统计划在3-4个月内交付使用。但是至2016年底系统都无法正常交付。

随着本学院招生规模的扩大,教务处急需提高信息化办公水平,故本人于2016年主持研发了本学院的成绩管理系统以解燃眉之急,同时该成绩管理系统以于2017年以被本学院确立为院级课题,计划近期结题。该成绩管理系统至2016年正式投入运行,至今稳定运行。

二、从IT项目管理的角度看两个项目的得失

在高职学院建设业务管理系统必须对“标准版”软件进行“本地化”开发,而实施这一工作的第一要务就是项目经理必须运用系统观念来对待项目。在本学院教务系统的实施过程中并没有用系统管理的方法,所有的需求增改都基于“标准板”而非最终用户,导致项目在第一轮测试工作中问题频出,最突出的问题是最终用户对系统操作的便捷性提出了严重质疑。由此造成了项目进度第一次滞后。

其次,从项目质量管理来看也经常存在问题。国际标准化组织对“质量”的定义是“反应实体满足明确和隐含需要的能力的特性总和”。“质量适用性”是指“产品能像它被计划的那样使用”。本学院与大多数高校一样没有执行“十三五”规划所倡导的首席信息官(CIO)制度,所以最初对该公司的项目质量计划方案一无所知,仅仅从推介活动中对“标准板”教务系统有大致了解。而项目在实施过程中我们发现,该教务系统在自动排课功能上无法满足本学院的要求,从而导致后续的调停课、成绩管理、评教评学等诸多功能无法使用。针对这自动排课功能,双方经历了长达2年的协调,最未达成一致,导致项目失败。

在汲取了经验教训之后,本人在成绩管理系统项目的实施中就成功避免了之前发生的问题。

本学院的成绩管理系统项目自项目提出之日到项目正式运行的时间只有1个月的时间。虽然时间相对紧张。但是在长达两年的时间中,本人与教务处领导、教务处工作人员、各系部领导及任课教师就成绩管理系统所涉及的内容(项目范围)和操作方式(项目质量)进行了充分沟通,充分考虑了项目干系人的需求,并形成了文字形式的章程。最终确定成绩管理系统的主要功能包含学生管理、教师管理、授课计划管理、成绩管理和输入输出系统五大核心功能。并且各个功能的实现细节都充分征求了最终用户的意见,实现了“所想即所见,所做即所得”的效果。在项目质量管理上项目质量控制做到了极致。

三、对高职学院业务管理软件建设模式的建议

自互联网在中国迅速发展以来,行业软件的应用经历了以下发展阶段:

本地部署阶段(On-Premises):硬件、网络、软件、部署工作全部由自己做;

基础设施即服务(IAAS):由服务商(例如电信公司)提供基础服务(服务器和网络),其他工作自己做。

在本学院教务系统建设中如果使用了该公司提供的服务器和网络环境就是典型的SAAS模式了——客户付费即可使用。这也是目前高校的主流做法。如果所有高校的业务都遵循某个统一标准流程,自然可以采用这种模式。然而,这根本是不可能的事情,因为各个高校都有其特色,高职学院尤为如此。因此,高校信息系统“本地化”是必不可少的过程。

经调研,目前高校业务管理系统本地化的实施方式有以下几种:

1)由软件公司承担本地化任务。这类项目往往都是建立在严格的标准之上的系统,例如财务系统,用友、金蝶都是其中翘楚;

2)由软件公司与高校共同承担本地化任务,以本校为例。这种操作模式的项目风险很大,双方如果没有足够经验的IT项目管理人员的参与,如果校方没有高层领导的英明决断就很难成功;

3)由高校自行承担本地化任务,郑州大学教务管理系统就是一个成功案例[2]。这个成功案例得力于其具备一支技术过硬且相对稳定的技术团队。

高校相较于多数企事业单位在信息化建设方面的优势是人才优势,而高校与多数事业单位一样所共有的劣势是由体制引发的羁绊。因此本人对高职学院业务管理平台项目的建设的建议如下:

1)深入学习贯彻十九大精神特别是习近平新时代中国特色社会主义思想,在新时代解放思想、大胆实践;

2)建立健全“十三五”规划所倡导的首席信息官(CIO)制度,由一把手挂帅,管理专家、技术专家和财务专家负责实施;

3)在具体项目工程上引入敏捷开发的思想,做好项目分解和项目分步实施工作,拥抱变化、不断创新、持续整合;

4)做好师资队伍建设,建立一支实力强劲且稳定的技术团队,大力培养核心技术人才;

5)加强对外合作,充分利用具有实力的商业服务提供自身水平。

参考文献:

[1]郑继兵 方圆.高校综合教务管理系统本地化应用现状及发展建议.长春工业大学学报(高教研究版).2012(03)

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