浅谈职专教育中的文秘专业教学

胡春婷

【摘 要】新时期的文秘专业教学应从在充分研究社会文秘职业现状的基础上，转变观念、以求实效地开展。

【关键词】浅谈；文秘；教学

一、现今社会文秘职业现状研究

从行业特点来看，政府需要行政秘书，主要协助政府部门进行相关政策、法规的草拟，辅助领导对职权范围内事务的管理，督促下级部门保质保量地完成领导布置的各项具体工作；公司需要营销秘书，主要为公司提供各种营销信息，并辅助经理们研究相关策略，以协助搞好公司运作；另外还有法律秘书、金融秘书、公关秘书、财务秘书等，都在现代社会中发挥了重要作用。

根据现代社会秘书职业自身的特点，又可分为文字型秘书，主要负责各类应用文的拟写及管理；参谋型秘书，熟悉国家的各项方针政策，了解市场现状，主要协助各级领导为组织的发展出谋划策；事务型秘书，主要负责安排领导日程，以及各种接待、会谈、会晤、出席会议等事务处理。

二、转变观念、以求实效地开展文秘专业教学

（一）加强职业认识

文秘专业课教师应从学生学习之初，就要让学生明确：文秘工作是专业知识性很强的工作，要有真本事才能把工作做好。并通过社会现实的例子使学生了解文秘人员的工作性质及相关素质、能力要求，纠正学生对“花瓶式”、“服务式”秘书人员的错误认识。

（二）传授实用性技术

作为文秘专业的学生最实用的技术首先是办公室日常事务处理。办公室是文秘人员的基本工作环境，日常事务主要包括领导工作环境的布置、领导工作日程的安排、接待来客、接听电话、安排会晤等联系内外，沟通左右，保证领导工作顺利进行的各方面工作。教师应加强此方面知识的实用性操作讲授，培养学生工作的基本功。

其次，是学生写作技能的培养，这方面主要是各种应用文的拟写。在教学中要让学生明确各类应用文的使用范围、类型、格式、具体的写作方法及要求。在精讲后加强练习，培养学生的写作基本功，达到在以后遇到情况和领导提出要求后能很快动笔写作且写作质量高，真正成为领导信赖的“笔杆子”。

另外一门实用性技术是交际礼仪，而作为秘书人员，自身形象代表了领导，代表了部门，甚至代表了一个组织，恰当的礼仪可以拉近彼此的距离，有利于工作的开展。教师要把一些特定场合的固定礼节教给学生，使其工作行为规范化，并加以适当地演练、培训，转化成自身的能力。

（三）培训熟练型技能

对于快节奏的现代工作而言，事务繁杂，时间紧迫。秘书人员要把工作做好，就要既有质量还要有效率。这就决定了秘书人员除了需掌握相关的秘书专业知识外，还要会利用现代办公设备，为自己的工作服务。首先秘书人员要会用电脑，而且现代各行各业办公都配备了电脑，这也在客观上提高了对秘书人员的办公能力要求。对于文件处理是教给学生运用文字处理系统对各种文件进行页面编辑，主要是对党内文件、行政公文的版面设计、字体字号、段落安排等，对于此应非常熟练且正确率高。而其它办公设备如复印机、打印机、传真机等，不仅要教给学生一般的使用方法，还要会设置系数并学会保养，关键是不仅“会用”还要“快用”。第三方面的熟练技能就是速记，作为秘书人员运用速记可以更好地做好会议记录。

（四）开展实践性教学

在教学中加强案例教学，不仅可以吸引学生的注意力，更能将枯燥的书本知识生动化，应多举实际工作中用专业知识解决实际问题的案例，让学生发现所学知识的重要性。在有条件的情况下，应组织学生到有关单位进行参观学习，这便于把所学的书本知识与实际知识结合起来，通过现场答疑，加强学生对知识的理解；另外还可采用情景教学，用模拟的方式设置情景，让学生自己扮演角色去解决实际问题，从而加强其对知识的运用。

（五）提高职业能力

要想做好文秘工作，仅凭专业知识是不够的。教师应在教学中，通过不断丰富学生的视野，使其掌握更加广博的知识。比如，陪同客人游览参观应具备基本的地理、历史知识；进行调查研究工作应知晓当地基本的人文风俗等，通过实际教学和引导自学提高学生素质及能力，以增强自身竞争的砝码。

另外，前面提到文秘人员有很多种，不一定都是办公室文秘。因此，文秘专业学生应在本专业基本从业能力的基础上提高自身全方位的职业能力，为自己就业创造广阔的领域。在教学中应通过对市场营销知识的学习，了解什么是市场经济、什么是市场营销、包括哪些基本规律及各营销策略的运用，为做营销秘书做准备。通过对公关知识的学习，掌握塑造企业形象以及与各方面沟通、合作的技能，为做公关秘书打基础。另外，加强运用外语的能力，多读、多练、多听、多写，为做涉外文秘创造条件。学习基本的经济法，了解公司制及合法经营的条件。学习基本的财务知识，会简单的财务分析，都能增强适应社会工作的能力。

（六）强化“从业资格证书”观念

作为现代求职就业的敲门砖——资格证书，已越来越受到用人单位的重视。虽然现在从业更讲求注重能力，可在还没有实際开展工作之前，能够证明能力的只有从业资格证书。作为文秘专业的学生要想从事文秘工作，首先应取得国家劳动部承认的《秘书职业资格证书》。它能证明你系统地学习了秘书专业的基本知识，具备了作为秘书人员的资格。另外，《计算机等级证书》和《普通话证》对于秘书人员从业也很重要，专业教师应积极引导学生取得此方面的证书。

（七）加强实习指导

我认为实习应属于教学的补充，而且是非常重要的部分。学生参加实习，是把所学课本知识用于实践检验的过程，由于教学与实际的工作不同，学生会在实习中遇到一些新情况，因此专业课教师此时就应转换角色，做学生的实习指导顾问，对于他们遇到的新问题、新情况及时解答，从而使学生毫无顾虑地投入到实习后的实际工作。

以上几点仅为教学过程中的粗浅认识，多有不当，请谅涵。作为文秘专业课教师，我相信只要不断提高教学，一定能为学校培养出优秀的合格毕业生。

参考文献：

[1]高海生.秘书基础[M].北京：高等教育出版社，2002.12