浅谈劳动监察档案信息的电子化

杨敬文

摘 要：现代科学技术水平的不断更新和进步，信息化技术的广泛应用，对于当前档案信息的管理和应用工作提出了新的要求，同时也提出了良好的技术环境。本文主要是从劳动监察档案电子化的重要影响入手，针对劳动监察档案信息电子化过程中存在着的问题进行充分分析，并提出了一些有效推进劳动监察档案信息电子化良好发展的方式和策略。

关键词：劳动监察 档案信息 电子化进程 现代化 信息技术

中图分类号：F249.2；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）06-000-01

处在信息化的今天，档案部门已经不是传统意义上简单的档案收藏机构，其更多的已经变成了一个集交流信息、咨询信息以及汇集信息的服务中心，对于劳动监察的档案部门来说更是如此。顺应时代发展潮流，劳动监察档案信息需要朝着电子化的方向发展。

一、劳动监察档案电子化的重要影响

档案电子化，已经逐渐成为了当前档案信息的重要发展趋势，对于劳动监察档案信息来说，其主要是指劳动监察档案馆室所藏的各类纸质或者机读形式的档案资料，在计算机的检索作用下开展再加工操作，从而使得这些档案资料转变为电子形式，并将其以二次档案资料信息的形式提供给使用者的过程中[1]。劳动监察档案信息电子化过程具有较为重要的影响和作用，主要是表现在了以下几个方面：

第一，档案电子化有效促进信息共享。信息共享，是现阶段档案信息工作中的重要目标，在传统劳动监察档案管理工作中，主要采用的方式都是纸质或者机读形式，因而利用过程比较简单，只需要简单的录入就能够实现管理目标，但是无法针对信息进行有效利用和共享。在档案电子化工作体系的应用过程中，能够针对各项资源和信息进行全面充分的整合，提升管理工作的集中度。

第二，档案电子化有效保障数据安全。在劳动监察档案信息电子化的过程中，通过建立电子文件存储中心，能够针对电子档案进行全面充分管理和维护，减少其受到攻击的情况，有效保障计算机档案管理系统维持正常的运行状态[2]。

第三，档案电子化有效降低管理成本。劳动监察档案信息采用电子化的管理模式，能够减少工作人员的配备，有效减少了档案整理过程中的重复性劳动，这样就实现了一次性投入，降低了管理工作成本。

二、劳动监察档案信息电子化过程中存在着的问题

朝着电子化的发展进程开展各项工作，为劳动监察档案信息的管理工作提供了较大便利，但是其中也还存在着一定的问题，主要是体现在了以下几个方面：首先，安全问题困扰着档案信息管理工作。电子化意味着更多应用到计算机系统，但是病毒和黑客的存在，给电子化档案信息的管理和应用工作埋下了一定的安全隐患。其次，劳动监察档案信息在传递和拷贝的过程中，容易出现资料泄露的情况。再者，劳动监察档案电子化管理人员的自身专业技能不足以适应当前需求。当前劳动监察部门的档案管理人员电子化技能掌握程度还不够高。

三、有效推进劳动监察档案信息电子化良好发展的方式和策略

劳动监察档案信息电子化还处在发展阶段中，对于其中存在着的一些问题，需要积极采用一些科学合理且行之有效的方式和策略加以应对和解决。

1.建立健全劳动监察档案信息电子化管理制度

想要促进劳动监察档案信息电子化取得良好的发展成果，需要积极监理健全相应的管理制度，为各项管理工作的顺利开展提供坚实保障和基础。首先，需要从劳动监察档案信息电子化工作的具体情况出发，全面分析工作过程中涉及到的各方面问题，设定出总体的规章制度和具体的行为细则。其次，需要针对电子化进程中档案信息管理工作的具体流程进行全面規范，保证每项工作都能够做到有迹可循。

2.有重点的加强数据库的建设工作

数据库系统是劳动监察档案信息电子化过程中的核心和基础，是开展各项管理工作的重要内容。数据库主要是指通过先进的信息技术针对各项档案信息资料进行科学管理和方便的使用。因而积极建立起科学的数据库系统，将能够为劳动监察档案信息电子化提供良好的前提保障。在具体建设的过程中，需要有相关政策的总体支持，有劳动监察单位的领导重视，有各个档案信息管理人员的共同努力和先进科学技术的重点扶持。在建立数据库的过程中，还需要针对档案数字化建设工作进行全面系统的完善，针对档案数据化方面的技术系统进行不断规范，积极建立起互通兼容系统，促进电子档案能够在通用的标准下得到顺畅的转换[3]。

3.逐渐提升档案信息的标准化和规范化水平

劳动监察档案信息电子化涉及到较多方面的内容，涵盖了档案信息管理过程中的各个环节。档案业务规范性，是保证劳动监察档案信息电子化顺利实施的重要前提之一，建立健全完善的规范性标准，将能为档案业务的具体有效开展提供指导。促进劳动监察档案信息标准化和规范化水平不断提升，将能够充分发挥档案信息的整体作用，促进电子化的良好实现[4]。

4.重视培养高素质的档案管理人才

人才是21世纪的最大竞争资源，积极培养高素质的档案管理人才，才能够有效推进劳动监察档案信息电子化的良好实现。首先，需要引进一大批的兼具专业计算机知识和档案信息管理知识的优秀人才，在日常的工作进行当中，还需要有意识地培养档案信息管理方面的知识和内容，促进这些人才的不断提升。其次，需要加强定期的培训工作，包含档案管理过程中遇到的各项专业性和业务方面的问题，最大限度的增强档案管理人才的综合素养[5]。

结语

积极采用一些有效推进劳动监察档案信息电子化良好发展的方式和策略，比如说建立健全劳动监察档案信息电子化管理制度，有重点的加强数据库的建设工作，逐渐提升档案信息的标准化和规范化水平，以及重视培养高素质的档案管理人才，将能够起到良好的效果，促进劳动监察档案信息电子化的有效实现，增强档案管理工作的整体水平。

参考文献

[1]侯安文.基层劳动保障监察案卷档案管理存在的问题及对策[J].公室业务， 2016（24）：134-134.

[2]陈晓蓉.天水市开通劳动保障监察“两网化”档案信息共享平台[J].案， 2012（4）：64-64.

[3]姜巍.人力资源和社会保障监察档案管理信息化建设[J].电子技术与软件工程， 2014（14）：234-234.